Groene arbeidsvoorwaarden: wat is het en hoe voer je het in?

Steeds meer werkgevers stellen geld beschikbaar voor medewerkers zodat ze hun huis kunnen verduurzamen. Of om ze te stimuleren klimaatvriendelijker te reizen, bijvoorbeeld met een elektrische fiets. Ze komen daarmee tegemoet aan de wensen uit de maatschappij en van de medewerkers zelf. Zo’n 88 procent van de werkenden kiest namelijk bij voorkeur voor een organisatie die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan, blijkt uit het Intermediair Imago Onderzoek 2021. In de strijd om personeel kan een klimaatbudget dus helpen bij het aantrekken van nieuwe medewerkers.

Daarnaast worden werkgevers verplicht om klimaatvriendelijker te worden door veranderende wet- en regelgeving en rechterlijke uitspraken. Denk de zaak van Milieudefensie tegen Shell, waarbij de eerste via de rechter afdwong dat de olie- en gasreus in 2030 45 procent minder CO2 uitstoot. “De combinatie van groen willen doen en de dwingende rechtszaken, zorgen voor een groeiende wil bij ondernemers om iets te doen”, zegt Jannes van der Velde van werkgeversorganisatie AWVN. “Ze zijn aan het experimenteren hoe ze dit zinvol kunnen invullen.” En dat gebeurt veelal via zogenoemde groene arbeidsvoorwaarden.

Wat zijn groene arbeidsvoorwaarden?

Enkele voorbeelden:

• Klimaatbudget voor het verduurzamen van de woning, zoals voor zonnepanelen, isolatie of een warmtepomp;
• Hogere reiskostenvergoeding voor medewerkers die met de fiets of trein komen in plaats van met een fossiele auto;
• Extra vakantiedagen voor iemand die op fiets- of treinvakantie gaat;
• Hogere thuiswerkvergoeding om de CO2-uitstoot van het woon-werkverkeer te verlagen;
• Elektrische leaseauto’s in plaats van fossiele;
• Fietsplan, waarbij een medewerker met een tegemoetkoming van de werkgever een elektrische fiets kan kopen of kan leasen.

Financieel adviseur Felixx. werk & inkomen ondersteunt werknemers bij het installeren van zonnepanelen of laadpalen voor elektrische auto’s via de Werkkostenregeling.

Zie ook het kader ‘Deze bedrijven hebben groene arbeidsvoorwaarden’ verderop in het artikel voor meer voorbeelden.

Hoe voer je groene arbeidsvoorwaarden in?

Dat kan via de cao, door de arbeidsovereenkomst te wijzigen of via een arbeidsvoorwaardenregeling. Wat de beste route is, is afhankelijk van wat je wilt invoeren. “Op dit moment zien we met name dat werkgevers werknemers willen stimuleren om groene keuzes te maken”, zegt Lisa Klumperink, arbeidsrechtadvocaat bij advocatenkantoor Kennedy van der Laan. Denk dus aan die extra vakantiedagen voor iemand die op de fiets op vakantie of naar werk gaat. Hoewel medewerkers het belangrijk vinden dat hun werkgever groen ‘doet’, willen ze niet dat het ten koste gaat van hun huidige arbeidsvoorwaarden. “Dit is het eeuwige probleem bij onderhandelingen”, zegt Van der Velde. “Werknemers vragen iets van de werkgever, dan moeten ze ook bereid zijn om iets in te leveren. Het is altijd een uitruil.” Wat ook niet meewerkt, is de stijgende inflatie. “Werknemers willen op dit moment gewoon meer loon”, zegt Van der Velde. “Wat begrijpelijk is, maar daardoor gaan dit soort groene ontwikkelingen langzamer dan je zou willen.”

Wanneer mag je de arbeidsvoorwaarden aanpassen – en wanneer niet?

Je kunt groene arbeidsvoorwaarden invoeren als het om een extraatje gaat. Bijvoorbeeld door een investeringsbudget aan te bieden voor warmtepomp. Maar, arbeidsvoorwaarden kun je niet zomaar eenzijdig wijzigen. Dus als je een arbeidsvoorwaarde wijzigt ten nadele van de werknemer om een groen alternatief in te voeren, dan kan het niet zomaar.

Wanneer is er sprake van een arbeidsvoorwaarde? In ieder geval als het in het contract staat. Denk aan het salaris. “Ik raad daarom aan om duidelijk je voorwaarden op papier te zetten, dat voorkomt discussies”, zegt Klumperink. “Ook in de huidige trend om een arbeidscontract bondig op te stellen, is dat mogelijk.”

Het contract is concreet, maar daarna is het niet zo eenduidig meer. Want zelfs als je iets niet hebt vastgelegd, kan er sprake zijn van een arbeidsvoorwaarde.

Bijvoorbeeld: je wilt je wagenpark elektrificeren. Dat betekent dat alle leasewagens stekkerauto’s worden. Gevolg: medewerkers krijgen een lagere klasse leaseauto, doordat e-auto’s vaak duurder zijn dan de CO2-puffende wagens. Of er worden een beperkter aantal leaseauto’s ter beschikking gesteld aan werknemers. Kan een werkgever dit zomaar doen? “Of dat mogelijk is, ligt aan wat er in het contract staat of welke afspraken er zijn gemaakt over leaseauto’s”, zegt Klumperink. “Staat daar alleen dat je een auto tot je beschikking krijgt of zijn er afspraken gemaakt over een bepaalde klasse?”

Zelfs als er geen concrete afspraken zijn over een leaseauto, dan nog kan het worden aangemerkt als arbeidsvoorwaarde. “Als iemand al jaren gebruik maakt van een leaseauto, dan kan er sprake zijn van een verworven recht”, zegt Klumperink. Door het tijdsverloop is het dan een arbeidsvoorwaarde geworden, wat tot gevolg kan hebben dat een werkgever niet zomaar het recht op een leaseauto kan wijzigen. Van hoeveel jaar moet je dan uitgaan om iets te beschouwen als verworven recht? “Er zijn verschillende rechterlijke uitspraken over gedaan, maar er is geen vast aantal jaar op te plakken, alles hangt af van de omstandigheden.” Een werkgever moet een zwaarwegend belang hebben voordat hij de arbeidsvoorwaarde mag wijzigen. Bij een conflict maakt de rechter een belangenafweging.

Tekst gaat onder het kader verder

De rol van de OR

Vergeet de ondernemingsraad (OR) niet als je groene arbeidsvoorwaarden wilt invoeren. Als je personele regelingen wilt wijzigen, zoals de werktijden, arbeidsomstandigheden of vakantieregelingen, dan heeft de OR namelijk instemmingsrecht. Dat betekent dat je de OR om toestemming moet vragen bij het wijzigen van deze regelingen. Als de OR niet akkoord gaat, mag je de regeling niet uitvoeren.

Bij belangrijke financiële, economische en organisatorische besluiten heeft de OR een adviesrecht. Dat is iets minder zwaar dan het instemmingsrecht. Je bent namelijk niet verplicht hun advies over te nemen, maar je moet dan wel goed motiveren waarom je dat niet doet. Dat geldt ook voor beslissingen die geen betrekking hebben op normale bedrijfsactiviteiten, maar die toch gevolgen hebben voor werknemers. Het voorbeeld van het elektrificeren van het wagenpark kan hier onder vallen. “Zelfs als de OR geen formeel instemmings- of adviesrecht heeft, is het aan te raden om met de OR hierover het gesprek aan te gaan”, zegt Klumperink.

Hoe financier je groene arbeidsvoorwaarden?

Uit de voorbeelden in het kader ‘Deze bedrijven hebben groene arbeidsvoorwaarden’ blijkt dat er verschillende financiële manieren zijn om groene arbeidsvoorwaarden aan te kunnen bieden: combinatie van een werkgeversbijdrage met een bijdrage uit het keuzebudget van de medewerker, via de werkkostenregeling (WKR) of als lening/leasing.

Werkkostenregeling

Even een opfrisser, wat is de WKR? Alles wat je aan de medewerker geeft, wordt beschouwd als loon – met de bijbehorende belastingheffingen. Daar zijn een paar uitzonderingen op. Een daarvan is de werkkostenregeling. Via de WKR kan de werkgever vergoedingen aan medewerkers geven, zonder dat daar belasting over wordt geheven. De WKR is een paar procent van de totale loonsom. Hoeveel je als werkgever kan geven, is dus afhankelijk van hoeveel je medewerkers verdienen. Maar om een idee te geven: de fiscus gaat er vanuit dat een vergoeding in de WKR van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar gebruikelijk is.

Als je medewerker als groene arbeidsvoorwaarde een fiets mag kopen, dan valt de financiële tegemoetkoming automatisch in de werkkostenregeling.

Bijdrage werknemer en -gever

Maar je kunt er ook voor kiezen dat de medewerker meebetaalt aan die fiets. Dan krijg je een combinatie van een werkgeversbijdrage met een bijdrage uit het keuzebudget van de medewerker. In dat keuzebudget kunnen onder meer vakantiedagen en compensatie voor overuren zitten. “Dus om de fiets te kunnen kopen, levert de medewerker iets van dat budget in, ” legt Daniel Sternfeld, partner bij PwC en gespecialiseerd in fiscaliteit en arbeid, uit.

“Het kan ook doordat de werknemer maandelijks van een deel van zijn brutoloon afziet. Het bedrag wat daarmee wordt uitgespaard, is de financiering van de fiets, samen met de werkgeversbijdrage. Dit heet een cafetariaregeling en wordt in de praktijk veel gebruikt.” Tenzij er een specifieke vrijstelling is, valt de fiets volledig in het WKR-budget. Zowel de bijdrage van de werkgever als die van de werknemer.

Leaseconstructie

Wil je dat die fiets niet ten koste gaat van het WKR-budget? Dan kun je hem via een leaseconstructie aanbieden. “De werknemer betaalt dan jaarlijks een bijtelling, maar hij mag dan geen kilometervergoeding meer ontvangen. Voor zowel zijn woon-werkverkeer als zijn zakelijke ritten op de fiets niet”, zegt Sternfeld. “Zakelijke ritten met de eigen auto mag wel worden vergoed.” Wil je niet dat de medewerker bijtelling moet betalen? Dan kun je die bijtelling aanwijzen als werkkost, en dat valt het wel weer in het WKR-budget.

Vooral aantrekkelijk voor grote werkgevers

Welke financieringsvorm je dus ook kiest, uiteindelijk valt alles (met uitzondering van een paar vrijstellingen en de leaseconstructie waarbij de medewerker bijtelling betaalt) in het WKR-budget. En aangezien die WKR-ruimte maar een paar procent is van de loonsom, is dat budget dus snel op. Zeker als je een bijdrage gaat geven voor zonnepanelen of een warmtepomp. Een gemiddelde warmtepomp kost algauw 10.000 euro en een set zonnepanelen rond de 5.000 euro. Sternfeld verwacht daarom dat alleen grote/rijke werkgevers dit soort groene arbeidsvoorwaarden kunnen aanbieden. “Ik zie het stimuleren van klimaatvriendelijke beslissingen meer gebeuren”, zegt hij. “Bijvoorbeeld verplichten om korte zakelijke reizen met de trein te doen of dat als je een klimaatvriendelijke leaseauto neemt, je een duurder exemplaar mag uitzoeken.”

Mocht je er toch voor kiezen om de verduurzaming van een woning op te nemen in de arbeidsvoorwaarden, dan raadt Sternfeld aan dit eerst voor te leggen aan de Belastingdienst. Er zit namelijk een gebruikelijkheidstoets aan de WKR. De fiscus neemt aan dat alles onder de 2.400 euro een zakelijke besteding is, maar wat daar boven komt, wordt getoetst. “Over een zonnepaneel valt te twisten. Bespreek het daarom vooraf met de Belastingdienst, dan zit je veilig”, besluit Sternfeld.

Wat als de medewerker uit dienst gaat?

Ook hiervoor is het belangrijk dat er duidelijke voorwaarden over de groene arbeidsvoorwaarden op papier zijn gezet. Bijvoorbeeld: Verlaat u binnen X-termijn het bedrijf, dan dient u de werkgeversbijdrage aan de zonnepanelen/warmtepomp/… terug te betalen.