Het afgelopen jaar hebben we de voor- en nadelen van thuiswerken kunnen ervaren. Nu we ons weer voorbereiden op de terugkeer naar kantoor, is de uitdaging hoe we het hybride werken gaan vormgeven met de kennis die we hebben opgedaan.
“Maar het belangrijkste bij het inrichten van de organisatie op het werken van de toekomst is: weten wat je medewerkers willen. Organisaties willen aantrekkelijk zijn voor medewerkers en mensen binden. Als medewerkers aangeven dat de afwisseling tussen thuiswerken en op kantoor werken goed bevalt, moet je daar gehoor aan geven. Dan is simpelweg het oude patroon oppakken geen goede keuze”, zegt Martine Bolhuis.
Nog veel onderzoek nodig
Er is op het gebied van het hybride werken nog veel onderzoekswerk te doen, geeft Bolhuis aan. “Wij hebben over HR-zaken met Centraal Beheer binnen het Open Netwerk veel contact met andere werkgevers. Bij Achmea proberen wij in pilots uit te zoeken wat werkt. We zitten nu nog midden in de transitie naar de nieuwe manier van werken. Een verandering is niet zomaar gedaan en is niet goed of fout. Organisaties hebben tijd nodig om te bespreken waar behoefte aan is. Haal bij de medewerkers op waar zij bij gebaat zijn en meet waar mensen het meeste werkplezier uit halen en de beste resultaten mee boeken”, zegt Bolhuis.
Maatwerk binnen grenzen
Bekend is al wel dat thuiswerken meer focus oplevert en mensen het gevoel geeft dat ze hun werk echt kunnen afmaken. “Aan de andere kant kan het leiden tot eenzaamheid omdat ze de koffiepraat missen. Als werkgever moet je zorgen dat je mensen bij de organisatie blijft betrekken en in een online sessie bijvoorbeeld ook oog hebt voor mensen die minder assertief zijn. Als mensen ervaren dat ze ertoe doen, presteren ze beter.”
Het belangrijkste bij het inrichten van de organisatie op het werken van de toekomst is: weten wat je medewerkers willen”
Werken wordt meer maatwerk, maar dat wil niet zeggen dat je voor iedereen een eigen arbeidsvoorwaardenpakket moet maken. “Kijk wel waar je ruimte kunt geven en waar de grenzen liggen als werkgever. De komende jaren blijven we deels thuiswerken, maar we ontmoeten elkaar wel. Welke samenwerkingsmogelijkheden zijn er? Naast thuis en kantoor kun je bijvoorbeeld ook voor een buitenlocatie kiezen.”
Activiteitgebaseerd werken
HR-projectmanager Lisanne Spiekermann legt uit dat Achmea voordat de coronacrisis uitbrak, al bezig was met het ontwikkelen van een visie op de toekomst van werk. “Die visie is dat iedereen gaat werken op de plek die het beste past bij de werkzaamheden die je op dat moment doet”, legt Spiekermann uit. “Doordat we nu volledig thuiswerken en geleerd hebben wat er op afstand mogelijk is, is de uitvoering van die visie versneld. We gaan deels thuis, deels op kantoor en soms op een andere locatie werken. Thuiswerken kenden we al bij Achmea, maar de indeling van de werkweek wordt flexibeler en meer in balans met de activiteiten die je uitvoert. We kiezen bewuster wat de beste plek is om te werken. Daardoor gaan we meer hybride werken. Dat is geen doel, maar een logisch gevolg van het gegeven dat een deel van de collega’s thuis zit en een deel op kantoor."
"In onze visie doe je een deel van je werk vanuit huis. En als het werk daarom vraagt, kan je soms beter op kantoor zijn. Kantoor wordt de ontmoetingsplek en de werkplek voor alles waar je je collega’s bij nodig hebt.”
Wat zorgt voor binding?
Door pilots leert Achmea onder meer welke werkafspraken je moet maken om nog voldoende binding te hebben met je collega’s en de organisatie, zegt Spiekermann. “Als iedereen zelf bepaalt wanneer je waar werkt, hoe zorg je dan dat het team nog bij elkaar komt? Is het nodig om eenmaal per maand bij elkaar te komen, of een keer per week? Teams maken hierover afspraken met elkaar: wanneer ben je waar en hoe ben je te bereiken? Welk soort werk doen we op kantoor, en wat vanuit huis? Dat kan voor ieder team anders zijn."
Laat medewerkers merken dat je het ook waardeert als ze zelf even een rustmoment nemen”
"Er is nu opnieuw een gedragsverandering nodig: we hebben een jaar lang op één plek gewerkt. Reizen naar kantoor of afstemmen wanneer je waar werkt, dat wordt weer even wennen. Ik kan misschien behoefte hebben aan maar een dag per week kantoor, maar mijn collega kan er behoefte aan hebben om mij twee keer per week op kantoor te zien. Hoe spreek je dat met elkaar af? Belangrijk is om hierover in gesprek te gaan met elkaar. Vanuit HR zullen we dat goed begeleiden.”
Samenwerken met IT en Facilitair
HR zal in de nieuwe situatie nog meer gaan samenwerken met IT en Facilitair, verwacht Spiekermann. “Een andere kantoorinrichting vraagt ook een gedragsverandering en nieuwe IT-middelen. Elk onderwerp kun je vanuit die drie invalshoeken bekijken. Samenwerken betekent dat je nieuwe dingen sneller kunt realiseren."
Het is trouwens niet meteen nodig om alles rigoureus te veranderen, zegt Spiekermann. "Vaak kun je met kleine aanpassingen al veel doen. Wij hebben bijvoorbeeld alle ontvangsthallen ingericht met meer zitjes en planten. Nu kun je bij binnenkomst op een leuke plek met een collega koffiedrinken. Er komen meer ontmoetingsplekken, maar we zorgen wel voor minder individuele werkplekken om te voorkomen dat we in het oude gedrag verzanden.”
Autonomie naast verbinding
Vanuit huis de verbinding houden met collega’s is meer dan online vergaderen, zegt Bolhuis. “De valkuil is dat mensen heel lang achter elkaar in Teams zitten. Stimuleer dat mensen korter vergaderen en een wandel-bila plannen of een telefoongesprek. Leidinggevenden moeten daarin het voorbeeld geven. Ze hebben de neiging om het grote geheel te blijven zien en vergeten dat ze zelf ook medewerker zijn. Niet iedere medewerker heeft dezelfde mate van autonomie. Laat medewerkers merken dat je het ook waardeert als ze zelf even een rustmoment nemen.”
Geef je werknemers meer zeggenschap in hoe ze werken. Dat is bij veel werkgevers nog niet geregeld”
Want autonomie moet ook georganiseerd worden: “Geef je werknemers meer zeggenschap in hoe ze werken. Dat is bij veel werkgevers nog niet geregeld. Er is een nieuw normenkader nodig: hoe kunnen we het beste presteren als organisatie? Dat zit in materiaal, maar ook in systemen: hoe maken we afspraken? Is het normaal dat we gaan wandelen als we een afspraak hebben of wordt dat nog als vrije tijd gezien? Neem de tijd om dat te onderzoeken, want de vragen die er nu nog liggen, kun je alleen beantwoorden als je weet wat de behoefte van je werknemers is.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Centraal Beheer.
