Wat je als HR moet weten als je een vaststellingsovereenkomst sluit

Een arbeidsovereenkomst kun je met wederzijds goedvinden beëindigen via een vaststellingsovereenkomst. In dit artikel bespreekt PW.-redacteur en jurist Rajiv Ramlakhan de rol van HR bij het sluiten van een beëindigingsovereenkomst.

Wat je als HR moet weten als je een vaststellingsovereenkomst sluit

Een vaststellingsovereenkomst kan je als HR-professional de nodige tijd en kosten besparen. Je hoeft het UWV of de kantonrechter bijvoorbeeld niet om goedkeuring te vragen voor het ontslag van je werknemer. In een korte periode kun je met je werknemer onderhandelen over de beëindigingsvoorwaarden van het dienstverband.

In welke situaties?

Een beëindigingsovereenkomst kun je in verschillende situaties overeenkomen. Zo kun je de overeenkomst opstellen als een medewerker niet meer voldoende functioneert.

Daarnaast kun je de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigen als je door een reorganisatie medewerkers moet ontslaan. Welke rol heb je als HR-professional bij het sluiten van een beëindigingsovereenkomst?

Afspraken in de vaststellingsovereenkomst

In de vaststellingsovereenkomst maak je samen met je werknemer afspraken om vervolgens op een goede manier uit elkaar te gaan. Daarbij is volledigheid belangrijk. Op afspraken die je niet opneemt, kun je later geen aanspraak meer maken. Controleer als HR dus of je een overeenkomst hebt opgesteld met daarin alle relevante onderwerpen.

Hieronder vind je enkele belangrijke aandachtspunten:

  • Houd je je werknemer aan het concurrentiebeding?
  • Stel je de werknemer vrij van werkzaamheden of moet de werknemer tot de einddatum van het dienstverband blijven werken?
  • Hoe zit het met de openstaande vakantiedagen van je werknemer? Is het de bedoeling dat je medewerker deze dagen al heeft opgenomen bij de vrijstelling van werkzaamheden?
  • Betaal je je werknemer een ontslagvergoeding uit? Zo ja, maak afspraken over de hoogte van de vergoeding.
  • Bespreek op welk moment je medewerker zijn bedrijfseigendommen (laptop, telefoon, pasjes) bij de werkgever moet inleveren.

Een andere belangrijke afspraak in de vaststellingsovereenkomst is de 'finale kwijtingclausule''. Dit is een bepaling waarbij de werkgever en werknemer verklaren dat zij niets meer van elkaar te vorderen hebben, na de uitvoering van de afspraken in de vaststellingsovereenkomst. Als werkgever kun je dus bijvoorbeeld geen schadevergoeding meer vorderen, nadat de afspraken in de overeenkomst al in werking zijn getreden.

Duidelijke instemming

Nadat je alle relevante onderwerpen in de vaststellingsovereenkomst hebt opgenomen, moet je werknemer op een duidelijke en ondubbelzinnige manier instemmen met de overeenkomst. Dit betekent dat je werknemer voldoende moet kunnen nadenken over de gevolgen van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Als je medewerker niet op een duidelijke manier instemt, kan hij na afloop van de bedenktermijn van 14 dagen een beroep doen op een wilsgebrek, zoals dwaling. Je medewerker kan bijvoorbeeld druk hebben ervaren om de overeenkomst te ondertekenen.

Het is daarom verstandig om op voorhand te wijzen op de (financiële) gevolgen die de beëindiging van de arbeidsovereenkomst heeft. Geef je werknemer daarnaast een aantal dagen de tijd om na te denken over je voorstel om het arbeidscontract met wederzijds goedvinden te beëindigen. Deze dagen kan je werknemer gebruiken voor het inwinnen van juridisch advies.

Bedenktermijn

Na de (duidelijke) instemming van je werknemer volgt de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Vanaf de ondertekeningsdatum heeft je werknemer in principe 14 dagen de tijd om de overeenkomst te ontbinden. Dit moet de medewerker je schriftelijk laten weten.

Deze bedenktermijn geldt als een bescherming voor je medewerker. De periode van 14 dagen voorkomt namelijk dat een medewerker te lichtvaardig instemt met het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Informatieplicht werkgever

Als werkgever heb je de wettelijke plicht om je werknemer schriftelijk te informeren over de bedenktermijn van 14 dagen. In de beëindigingsovereenkomst moet je dan als HR opnemen dat je werknemer het recht heeft om de overeenkomst binnen 14 dagen te ontbinden.

Doe je dit niet, dan krijgt je werknemer een langere bedenktermijn. Deze periode bedraagt in dat geval 21 dagen in plaats van 14 dagen. De bedenktermijn mag je ook niet beperken of uitsluiten.

Doorbetaling loon

De arbeidsovereenkomst van je werknemer blijft voortbestaan als hij een beroep doet op de bedenktermijn. Dit houdt in dat je het loon van je medewerker moet blijven doorbetalen.

Als je bijvoorbeeld geen loon meer hebt uitbetaald na het sluiten van de vaststellingsovereenkomst, ben je verplicht om het loon alsnog uit te betalen. Tegelijkertijd moet je werknemer een al uitbetaalde transitievergoeding terugbetalen aan de werkgever.

Antistapelingsbepaling

Je medewerker kan maar 1 keer gebruikmaken van de bedenktermijn binnen 6 maanden na de ontbinding van een vorige vaststellingsovereenkomst. Een tweede overeenkomst binnen dezelfde periode kan je medewerker dus niet ontbinden. Deze antistapelingsbepaling voorkomt dat je medewerker je steeds aan het lijntje kan houden met het ontbinden van vaststellingsovereenkomsten, bijvoorbeeld om een hogere ontslagvergoeding te eisen.

Bedenktermijn bestuurder

De bedenktermijn is niet van toepassing op bestuurders van nv's, bv's, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties. Als voorwaarde moet wel gelden dat het herstel van de arbeidsovereenkomst niet meer mogelijk is. Een bestuurder van een stichting kan zich daarentegen weer wel beroepen op de bedenktermijn van 14 dagen.

Opmerking

In deze tekst worden ‘hij’ en ‘zijn’ gebruikt om naar de betreffende persoon te verwijzen. We willen benadrukken dat de inhoud bedoeld is voor mensen van alle geslachten, inclusief non-binaire personen. We erkennen de diversiteit van ons publiek en streven ernaar om voor iedereen toegankelijk te zijn.

Rajiv Ramlakhan is jurist arbeidsrecht en redacteur van PW.

Wat als je werknemer van de radar verdwijnt? Is ontslag volgens de rechter geldig?

Wat als je werknemer van de radar verdwijnt? Is ontslag volgens de...

Een medewerker bij een schoonmaakbedrijf reageert niet op oproepen van de werkgever en de bedrijfsarts. Ook niet op telefoontjes. De werkgever vraagt om ontbinding van het contract. Wat oordeelt de rechter?

De rol van HR in het stappenplan reorganisatie

De rol van HR in het stappenplan reorganisatie

Voor HR ligt in het reorganisatieproces - en ook daarna - een belangrijke rol. Dit stappenplan helpt jou als HR-professional op weg.

Na ziekmelding contract niet verlengen. Mag dat?

Na ziekmelding contract niet verlengen. Mag dat?

Een medewerker van Toychamp krijgt de diagnose borstkanker en meldt zich ziek. Haar contract wordt niet verlengd. Is dit op basis van verboden onderscheid?

Zieke werknemer stopt opleiding en is direct ontslagen. Mag dat?

Zieke werknemer stopt opleiding en is direct ontslagen. Mag dat?

Een werknemer die vanwege ziekte stopte met de opleiding, mocht toch worden ontslagen. Arbeidsrechtadvocaat Marnix Ritmeester legt in de podcast uit hoe dat zit.

Zwijgen over arbeidsconflict tijdens sollicitatie: wat vindt de rechter?

Zwijgen over arbeidsconflict tijdens sollicitatie: wat vindt de...

Tijdens zijn sollicitatiegesprek verzwijgt een apotheker relevante informatie over een conflict met zijn vorige werkgever. Hoe gaat de rechter daarmee om?

Opvolgend werkgeverschap, dus hogere transitievergoeding?

Opvolgend werkgeverschap, dus hogere transitievergoeding?

Een begeleider in de gehandicaptenzorg eist een hogere transitievergoeding. Ze meent dat er sprake is van opvolgend werkgeverschap. De rechter oordeelt.

Alles wat HR moet weten over de Wet herziening bedrag ineens

Alles wat HR moet weten over de Wet herziening bedrag ineens

Met deze wet kan je werknemer, als pensioendeelnemer, ervoor kiezen om eenmalig een (pensioen)bedrag in één keer uit te laten betalen.

Negatieve uitlatingen op social media: wat oordeelt de rechter?

Negatieve uitlatingen op social media: wat oordeelt de rechter?

Na het einde van zijn dienstverband plaatst een coördinator uit rancune negatieve berichten op sociale media. De berichten gaan over zijn ex-werkgever. Mocht de werknemer dit doen?