nieuws

‘Strategische personeelsplanning stimuleert ook de teamvorming’

Organisatie & Strategie

Waar strategische personeelsplanning voor veel gemeenten nieuw terrein is, heeft de gemeente Amsterdam er al vijftien jaar ervaring mee. Liefst tien gespecialiseerde P&O’ers houden zich hiermee bezig. Personeelsadviseur Ellen Heijdra: ‘Dat er in deze gemeente zoveel expertise is, ervaar ik als een luxe.’

‘Strategische personeelsplanning stimuleert ook de teamvorming’

‘De juiste mensen op de juiste plaats, en: hoe doe je dat.’ Zo omschrijft Heijdra waar het om draait bij strategische personeelsplanning (SPP). Sinds mei vorig jaar adviseert zij samen met een collega de GGD-afdeling Infectieziekten op dit gebied. Eerder rondde ze een project af bij onderdeel Handhaving van de gemeente. ‘Het doel is dat er binnen een afdeling vooruit wordt gekeken. Waar wil de organisatie over twee jaar staan?’ vertelt ze in de centrale overlegruimte van het Amsterdamse stadhuis, die veel weg heeft van een hippe koffiebar. ‘Strategische personeelsplanning heeft ook positieve neveneffecten. Omdat het hele management erbij betrokken is stimuleert het ook de teamvorming.’

Visie
Het management kan zelf aangeven behoefte te hebben aan een SPP project. Als een afdelingsmanager hiertoe besluit, kan hij een beroep doen op de tien gespecialiseerde P&O’ers van de afdeling Organisatieontwikkeling van Bureau Personeel en Organisatieadvies van de gemeente Amsterdam. ‘Wij faciliteren het proces en zijn experts in de systematiek die gebruikt wordt,’ zegt Heijdra.

Het traject begint met een kennismakingsgesprek met een zeer ervaren P&O’er die kijkt of een afdeling klaar is om met strategische personeelsplanning te beginnen. Heijdra: ‘Een voorwaarde hiervoor is dat er een visie ligt. Als een afdelingsmanager nog geen strategie heeft voor de komende jaren, moet die er eerst komen. Je kunt onmogelijk de behoefte aan personeel voor de toekomst bepalen als je niet weet wat er de komende jaren allemaal gaat veranderen.’

Als voorbeeld van een organisatie in verandering noemt Heijdra het Streeklaboratorium, een onderdeel van Infectieziekten. Dit laboratorium maakt deel uit van de gemeente Amsterdam, maar is mede afhankelijk van de zorgverzekeraars die de testen vergoeden. Heijdra: ‘Het management heeft in zijn strategie gekozen voor kwaliteit. Dat betekent dat het laboratorium zich richt op specifieke klanten zoals huisartsen, verloskundigen en verpleeghuizen. Het richten op kwaliteit in plaats van op massaproductie heeft mogelijk tot gevolg dat er straks meer accountmanagers nodig zijn voor de werving van nieuwe klanten. Dat zijn we nu aan het onderzoeken.’

Verdieping
Het boeiende aan haar rol vindt Heijdra, die arbeids- en organisatiepsycholoog is, dat ze zich als P&O’er steeds in een ander vakgebied verdiept. ‘Bij mijn vorige opdracht las ik alles over handhaven, nu over infectieziekten. Zo zijn de trends in seksueel gedrag van homomannen relevant voor het SOA-team. Als ik merk dat hier in de strategie van de afdeling geen rekening mee is gehouden, kan ik daar bijvoorbeeld vragen over stellen aan het management.’

In workshops zijn de managers van het Streeklaboratorium nu bezig te bepalen wat de gekozen strategie betekent voor de taken van het laboratorium. ‘ Wat vervalt en wat komt erbij? Wat betekent het voor de competenties?’ Daar komt vervolgens een interventieplan uit voort. ‘Daarin staan heel concreet de acties beschreven die passen binnen de gekozen strategie.’ Voor het hele traject staat vijf maanden, maar de Amsterdamse projectleider tekent aan dat dit een gemiddelde is. ‘Wanneer er bijvoorbeeld weerstand is bij managers of als er eerst nog een visie ontwikkeld moet worden, kan er een jaar voor nodig zijn.’

Bij de gemeente Amsterdam is P&O de projectleider bij het inzetten van strategisch personeelsplanning. Maar na het opstellen van het interventieplan laten Heijdra en haar collega het project los. ‘Dan is het echt aan de afdeling. We controleren niet of het plan ook goed wordt uitgevoerd.’ Jammer? ‘Nieuwsgierig ben ik natuurlijk wel. Soms hoor ik terug hoe het gaat, omdat ik toevallig iemand tegenkom. Maar dat niet P&O maar de afdeling verantwoordelijk is voor het succes van strategische personeelsplanning, lijkt me alleen maar verstandig.’

Lees ookStrategische personeelsplanning: de stappen en de opbrengst

 

Reageer op dit artikel