Het woord ‘demotie’ komt nergens in de wet voor. Voor veel HR-professionals is het daarom onduidelijk hoe er in juridische zin met demotie omgegaan moet worden. Wanneer mag een werkgever tot demotie overgaan en aan welke voorwaarden dient een demotie te voldoen?

Voorwaarden voor demotie

Strikt juridisch gezien is een demotie een eenzijdige wijziging in de arbeidsovereenkomst die alleen tot stand kan komen wanneer beide partijen hiermee instemmen. Verschillende kwesties over het eenzijdig wijzigen van de arbeidsovereenkomst zijn tot aan de Hoge Raad uitgevochten. Hieruit komt naar voren dat demotie, ook wanneer deze niet op initiatief van de medewerker tot stand komt, mogelijk is. Maar daar zijn wel voorwaarden aan verbonden. De Hoge Raad toetst aan de volgende drie punten:

• Er moet sprake zijn van gewijzigde omstandigheden op het werk;
• Het voorstel van de werkgever moet redelijk zijn;
• Acceptatie van het voorstel kan redelijkerwijs van de medewerker gevergd worden.

In het specifieke geval van demotie, een vorm van een eenzijdige wijziging, kunnen bij deze redelijkheidstoets verschillende factoren een rol spelen:

• Wie neemt het initiatief tot de demotie? De werkgever of de medewerker zelf?
• Wat is de reden voor de demotie?
• Hoever ‘valt’ de medewerker terug in functie en is de nieuwe functie wel passend?
• Welke gevolgen heeft dit voor de huidige arbeidsvoorwaarden?
• Hoe worden deze gevolgen ‘gemanaged’?

Allemaal praktische zaken die, naast het theoretische kader, een grote rol spelen bij de vraag hoe het voorbereidende traject voor een demotie vormgegeven moet worden en hoe dit uiteindelijk, als het doorgevoerd is, vastgelegd moet worden.

Lees ook: Demotie voor 1 op 25 medewerkers

Demotie op initiatief van de werkgever

Het grootste deel van de demoties zal door de werkgever geïnitieerd worden. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn. De drie meest voorkomende:

1. Demotie vanuit een reorganisatie
Een reorganisatie kan ingegeven worden door een slechte financiële situatie of door een wens om de organisatie anders in te richten en bijvoorbeeld functielagen te schrappen. In de meeste gevallen wordt er dan een Sociaal Plan opgesteld door de personeelsvertegenwoordiging. Deze zal dezelfde twee hoofdeisen stellen aan de werkgever en zijn voorgenomen plannen, namelijk dat de reden voor de reorganisatie aannemelijk, inzichtelijk en onderbouwd moet zijn en dat nagedacht is over de gevolgen voor de medewerkers.
Deze gevolgen voor het personeel dienen zo goed mogelijk ingekleed te zijn. Hiermee worden de gewijzigde omstandigheden op het werk uiteengezet. Denk aan vragen als: Wanneer een alternatieve functie passend? Hoe wordt er omgegaan met een andere inschaling van de functie? Wordt er een persoonlijke toeslag toegekend die afgebouwd wordt of wordt het huidige salaris bevroren? Als dit soort zaken worden uitonderhandeld, ligt er voor de werkgever een uniform beleid dat de discussie over demotie met de medewerkers een stuk makkelijker maakt.

2. Demotie wegens disfunctioneren
Het functioneren van een medewerker kan ook een reden zijn voor demotie: om hem een andere, lagere functie uit te laten oefenen. Hiervoor geldt tevens dat ervoor gezorgd moet worden dat de reden helder en inzichtelijk is en onderbouwd kan worden. Daarnaast gelden er volgens vaste jurisprudentie bij vermeend disfunctioneren enkele aanvullende vereisten.
Zo wordt van werkgevers verwacht dat zij het (dis)functioneren besproken hebben met de medewerker en geprobeerd hebben het functioneren te verbeteren. Dat er sprake moet zijn van een eerlijke kans, is vaste rechtspraak. Pas dan mogen volgende stappen gezet gaan worden. Kortom, er moet een verbetertraject opgestart worden waarbij er dossier opgebouwd wordt.

3. Demotie als sanctiemaatregel
Demotie kan ook als sanctiemaatregel gebruikt worden. Deze mogelijkheid is dan als het goed is in de CAO of een personeelshandboek opgenomen. Waar er bij disfunctioneren zaken vaak al enige tijd niet goed gaan en er gesproken is over de mogelijkheden tot verbetering, wordt demotie als een sanctiemaatregel vaak toegepast na een incident. Hierbij kan gedacht worden aan een leidinggevende die zich dusdanig misdragen heeft, dat hij als leidinggevende geen overwicht meer heeft.
Zorg er in een dergelijk geval allereerst voor dat de basis voor het opleggen van de sanctie solide is. Het is van belang dat het sanctiebeleid goed geformuleerd is, zodat hier weinig tot geen discussie over kan ontstaan. Daarnaast is het zaak dat alle medewerkers van dit beleid op de hoogte zijn, bijvoorbeeld doordat het op het intranet terug te vinden is, het bij de arbeidsovereenkomst uitgereikt is of het periodiek rondgestuurd wordt.

Wat is bij demotie een passende functie?

Om te kunnen beoordelen of de nieuwe functie passend te noemen is, zullen de beide functies met elkaar vergeleken moeten worden. In eerste instantie zal er vooral naar de functie zelf gekeken moeten worden. Dan doet zich de vraag voor: hoe groot mogen deze verschillen zijn om een functie passend te kunnen achten? Antwoord op deze vraag kan op verschillende plaatsen gevonden worden. Ten eerste kan in het Sociaal Plan voorzien zijn in een kader en in vereisten waaraan een passend functie-aanbod moet voldoen. Dit kan daarnaast ook opgenomen zijn in een personeelshandboek of intern beleid. Ten slotte biedt de rechtspraak spaarzame handvatten.

Gevolgen van demotie voor de arbeidsvoorwaarden

Ook bij deze vraag speelt de reden voor de demotie een cruciale rol. Waar bij een reorganisatie vaak een Sociaal Plan ligt dat deze gevolgen regelt, zal er bij een demotie als een sanctiemaatregel vaak weinig ‘goodwill’ zijn om de medewerker tegemoet te komen. De specifieke omstandigheden zijn hier erg belangrijk. Begin 2014 is er door het Gerechtshof  in ’s-Hertogenbosch een arrest gewezen over hoe de afbouwregeling van het salaris moet worden vormgegeven door de werkgever. Het leverde de volgende handvaten op:

1. houdt in een disfunctioningstraject de medewerker de eventuele (financiële) gevolgen voor, zodat hij zich hierop kan voorbereiden;
2. stem de duur van de afbouwregeling af op het te overbruggen verschil;
3. zorg binnen de duur van de afbouwregeling voor redelijke tussenstappen en niet te grote ‘gaten’;
4. houdt rekening met persoonlijke omstandigheden, waaronder de duur van het dienstverband.

Over de auteurs: Richard Jongsma is HR-Manager bij FrieslandCampina en werkt aan een boek over demotie. Mr. Imke Arts is medeoprichter van juridisch advieskantoor eerlijkarbeidsrecht (onderdeel van eerlijkmetrecht).

Lees ook:
‘Demotie is een loopbaaninstrument, geen eindstation’
Baas vindt demotie terecht bij ongezonde leefstijl

Vond u dit artikel interessant? Mis niets en maak nu een gratis PW. profiel aan! De voordelen:

• Het laatste nieuws, actualiteiten en achtergronden
• Need to know juridische informatie
• Door gerenommeerde auteurs geschreven
• Voor HR-professionals die meer willen weten

Profiel aanmaken >