Lean management is allang niet alleen meer alleen geschikt voor het optimaliseren van productieprocessen. Binnen alle denkbare processen in de organisatie valt wel een efficiencyslag te maken. Zo ook in HR-processen.
Want de Lean managementmethode stelt het voorkomen van verspilling en het verhogen van de klanttevredenheid voorop, om zo te zorgen voor kortere doorlooptijden en kostenbesparing. Ook HRM-processen, zoals strategische personeelsplanning (SPP), kunnen heel goed door een Lean-bril bekeken worden, stelt Frans-Jan Boekholt, managing partner van HR-adviesbureau BBKwadraat. HRM is namelijk een kei in processen en procedures, maar of die altijd zo efficiënt zijn is nog maar de vraag. Hoe kom je tot lean SPP?

Tekst: Frans-Jan Boekholt

Neem bijvoorbeeld strategische personeelsplanning (SPP). Ook dat kan een stuk ‘leaner’. Waar SPP gaat over het hebben van actueel inzicht in de huidige en in de toekomstige gewenste kwaliteit en kwantiteit van de personeelsformatie, gaat Lean personeelsplanning over de meest efficiënte en effectieve manier om dat strategisch personeelsmanagement uit te voeren.
Gaat er bijvoorbeeld iemand met pensioen, dan zou je zijn of haar vervanger al klaar hebben moeten staan, intern opgeleid en wel. De processen om dit voor elkaar te krijgen moeten naadloos op elkaar aansluiten. De Lean Six Sigma methode biedt hiervoor een framework. Zo blijf je als organisatie op gestructureerde wijze continu verbeteren, ook op het gebied van SPP. Maar hoe kun je strategische personeelsplanning door een Lean Six Sigma-bril bekijken? Drie tips.

1. Betrek medewerkers en lijnmanagement actief bij SPP

Als je SPP lean en mean wilt aanpakken, is het essentieel om je als HR te verdiepen in de business. Wanneer je aansluiting vindt bij de behoeften van het lijnmanagement, zullen zij snel de waarde van lean SPP inzien. Sterker nog, ze zullen zelf bij HR aankloppen voor strategische personeelsplanning. Dit versoepelt het proces aanzienlijk.
Ook het betrekken van de werkvloer is cruciaal. Daar vind je de mensen die de ontwikkelingen binnen hun vakgebied op de voet volgen. Ze kennen de concurrenten en misschien kennen ze zelfs hun eigen opvolgers al. Aan HR de uitdaging om hier slim gebruik van te maken, de samenwerking op te zoeken om zo Lean personeelsplanning tot een succes te maken.

TIP: Meer weten over efficiëntere manieren van werken? Kom naar het Congres Agile Werken. Bekijk hier het programma.

2. Lean personeelsplanning: ga uit van personen in plaats van functies

Belangrijk onderdeel van Lean: verspilling voorkomen. Door uit te gaan van functies, riskeer je het verspillen van talent. Beter is om uit te gaan van personen. Ga bij Lean personeelsplanning van hele specifieke naar meer generieke functieomschrijvingen. Alle medewerkers zullen zich moeten aan kunnen passen aan snelle veranderingen in de toekomst. Een flexibel persoon dat zich snel en makkelijk aanpast zal daarom de voorkeur krijgen boven iemand die precies aan een hele specifieke functieomschrijving voldoet.

3. Focus op álle medewerkers, niet alleen op talenten

Belangrijk uitgangspunt bij Lean werken is het centraal stellen van klanttevredenheid. Bepaal bij Lean SPP eerst welke mensen op strategische en kritieke rollen (>Over Personeelsplanning) zitten voor het behalen van de organisatiedoelen. Vraag je af wie de klanttevredenheid het meest beïnvloedt, wie heeft bijvoorbeeld het meeste invloed op een herhaalopdracht? Is dat de helpdeskmedewerker of de manager?
Bekijk ook of mensen die op niet-kritieke plekken zitten, omgeschoold zouden kunnen worden naar kritieke rollen. Lean SPP betekent niet alleen nieuw talent zoeken buiten de organisatie, maar ook zelf mensen vormen. Dat is effectief en efficiënt.

Lees het volledige artikel op Over Strategische Personeelsplanning.

Over de auteur: Frans-Jan Boekholt is managing partner van HR-adviesbureau BBKwadraat en geeft advies en trainingen op het gebied van Lean en Lean Six Sigma.