artikel

Best practice: Anticiperen op gevolgen digitalisering

Personeelsmanagement

Digitalisering en robotisering zorgen ervoor dat functies veranderen of verdwijnen. Dat staat vast. Tijdens een tournee van kroegbijeenkomsten worden gemeenteambtenaren gestimuleerd om aan de slag te gaan met hun loopbaanontwikkeling.

Best practice: Anticiperen op gevolgen digitalisering

De dienstverlening van gemeenten zoals de afgifte van paspoorten, vergunningen of andere documenten verloopt steeds meer via het digitale loket. Selfservice en apps, maar ook de inzet van drones bij controles en opsporing, vervangen de traditionele werkprocessen. Digitalisering en robotisering raken daarmee ook aan de loopbaan en de werkgelegenheid van gemeenteambtenaren in de salarisschalen 4 tot en met 9, waarin veel primaire administratieve werkzaamheden voorkomen. Het gaat om circa 90.000 ambtenaren, bijna twee derde van het personeelsbestand bij de Nederlandse gemeenten.

“Door bezuinigingen bij gemeenten is al minder personeel nodig. Technologisering verandert nu ook het profiel van functies. Van ambtenaren in de middengroepen worden onder invloed van de digitalisering andere competenties verwacht”, zegt Lena Tiemersma van het A&O fonds (Arbeidsmarkt en Ontwikkelingfonds) Gemeenten en projectleider van ‘Grip op Groei’, een vernieuwend loopbaanprogramma dat op 1 maart is gestart en waar 28 pilotgemeenten aan meedoen. Grip op Groei loopt tot eind 2019 en wordt voor de helft gefinancierd door het A&O fonds gemeenten. De andere helft wordt betaald door het Europees Sociaal Fonds (ESF). Doel van het loopbaanprogramma is om ambtenaren in de middengroepen in de relaxte omlijsting van een horecazaak, ver van het stadskantoor, te prikkelen om zelf de regie over hun loopbaan te nemen. “Gemeenteambtenaren”, constateert Tiemersma, “zijn over het algemeen erg bang van baan te moeten veranderen. Verandering levert weerstand op. Hoewel ik niet precies weet welke functies door digitalisering veranderen of verdwijnen, is de boodschap van Grip op Groei om niet lijdzaam af te wachten tot je functie online wordt overgenomen. Neem zelf het heft in handen om je carrière weer glans te geven, binnen de gemeente of daarbuiten.”

Laagdrempeliger dan het bezoeken van een kroegbijeenkomst kunnen we het niet maken

Talentproeverij

In acht regio’s, van Groningen tot Zuid-Limburg, vindt vanaf dit voorjaar een talentproeverij plaats die ‘Tap de toekomst’ is genoemd. Een tournee van zogeheten kroegbijeenkomsten in een stijlvolle café-brasserie. In deze setting nemen ambtenaren uit de middengroepen, met een hapje en een drankje binnen handbereik, deel aan workshops en andere activiteiten gericht op talentontplooiing en loopbaanmobiliteit.

Tiemersma: “Gemeenten worstelen met de vraag hoe ze bij hun medewerkers de knop kunnen omzetten, zodat die gaan nadenken over hun loopbaanpad. Gemeenten bieden wel opleidingen aan, maar weinig ambtenaren maken er gebruik van. Wat meespeelt is dat ambtenaren niet op hun leidinggevende durven af te stappen om over hun loopbaan te praten. Ze voelen zich kwetsbaar. Men denkt bij de leidinggevende over te komen als een ontevreden personeelslid. ‘Je wilt zeker weg, hé?’ is vaak een reactie van leidinggevenden. In de ongedwongen sfeer van kroegbijeenkomsten kunnen de deelnemers, zonder aanwezigheid van hun leidinggevende, zelfvertrouwen tanken. Als ik zelfvertrouwen heb, maakt het me niet uit wat mijn leidinggevende denkt.”

Workshops

Ciska Jansen is personeelsadviseur/HR-coach bij de Regio Gooi- en Vechtstreek (zeven gemeenten) en een van de negen leden van de werkgroep bij het A&O fonds die Grip op Groei heeft bedacht en ontwikkeld. Jansen: “De middengroepen zijn weinig mobiel in hun loopbaan. Argumenten die ik van ze hoor zijn: ‘Ik werk al de hele dag, waar moet ik de tijd vandaan halen?’ Of: ‘Ik weet niet waar ik een opleiding moet volgen’ en: ‘Ik blijf tot mijn 67ste lekker zitten waar ik zit.’ In schaal 4 t/m 9 hebben we in deze regio 289 mensen. Vaak is een duwtje nodig voor een switch in loopbaan. Laagdrempeliger dan het bezoeken van een kroegbijeenkomst kunnen we het niet maken. Je leidinggevende is er niet bij en het zijn workshops waar het om jou draait. Maar je moet wel durven blootgeven. Kijken naar jezelf is vaak het lastigst voor mensen.”

Congres

Congres

De kroegbijeenkomsten hebben volgens Lena Tiemersma “precies de formule” waar de pilotgemeenten naar op zoek waren. “De tools van Tap de toekomst zijn niet wezenlijk anders dan bestaande instrumenten voor duurzame inzetbaarheid. Deelnemers kunnen een voucher van 375 euro besteden aan een van de vijf workshops en een loopbaangesprek met een externe loopbaanadviseur, waarvan we er 27 hebben. De medewerker met een mbo-achtergrond kan bijvoorbeeld het advies krijgen een hbo-studie te volgen. Om de effecten van het thema technologie en digitalisering op de eigen functie speels te visualiseren, krijgen ambtenaren tijdens de kroegbijeenkomsten ook de kans om een mini-drone te laten opstijgen en daarmee te manoeuvreren.”

Beter presenteren

Wat kunnen de deelnemers zoal aan lesstof verwachten? Tiemersma: “Er is een workshop voor het ontdekken en maximaal benutten van je talenten. Ook kun je tips krijgen voor een goed gesprek met je leidinggevende en bieden we een workshop aan waarin je leert jezelf beter te presenteren door middel van kleding en houding. Bovendien kun je inzicht krijgen in de financiële consequenties van een loopbaanverandering.”
Na de eerste Tap de toekomst-sessie in Groningen werden 45 vouchers ingeleverd, meldt Tiemersma. “Uiteindelijk hopen we dat Grip op Groei zoveel ervaringen en leerpunten oplevert dat nog meer gemeenten voor deze aanpak kiezen.”

Omschakelen

Iemand die al voordat Grip op Groei van start ging de overstap naar een andere werkomgeving maakte is Sylvia van den Hoek. Na twaalf jaar als bode op het stadhuis van Amersfoort gewerkt te hebben en drie jaar als receptioniste/gastvrouw bij het Klant Contact Centrum van deze gemeente, was ze toe aan een nieuwe uitdaging. “Vooral doen”, zeiden de leidinggevende van Van den Hoek, maar ook de gemeentesecretaris. Ze attendeerden haar op de online cursus Strenghts Finder.

“Door die te volgen ontdekte ik mijn sterke punten. Ik moest vooral mijn kwaliteiten op het gebied van het gastvrouwschap benutten. Geen risico nemen. Ergens in blijven hangen en wellicht verzuurd naar je werk gaan, lijkt mij geen vrolijk vooruitzicht. Door ergens anders rond te kijken, gaan je ogen open voor wat er allemaal nog meer in een werkzaam leven mogelijk is”, aldus Van den Hoek, die ook meedraaide als lid van de werkgroep voor de opzet van Grip op Groei.

Sylvia van den Hoek

Sylvia van den Hoek

Via de digitale vacaturesite Indeed.nl solliciteerde Van den Hoek als gastvrouw bij het Waterschapshuis in Amersfoort, de uitvoeringsorganisatie van de Unie van Waterschappen voor de digitale infrastructuur. Sylvia van den Hoek werkt er nu op basis van een tijdelijke detachering als front-office medewerkster voor 32 uur per week.

De over het algemeen goede loon – en arbeidsvoorwaarden bij gemeenten kunnen een hindernis zijn om een overstap te wagen. “Ik snap dat wel”, zegt Van den Hoek, “maar het bedrijfsleven betaalt tegenwoordig ook heel goed. Je moet durven omschakelen. En wil je toch als ambtenaar dienstbaar aan de gemeenschap blijven, dan zijn er ook mogelijkheden. Heeft iemand jarenlang op Burgerzaken gezeten, waarom dan niet overstappen naar Werk en Inkomen? Of Jeugdzorg?”

Minder hiërarchisch

Het vervolg op ‘Grip op Groei’ is overigens ‘Grip op Loslaten,’ een programma van het A&O fonds bij 15 pilotgemeenten dat zich richt op een groep van honderd leidinggevenden. De focus ligt op het ontwikkelen van nieuwe stijlen van leiderschap: informeel, dienend en ondersteunend naar de medewerker. Uit onderzoek (2018) onder ambtenaren door bureau I&O Research blijkt dat maar een derde van de leidinggevenden bij de 355 gemeenten opvalt door een inspirerende visie op duurzame inzetbaarheid. Ook vindt een meerderheid van de medewerkers dat de overheid minder hiërarchisch moet werken om de participatiesamenleving tot een succes te maken.

Ergens in blijven hangen en wellicht verzuurd naar je werk gaan, lijkt mij geen vrolijk vooruitzicht

Ciska Jansen: “Er ligt beslist ook een taak voor de P&O-adviseur om leidinggevenden bewust te maken van goede ontwikkelgesprekken. Gesprekken waarin de leidinggevende zijn hiërarchische houding durft los te laten, zich onbevooroordeeld opstelt en oprechte interesse toont voor loopbaanwensen van een medewerker. Wat Grip op Groei in het groot doet, doe ik in de regio het klein: medewerkers met workshops stimuleren na te denken over hun toekomst. Ik heb er nu drie in mijn portefeuille die iets anders willen en twee heb ik al ergens kunnen plaatsen.”

Sylvia van den Hoek: “Ik denk altijd: er komt vast weer iets voorbij mocht ik overtollig worden of op mijn werk uitgekeken zijn. Voor ambtenaren die twijfelen kan de externe loopbaanadviseur van Tap de toekomst een oplossing zijn. Zonder die hulp kom je misschien niet eens weg waar je nu zit.”

Reageer op dit artikel