artikel

Voornaamste aandachtspunten voor dossiervorming bij disfunctioneren

Arbeidsrecht

Waar moet je op letten tijdens dossiervorming bij disfunctioneren? Download gratis de voornaamste aandachtspunten, samengesteld door KZO | 013 Advocaten in opdracht van PW.

Voornaamste aandachtspunten voor dossiervorming bij disfunctioneren

Bij disfunctioneren is dossiervorming cruciaal. Als werkgever moet je bij ontslag kunnen aantonen dat de medewerker over een langere periode niet naar behoren heeft gefunctioneerd. Ook moet de werknemer de mogelijkheid zijn geboden zijn of haar prestaties te verbeteren.

Dossiervorming bij disfunctioneren

In deze gratis download: de voornaamste aandachtspunten voor dossiervorming bij disfunctioneren. Ze zijn opgesteld door KZO | 013 Advocaten in opdracht van PW.

Lees ook: Disfunctionerende werknemer moet eerlijke kans krijgen

Naast de specifieke aandachtspunten bij disfunctioneren in de gratis dowload, is het ook aan te raden de volgende algemene aandachtspunten bij dossieropbouw in acht te nemen:

  1. Het is een open deur, maar adequate vastlegging van werkafspraken en -protocollen, incidenten/waarschuwingen, ziekmeldingen etc. betaalt zich altijd uit. Zowel in positieve als in negatieve zin is een goed geordend en volledig personeelsdossier onmisbaar in tal van situaties. Het biedt werkgever, werknemer en HR houvast als, soms jaren later en na tal van wisselingen in de organisatie, teruggegrepen moet worden op ‘hoe het ook alweer zat met dat stappenplan voor een promotie’ en het biedt inzicht in het functioneren door de jaren heen.
  2. Bij de vastlegging van zaken in het personeelsdossier is het uiteraard van belang dat uit die vastlegging ook blijkt dat de werknemer in kwestie bekend is met wát er concreet wordt/is vastgelegd. Een handtekening ‘voor akkoord’ heeft in dat kader de voorkeur, maar anders is ‘voor gezien’ ook voldoende. Als de werknemer per se niet wil tekenen, is het aan te raden om het document aan de werknemer te sturen, per e-mail en/of per aangetekende post.
  3. Het is niet verboden om gesprekken op te nemen, ook niet als dit heimelijk gebeurt. De praktijk leert dat (steeds meer) werknemers gesprekken opnemen, of althans steeds meer werknemers in een juridisch conflict een beroep doen op een opgenomen gesprek. In rechtszaken wordt het wel of niet toelaten van (bewijs in de vorm van) opnames meestal getoetst op basis van goed werkgeverschap en goed werknemerschap, waarbij in het gros van de zaken de opname wordt toegelaten. Een opname biedt natuurlijk als groot voordeel dat de schriftelijke vastlegging, die veelal achteraf plaatsvindt en waarover discussie kan ontstaan, niet meer van belang is of in elk geval minder van belang wordt. Een ‘hij zegt, zij zegt’-discussie is met een terug te luisteren opname snel beslecht. Ook werkgevers mogen gesprekken opnemen; uiteraard geldt in dat geval wel dat het door een rechter niet (snel) in dank zal worden afgenomen als dat heimelijk gebeurt.
  4. Verstandig is om bij gesprekken waarin kritische noten worden gekraakt over het functioneren en/of een werknemer op een klacht wordt gehoord te zorgen voor een toehoorder. Zeker bij gesprekken die niet worden opgenomen, kan het achteraf van (groot) belang blijken dat een derde persoon kan bevestigen of ontkrachten dat iets is gezegd, besproken of gebeurd.
  5. Van belang is dat de vastlegging van (met name) functionerings- en beoordelingsgesprekken zo exact en waarheidsgetrouw mogelijk gebeurt. Het gebruik van eufemismen om een vervelende boodschap te verbloemen en zo de werknemer ‘te sparen’, is sterk af te raden. Als er op enig moment een punt wordt bereikt dat ontslag onvermijdelijk is en een beëindiging in goede onderlinge harmonie niet haalbaar blijkt, komt het aan op de feitelijke vastlegging in het dossier. De rechter zal altijd afgaan op wat er op papier staat, niet op wat ermee bedoeld is. Niemand wil de boodschapper zijn van slecht nieuws, maar zachte heelmeesters maken stinkende wonden.
  6. Houd er rekening mee dat de vastlegging van gegevens in een personeelsdossier, afhankelijk van wát er vast wordt gelegd, onder de privacyregels van de AVG kan vallen. Zeker bij zieke werknemers gelden op dit vlak (extra) beperkingen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in dit verband beleidsregels gemaakt
    (zie:  https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/be…).

Een werknemer heeft niet alleen recht op inzage in het personeelsdossier, maar ook op een kopie en op het maken van aanvullingen. In sommige gevallen, op grond van privacyregels, heeft de werknemer ook recht op verwijdering van gegevens uit het personeelsdossier (zie ook: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitkering/p…).

Aansprakelijkheid van de Uitgever en vrijwaring, zie artikel 13.1 uit de Algemene voorwaarden Vakmedianet BV:
“Hoewel met betrekking tot de inhoud van de door Uitgever geleverde Content, Producten en Diensten de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de afwezigheid van fouten of onvolledigheden daarin, of in de doorgifte daarvan, niet worden ingestaan. Uitgever, auteurs, redacteuren en andere makers van de Producten en personen die de Diensten verlenen zullen voor dergelijke fouten of onvolledigheden op geen enkele wijze aansprakelijk zijn. Uitgever aanvaardt dan ook slechts wettelijke verplichtingen tot schadevergoeding voor zover dat uit dit artikel A.13 blijkt.”

Reageer op dit artikel