Een vaststellingsovereenkomst kan je als HR-professional de nodige tijd en kosten besparen. Je hoeft het UWV of de kantonrechter bijvoorbeeld niet om goedkeuring te vragen voor het ontslag van je werknemer. In een korte periode kun je met je werknemer onderhandelen over de beëindigingsvoorwaarden van het dienstverband.
In welke situaties?
Een beëindigingsovereenkomst kun je in verschillende situaties overeenkomen. Zo kun je de overeenkomst opstellen als een medewerker niet meer voldoende functioneert.
Daarnaast kun je de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigen als je door een reorganisatie medewerkers moet ontslaan. Welke rol heb je als HR-professional bij het sluiten van een beëindigingsovereenkomst?
Afspraken in de vaststellingsovereenkomst
In de vaststellingsovereenkomst maak je samen met je werknemer afspraken om vervolgens op een goede manier uit elkaar te gaan. Daarbij is volledigheid belangrijk. Op afspraken die je niet opneemt, kun je later geen aanspraak meer maken. Controleer als HR dus of je een overeenkomst hebt opgesteld met daarin alle relevante onderwerpen.
Hieronder vind je enkele belangrijke aandachtspunten:
- Houd je je werknemer aan het concurrentiebeding?
- Stel je de werknemer vrij van werkzaamheden of moet de werknemer tot de einddatum van het dienstverband blijven werken?
- Hoe zit het met de openstaande vakantiedagen van je werknemer? Is het de bedoeling dat je medewerker deze dagen al heeft opgenomen bij de vrijstelling van werkzaamheden?
- Betaal je je werknemer een ontslagvergoeding uit? Zo ja, maak afspraken over de hoogte van de vergoeding.
- Bespreek op welk moment je medewerker zijn bedrijfseigendommen (laptop, telefoon, pasjes) bij de werkgever moet inleveren.
Een andere belangrijke afspraak in de vaststellingsovereenkomst is de 'finale kwijtingclausule''. Dit is een bepaling waarbij de werkgever en werknemer verklaren dat zij niets meer van elkaar te vorderen hebben, na de uitvoering van de afspraken in de vaststellingsovereenkomst. Als werkgever kun je dus bijvoorbeeld geen schadevergoeding meer vorderen, nadat de afspraken in de overeenkomst al in werking zijn getreden.
Duidelijke instemming
Nadat je alle relevante onderwerpen in de vaststellingsovereenkomst hebt opgenomen, moet je werknemer op een duidelijke en ondubbelzinnige manier instemmen met de overeenkomst. Dit betekent dat je werknemer voldoende moet kunnen nadenken over de gevolgen van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Als je medewerker niet op een duidelijke manier instemt, kan hij na afloop van de bedenktermijn van 14 dagen een beroep doen op een wilsgebrek, zoals dwaling. Je medewerker kan bijvoorbeeld druk hebben ervaren om de overeenkomst te ondertekenen.
Het is daarom verstandig om op voorhand te wijzen op de (financiële) gevolgen die de beëindiging van de arbeidsovereenkomst heeft. Geef je werknemer daarnaast een aantal dagen de tijd om na te denken over je voorstel om het arbeidscontract met wederzijds goedvinden te beëindigen. Deze dagen kan je werknemer gebruiken voor het inwinnen van juridisch advies.
Bedenktermijn
Na de (duidelijke) instemming van je werknemer volgt de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Vanaf de ondertekeningsdatum heeft je werknemer in principe 14 dagen de tijd om de overeenkomst te ontbinden. Dit moet de medewerker je schriftelijk laten weten.
Deze bedenktermijn geldt als een bescherming voor je medewerker. De periode van 14 dagen voorkomt namelijk dat een medewerker te lichtvaardig instemt met het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
Informatieplicht werkgever
Als werkgever heb je de wettelijke plicht om je werknemer schriftelijk te informeren over de bedenktermijn van 14 dagen. In de beëindigingsovereenkomst moet je dan als HR opnemen dat je werknemer het recht heeft om de overeenkomst binnen 14 dagen te ontbinden.
Doe je dit niet, dan krijgt je werknemer een langere bedenktermijn. Deze periode bedraagt in dat geval 21 dagen in plaats van 14 dagen. De bedenktermijn mag je ook niet beperken of uitsluiten.
Doorbetaling loon
De arbeidsovereenkomst van je werknemer blijft voortbestaan als hij een beroep doet op de bedenktermijn. Dit houdt in dat je het loon van je medewerker moet blijven doorbetalen.
Als je bijvoorbeeld geen loon meer hebt uitbetaald na het sluiten van de vaststellingsovereenkomst, ben je verplicht om het loon alsnog uit te betalen. Tegelijkertijd moet je werknemer een al uitbetaalde transitievergoeding terugbetalen aan de werkgever.
Antistapelingsbepaling
Je medewerker kan maar 1 keer gebruikmaken van de bedenktermijn binnen 6 maanden na de ontbinding van een vorige vaststellingsovereenkomst. Een tweede overeenkomst binnen dezelfde periode kan je medewerker dus niet ontbinden. Deze antistapelingsbepaling voorkomt dat je medewerker je steeds aan het lijntje kan houden met het ontbinden van vaststellingsovereenkomsten, bijvoorbeeld om een hogere ontslagvergoeding te eisen.
Bedenktermijn bestuurder
De bedenktermijn is niet van toepassing op bestuurders van nv's, bv's, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties. Als voorwaarde moet wel gelden dat het herstel van de arbeidsovereenkomst niet meer mogelijk is. Een bestuurder van een stichting kan zich daarentegen weer wel beroepen op de bedenktermijn van 14 dagen.
Opmerking
In deze tekst worden ‘hij’ en ‘zijn’ gebruikt om naar de betreffende persoon te verwijzen. We willen benadrukken dat de inhoud bedoeld is voor mensen van alle geslachten, inclusief non-binaire personen. We erkennen de diversiteit van ons publiek en streven ernaar om voor iedereen toegankelijk te zijn.
