artikel

Outplacementtraject: de do’s en don’ts voor HR

Instroom

Outplacementtraject: de do’s en don’ts voor HR

Een outplacementtraject is een heftige gebeurtenis. Er moet zorgvuldig met medewerkers worden omgesprongen. Soms zijn er alternatieven voor een outplacementtraject. Soms zijn die er niet. In dit artikel de do’s en don’ts met betrekking tot outplacement voor HR.

Reorganisaties hebben altijd impact op de medewerkers. Mensen moeten veranderen, functies veranderen. Soms verandert zelfs de locatie. Reorganisaties gaan ook vaak gepaard met outplacementtrajecten. Een gedeelte van het huidige personeel heeft niet (meer) de juiste kennis of vaardigheden die nodig zijn om het bedrijf te laten groeien. Of er moet flink bezuinigd worden op de loonkosten. Zijn er alternatieven voor outplacement? En als er een outplacementtraject moet worden ingezet, waar moet je als HR professional dan op letten?

Alternatieven voor een outplacementtraject

Allereerst, een outplacementtraject heeft vaak nogal impact op de organisatie, maar vooral ook op de mensen die het betreft. Voordat een outplacementtraject wordt ingezet is het daarom altijd goed om eerst te kijken of er alternatieven zijn.

Tip! Lees ook: Arbeidsmobiliteit: het complete overzicht van de mogelijkheden

Collegiaal uitlenen

Als de organisatie moet inkrimpen maar goed gekwalificeerde mensen in dienst heeft en verwacht in de (nabije) toekomst weer te kunnen groeien kan een alternatief zijn om personeel (tijdelijk) uit te lenen. Zo behoud je goed gekwalificeerd personeel voor de toekomst maar druk je de loonkosten. Collegiaal uitlenen is ook een manier om huidige medewerkers nieuwe vaardigheden op te laten doen bij andere organisaties en ze zo klaar te stomen voor de nieuwe organisatie. In de tussentijd kunnen de benodigde vaardigheden tijdelijk vanuit andere bedrijven aangevuld worden. Er zijn tegenwoordig meerdere platforms die daarin faciliteren.

Kvartett is zo’n platform. Kvartett is de Zweedse vertaling van Kwartet, het spel waarbij je op zoek gaat naar het compleet maken van je set kaarten. Dit is wat Kvartett mogelijk maakt voor organisaties: zorgen voor de optimale set mensen op het juiste moment. Bedrijven zetten hun vraag naar tijdelijk personeel uit op het platform. Medewerkers kunnen aangeven dat ze tijdelijk op zoek zijn naar ander werk of een project. Zo kunnen zij nieuwe kennis opdoen en eens bij andere bedrijven in de keuken kijken zonder dat zij hun zekerheid verliezen. De uitgeleende werknemer behoudt namelijk zijn huidige contract bij zijn werkgever. Werkgevers hebben zo minder mensen “op de bank” zitten en kunnen tijdelijke tekorten aanvullen vanuit andere bedrijven. Zowel werkgevers als werknemers blijven zo flexibel.

Bedrijven Voor Elkaar is een initiatief van drie ondernemers uit Brabant die zelf moeite hadden om geschikt personeel te vinden en collega bedrijven zagen met mensen op de bank. Hun platform richt zich op het collegiaal uitlenen tussen bedrijven. ZZP-ers en stagiaires kunnen zich ook aanmelden.  Ook hier geldt dat werknemers het huidige contract bij hun werkgever behouden.

Talent herkennen en (door-)ontwikkelen

Indien er andere vaardigheden nodig zijn voor een reorganisatie kan er eerst gekeken worden naar de vaardigheden die nu al voorhanden zijn in het personeelsbestand. Vaak worden vaardigheden bekeken vanuit de functie die een medewerker nu bekleed. Maar diezelfde medewerker beschikt wellicht over talenten die hij of zijn nog nooit nodig heeft gehad binnen de organisatie. Hoe vroeger organisaties beginnen met het in kaart brengen van talenten en vaardigheden hoe makkelijker het is om bij een reorganisatie te kijken wie waar ingezet kan worden. Bedrijven die hun medewerkers continue stimuleren om hun talenten te ontdekken en verder te ontwikkelen zijn veel flexibeler dan organisaties die die pas doen als er een reorganisatie op komst is.

Instrumenten

Het aanbod aan instrumenten, methodieken en scans, aangeboden om talent te identificeren en te selecteren, is enorm. In dit artikel lees je meer over talentscans, wat ze meten en waar je op moet letten.

Er zijn ook platforms waar medewerkers gratis gebruik kunnen maken van assessments en vragenlijsten die hen helpen om hun talenten in kaart te brengen, deze vervolgens te ontwikkelen en die de koppelen aan hun waarde op de arbeidsmarkt. Een voorbeeld van zo’n platform is Werkplanet. Je kunt hier een profiel aanmaken en vervolgens je eigen e-portfolio opbouwen. Het platform faciliteert in testen, tips, arbeidsmarkt nieuws, vacatures en inspiratie. Dergelijke talentenplatforms worden ook gemaakt specifiek voor organisaties of voor sectoren. Voorbeeld is het Talentenplatform van het O&O Fonds Plb, speciaal voor werknemers die werkzaam zijn bij de productie- en leveringsbedrijven van Nederland.

Outplacementtraject starten

Als er echt medewerkers moeten vertrekken wordt er een outplacementtraject gestart. In samenwerking met een outplacementbureau of adviseur wordt er gekeken naar mogelijkheden op de arbeidsmarkt en begint de zoektocht naar een nieuwe uitdaging. Hoe beter zo’n traject is voorbereid, hoe soepeler en succesvoller het traject verloopt. Dit scheelt veel geld maar zorgt ook voor rust binnen de organisatie. Enkele tips om dit goed te doen.

1.     Haak alle betrokken partijen vroeg aan

Overleg goed met alle partijen die betrokken zijn bij dit besluit zoals de leidinggevende, de or en de directie. Hoe eerder deze partijen worden aangehaakt hoe minder kans op tegenwerking later in het proces.

2.     Zorg voor een perspectief

Zorg dat de instrumenten die je mensen gaat bieden duidelijk zijn op het moment dat je gaat communiceren aan de medewerkers. Als je mensen het ene perspectief ontneemt moet je ze direct een ander perspectief kunnen bieden. Dat is niet een andere baan maar de hulp om die baan te kunnen vinden.

3.     Ga niet te snel

Mensen die soms jarenlang hebben gewerkt voor de organisatie moeten het veld ruimen. Sommigen hebben nog nooit ergens anders gewerkt, of nog nooit gesolliciteerd. Anderen zijn enorm gehecht aan hun werkgever en collega’s. En het hebben van werk geeft mensen ook een bepaalde status. Een outplacementtraject gaat altijd gepaard met het verwerken van verlies. Hoe beter het perspectief op de arbeidsmarkt hoe makkelijker iemand dit verlies verwerkt. Echter, niemand vindt het leuk om verplicht te moeten vertrekken. Zorg dat mensen snel duidelijkheid hebben of ze moeten vertrekken en geef ze dan de tijd om dit verlies te verwerken. Direct doorstomen naar het zoeken van vacatures zal het proces alleen maar vertragen.

4.     Laat het traject niet te lang duren

Het moeilijkste punt van een outplacementtraject is het in beweging krijgen van mensen. Een gemiddeld traject duurt tussen de 3 en 12 maanden. Er zijn organisaties die een traject 24 maanden laten duren. In de praktijk betekent dit vaak dat mensen het eerste jaar nauwelijks bewegen omdat ze voor hun gevoel zeeën van tijd hebben. Hetzelfde geldt voor het (continu) verlengen van een traject of steeds meer handvatten bieden. Medewerkers krijgen dan vaak het gevoel dat de werkgever toch wel voor hen zorgt en gaan misschien zelfs hopen dat ze alsnog kunnen blijven. Dit komt hun productiviteit gedurende het traject niet ten goede.

5.     Tegengestelde belangen

HR heeft in outplacementtrajecten vaak te maken met tegengestelde belangen. Medewerkers zien HR als vertegenwoordiger van de organisatie die de klap heeft uitgedeeld maar tegelijkertijd wordt de hulp ook vanuit die kant geboden. Een adviseur of outplacementbureau kan dan een handig hulpmiddel zijn. Zij leggen zich toe op de ondersteuning van de medewerker zodat HR de taak van de boodschapper op zich kan nemen en de medewerker kan wijzen op zijn of haar verantwoordelijkheden in het traject.

Een succesvol outplacementtraject leidt tot een nieuwe baan

Focus op continue ontwikkeling

Vaak kijken mensen die eenmaal die nieuwe stap hebben gemaakt terug op een tijd die ontzettend zwaar was maar waar ze heel erg veel van geleerd hebben. Een outplacementtraject dwingt medewerkers naar zichzelf te kijken en te zien wat hun waarde is op de arbeidsmarkt. Die reflectie zorgt vaak voor een stimulans om in zichzelf te gaan investeren en werkt als een ‘wake up call’. Mensen vinden verandering in de basis eng. Maar als organisaties zo worden ingericht dat het normaal is dat mensen zelf continu bezig zijn met hun eigen ontwikkeling, wordt verandering de nieuwe norm en zal er bij een reorganisatie veel minder stress ontstaan. De Schiphol Group werkt aan een cultuur waar mensen zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun duurzame inzetbaarheid en ontwikkeling. Zo is in haar cao opgenomen dat werknemers maximaal zeven jaar dezelfde functie mogen uitoefenen. Bij Enexis is het opleidingsbudget omgezet naar een duurzaam inzetbaarheidsbudget dat naar eigen inzicht gebruikt worden door de medewerker. Enige voorwaarde is dat het bijdraagt aan de inzetbaarheid van de medewerker, binnen of buiten de organisatie.

Mobiliteit als norm

In sommige gevallen is een outplacementtraject onontkoombaar. Maar een combinatie van een cultuur waarin mobiliteit de norm is, het inzetten van tools en platforms om mensen te ondersteunen ook daadwerkelijk in beweging te blijven helpt om outplacementtrajecten zoveel mogelijk te voorkomen. En als er dan een outplacementtraject moet komen zal het een stuk makkelijker zijn mensen in beweging te krijgen.

Reageer op dit artikel