artikel

Tips voor de inrichting van flexibel kantoor

Organisatie & Strategie

Wat zijn aandachtspunten bij de inrichting van een flexibel kantoor? Ga niet alleen voor mooi, maar let ook op praktische bruikbaarheid van het meubilair in het kantoor, zo luidt de ervaring bij Aedes in Hilversum.

Tips voor de inrichting van flexibel kantoor

Niemand heeft bij Aedes, vereniging van woningcorporaties, een eigen plek. Dat geldt voor de secretaresse, de beleidsadviseur, accountmanager, maar ook voor de directeur. Iedereen kan kriskras door het kantoor gaan zitten.

Eigen basisvloer

Elke afdeling heeft wel een eigen basisvloer met verschillende soorten werkplekken. Op iedere vloer bevindt zich een aantal open werkplekken. Deze plekken zijn bedoeld voor werkzaamheden waarbij minder concentratie is vereist, bijvoorbeeld schriftelijke afhandeling van bepaalde zaken en kortstondig terugkerend werk. Op de vloer zijn loungeplekken, die door hun U-vorm en hoge leuningen toch besloten zijn. Ze zijn bedoeld voor overleg, of individueel werk. Er zijn huiskamertafels om aan te lezen, te werken of te overleggen.

Cockpits

Voor geconcentreerd werken (lezen, denken, stukken schrijven, telefoneren) zijn er cockpits: afsluitbare, glazen eenpersoonskamertjes. Het glas is voor een deel gematteerd, zodat er wat privacy is en medewerkers niet worden afgeleid.
Zowel de bureaus in de cockpits als bij de open werkplekken zijn in hoogte verstelbaar en voorzien van zogenaamde totempalen met ruimte voor bureauaccessoires, een haakje voor een jas en een schemerlampje.

Teamwerkruimten

Afgesloten transparante teamwerkruimten bieden plaats aan maximaal vier personen. Verder zijn er een ontvangst- en ontmoetingsruimte verschillende grotere vergaderzalen. Ook in de ontvangstruimte kan worden gewerkt. Er zijn zitjes voor overleg.
Op elke ?basisvloer’ staat de persoonlijke locker van de medewerker en het papieren persoonlijke en groepsarchief. In de lockers kan ieder zijn persoonlijke werkarchief en laptop opbergen.

Leeg

Afgesproken is dat iedereen die langer dan een anderhalf uur van zijn werkplek weggaat zijn plek leeg achterlaat. En leeg betekent ook echt leeg! Bij het verlaten van de werkplek blijft alleen het docking station, toetsenbord en muis achter. Op die manier wordt ruimte gecre?erd voor andere collega’s. Werk dat uit het groepsarchief komt, zetten de medewerkers daar terug. Persoonlijke spullen bergt men op in de locker.

Gemis

Het flexibele kantoor is een middel om medewerkers optimaal te laten presteren. Dat lukt alleen als medewerkers zich thuis voelen. Het gemis aan een vaste werkplek (met de foto van de kids op het bureau) moet worden gecompenseerd door aandacht te schenken aan meubels, kleurstelling, verlichting, accessoires en geluid.

Enkele aandachtspunten

  • Pas meubels aan aan de soort werkruimte.
  • Combineer zachte verlichting in de plafonds met strakke bureaulampen en huiselijker schemerlampen op de bureaus.
  • Geef elke afdeling een eigen kleurstelling.
  • Geef elke afdeling een budget om de eigen vloer te decoreren. Met kunst en bijvoorbeeld uitvergrote (vakantie)foto’s, die steeds van thema wisselen.
  • Ga geluidsoverlast tegen. Open ruimtes stellen eisen aan de akoestiek. Gebruik bijvoorbeeld akoestische plafonds.

Reageer op dit artikel