artikel

Flexwerken op kantoor. Werkt dat nu echt?

Organisatie & Strategie

Een gedeelde en flexibele werkplek zou de communicatie en samenwerking moeten bevorderen. Maar hoe gedijt een werknemer hierin? Onderzoeken laten zien dat niet iedereen gebaat is bij kantoortuinen en flexplekken. Geluidsoverlast en gebrek aan privacy zijn veel voorkomende klachten. Gebrek aan concentratie is het gevolg. En dat heeft direct invloed op de productiviteit.

Flexwerken op kantoor. Werkt dat nu echt?

Voor velen is de dagelijkse praktijk niet anders. Bij binnenkomst op kantoor zoeken naar een plekje. Bureau gevonden en dan maar hopen dat vandaag een leuke buurvrouw naast je zit. Maar je hebt belafspraken en wil geen collega’s storen. En hoe krijg je nu eindelijk dat ingewikkelde beleidsstuk geschreven? (On)gestoord werken… is een kantoortuin wel zo geschikt?

“Wat voor taken voeren mensen uit en hoe werken ze met elkaar samen”

Mariannne Sturman adviseert bedrijven die Het Nieuwe Werken invoeren en vaak ook de werkomgeving aanpassen. “Dit is een hele transitie waarbij je je de vraag moet stellen hoe het beste gebruik te gaan maken van het nieuwe kantoor. Bedenk wat voor taken mensen uitvoeren en hoe de onderlinge samenwerking is.” Wat voor soort bedrijf doet veel minder ter zake. “Het Nieuwe Werken is niet alleen voor kenniswerkers weggelegd. Iedereen die achter een beeldscherm werkt, administratie en de secretaresse voorop, hoeft echt niet naar een kantoor. Ik vind dat je als uitgangspunt zou moeten hanteren, dat als je ‘kantoorwerk’ in een organisatie echt goed wilt doen, dat dat volledig onafhankelijk van tijd en plaats kan worden uitgevoerd.” Daarnaast stel je je de vraag wat de functie is van een kantoor. “Is dat om concentratietaken uit te voeren of is dat om elkaar te ontmoeten?”

Voordelen en nadelen

Sturman benadrukt dat het woord kantoortuin een ruim begrip is. “Vaak zie je dat bedrijven nadenken over een slimme inrichting en meerdere soorten hoekjes en werkplekken creëren. Voordeel kan zijn dat mensen meer door elkaar heen zitten. Maar ieder voordeel heeft z’n nadeel en andersom. Ik vind het een voordeel dat je in contact komt met andere collega’s. Het is goed dat directieleden geen eigen kamer meer hebben zodat de fysieke afstand wat kleiner wordt tussen de mensen en het bedrijf.”

Vaker ziet Sturman ‘flexvlekken’ waarbij rekening wordt gehouden met gerelateerde activiteiten of dat afdelingen bij elkaar zitten. “Dat niemand meer een eigen plek heeft, is een extreem model.”

Tegelijkertijd herkent Sturman de nadelen: zoeken naar een bureau, zoeken naar collega’s, zoeken naar een geschikte plek om te bellen of te vergaderen. “Ook als ik geconcentreerd wil werken, zit ik het liefst alleen. En wat ik het lastigste vindt, is bellen. Als dat niet goed geregeld is, is dat heel irritant. Bellen en vergaderen, dat is heel belangrijk dat je dat in een nieuw kantoor goed dimensioneert.

Dimensioneren en de functie van een kantoor

Sturman ziet regelmatig dat de kantoortuin een doel op zich wordt om vierkante meters, en daarmee kosten, te besparen. “Als je als bedrijf alleen maar zegt ik ga het kantoor vernieuwen en de kantoortuin introduceren en meer niet, dan zal je zien dat de productiviteit achteruit gaat. Je moet de vraag stellen: Wat doen we hier en welke ruimte en welke type mensen zijn daarvoor geschikt? Wat is de functie van je kantoor? Is dat om concentratietaken uit te voeren? Of is dat om elkaar te ontmoeten?”

Veel bedrijven vinden volgens Sturman nog steeds dat iemand achter een computer, op kantoor moet zijn. Maar in wezen is dat geen geschikte omgeving om concentratietaken uit te voeren. Stel je de vraag of je anders gaat inrichten vanwege de vierkante meters maar nog steeds verlangt dat mensen elke dag naar kantoor komen. Of laat de mensen kiezen waar ze werken en faciliteer geschikte werkplekken. Daar laten veel bedrijven ontzettend veel liggen.”

Reageer op dit artikel