artikel

e-HRM: personeelsdossiers veilig digitaliseren!

Organisatie & Strategie

Papieren personeelsdossiers vormen voor HRM-managers nog altijd een flink pijnpunt. Door uiteenlopende wet- en regelgeving, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), is het voor veel organisaties met papieren personeelsdossiers bijzonder lastig om een effectief en efficiënt beheer uit te voeren.

e-HRM: personeelsdossiers veilig digitaliseren!

Sponsored content door Karmac I&I

Maar hoe zit het nou eigenlijk met het beheren van personeelsdossiers onder de Algemene verordening gegevensbescherming? Wat gaat er veranderen?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gaat in op 25 mei 2018. Dezelfde privacywetgeving is dan van toepassing in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens geldt dan niet meer. Vanaf die datum moeten werkgevers kunnen aantonen aan de toezichthouder (de Autoriteit persoonsgegevens) dat ze “privacy compliant” zijn. Dat wil zeggen dat HRM afdelingen goed moeten vastleggen welke gegevens ze in personeelsdossiers bewaren en of die gegevens wel thuishoren personeelsdossiers, wat de bewaartermijnen zijn van die gegevens en welke organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen zijn genomen om die gegevens op een correct manier te kunnen beheren en beveiligen.

Het probleem met papieren dossiers is echter dat het bijzonder lastig is om een effectief en efficiënt beheer te kunnen uitvoeren en tegelijkertijd volledig te voldoen aan wet- en regelgeving. Dan is een digitaal dossier wellicht toch handiger. Hierin kun je namelijk snel zaken opzoeken en wijzigen en bovendien bespaar je enorm veel ruimte. De dossiers bewaar je niet langer in de bedrijfskelder of in een aparte loods, maar op een aantal goed beveiligde servers door het land. Maar let wel goed op bij het digitaliseren en het digitaal archiveren van personeelsdossiers! Het is namelijk niet iets wat Jan en alleman even kan uitvoeren. Vertrouwelijke persoonsinformatie moet je immers goed beschermen.

Digitaliseringsspecialist Karmac uit Lelystad is uw organisatie graag van dienst! Door de jarenlange ervaring van Karmac met het digitaliseren van personeelsdossiers kunnen de adviseurs van Karmac u uitstekend adviseren over de voordelen, de aandachtspunten en de valkuilen. Om alle werkgevers van Nederland goed op weg te helpen organiseert Karmac gratis lunchbijeenkomsten op haar Document Campus in Lelystad over het veilig en effectief digitaliseren van personeelsdossiers. De bijeenkomsten zijn geheel vrijblijvend en zonder verdere verplichten. Het doel van de bijeenkomsten is om u zo goed mogelijk te informeren. Schrijf u snel in voor een van deze bijeenkomsten, want vol = vol. Onderdeel van de bijeenkomst is een rondleiding over de Document Campus van Karmac om het digitaliseren van grote hoeveelheden papieren dossiers en documenten in de praktijk te beleven. Inschrijven kan via www.karmac.nl/lunch

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels