artikel

De verzuimcoach als sleutel tot het aanpakken van kortdurend ziekteverzuim

Personeelsmanagement

Van griep of migraineaanval tot de maandagmorgen-blues: als organisatie lijk je het maar te moeten accepteren. Toch is er een manier om ook kortdurend ziekteverzuim aan te pakken. Directeur medische zaken bij Mensely Ed Moolhuizen en Gert-Jan Aleman van de gemeente Den Haag delen hun beproefde best practice. “Werknemers moeten een baas hebben bij wie ze zich veilig voelen.”

De verzuimcoach als sleutel tot het aanpakken van kortdurend ziekteverzuim

Gemiddeld waren mkb’ers in 2017 maar liefst 18 procent van de totale verzuimkosten kwijt aan kort verzuim, zo blijkt uit cijfers van arbodienstverlener ArboNed. Oorzaken zijn lastig aan te wijzen, maar duidelijk is dat werknemers lang niet altijd écht ziek zijn. “Hoe vaak kan iemand een griepje hebben?” aldus Ed Moolhuizen. Hij is opgeleid tot bedrijfsarts en directeur medische zaken bij Mensely, dat klantorganisaties adviseert over verzuim en inzetbaarheid. Het is zijn visie dat er een duidelijk verband bestaat tussen kortdurend ziekteverzuim en de cultuur binnen een bedrijf. “Als mensen er zo gemakkelijk tussenuit knijpen, vinden ze hun werk dan nog wel leuk? Iemand die het naar zijn of haar zin heeft en verantwoordelijkheid voelt, wíl helemaal niet ziek zijn.”

Voorbode langdurige uitval

Zeker frequent kortdurend verzuim kan een signaal zijn dat er meer aan de hand is. Van werkstress, onvrede over taken of het salaris, of een conflict op de werkvloer. Maar zeker ook privéproblemen kunnen een rol spelen. Moolhuizen: “Waar wij op uit zijn is dat andere domeinen dan het medisch domein worden benoemd als oorzaak. Zeker veertig procent van de ziekmeldingen gaat om iets anders dan een medisch probleem. Kortdurend verzuim betekent voor veel medewerkers dat ze er even tussenuit knijpen, en op die manier aan niemand hoeven uit te leggen wat erachter schuilt. Het gevaar bestaat echter dat de problemen blijven bestaan en de kans groot is dat het kortdurende verzuim een voorbode is voor langdurige uitval.”

Conform deze visie begeleidt Moolhuizen samen met zijn collega’s sinds enkele jaren de gemeente Den Haag op het gebied van verzuimaanpak. “Naast een strategie leveren wij een aantal bedrijfsartsen, al is het natuurlijk aan de gemeente zelf om te bepalen hoe die het beleid voert.” Of het nu gaat om een overheidsinstantie of een andere soort organisatie, het managen van verzuim komt in feite altijd op hetzelfde neer, vertelt Moolhuizen: “Leiderschap. Kort gezegd moeten leidinggevenden, dus ook die van de gemeente Den Haag, de skills hebben om goed met mensen te kunnen omgaan. Heel simpel: werknemers moeten een baas hebben bij wie ze zich veilig voelen. Alleen dan zullen ze op tijd hun problemen bespreekbaar maken, het soort problemen dat vroeg of laat leidt tot verzuim.”

Vitalitymanager

Gert-Jan-Aleman

Wie de leidinggevenden binnen de gemeente daarbij helpen is de verzuimcoach. Vanaf de allereerste week van het verzuim gaat deze samen met de betreffende leidinggevende aan de slag met de case, vertelt Gert-Jan Aleman. Hij is manager van het Arbo Centrum van de gemeente Den Haag en won in 2016 een landelijke prijs als vitalitymanager van het jaar. Aleman: “De allereerste vraag die dan wordt gesteld is: is verzuim de juiste oplossing om de werknemer te voorzien in de behoefte om niet naar het werk te hoeven komen? Of kunnen werkgever en werknemer samen een andere oplossing bedenken die beter aansluit op deze behoefte? Denk bijvoorbeeld aan zorgverlof of thuiswerken. Op die manier filteren we direct de ziektegevallen eruit waarbij het daadwerkelijk om iets anders gaat.”

Invoering verzuimcoach

De verzuimcoach ondersteunt bij het stellen van deze vragen, zodat de leidinggevende hier niet alleen in staat, vervolgt Aleman. Ook nemen ze verplichtingen weg zoals het invullen van formulieren die naar het UWV moeten. Bij de invoering van de verzuimcoach keken de leidinggevenden binnen de gemeente Den Haag in eerste instantie best even moeilijk, lacht hij. “Alsof wij vonden dat ze hun werk niet goed deden. Maar zelf ben ik ook al 25 jaar leidinggevende en weet ik uit ervaring dat je op dit vlak best wat hulp kunt gebruiken.” Daarbij is het met de nieuwe privacywetgeving, de Algemene verordening gegevensbescherming, er een stuk ingewikkelder op geworden, vervolgt hij. “Als leidinggevende weet je nauwelijks nog wat je mag vragen aan de werknemer en waar je aan toe bent.”

Verzuim boven de norm

“Hoe dan ook betekent een ziekmelding dat de medewerker wordt gemist: niet alleen moet je achter die medewerker aan, er moeten ook werkzaamheden worden overgenomen en prestaties op peil gehouden. Het is nu eenmaal zo dat in het drukke leven van een manager het er gemakkelijk bij in kan schieten om achter een ziekmelding aan te bellen, maar op die manier verlies je wel direct grip op de situatie.”

Ziekmelding: wat mag u (niet) vragen?

  • Hoelang de werknemer verwacht afwezig te zijn.
  • Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en zijn (verpleeg)adres.
  • Informeren of er lopende werkzaamheden en afspraken zijn die moeten worden overgenomen.
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
  • U mag níét vragen of het verzuim werkgerelateerd is.
  • U mag ook een werknemer níét vragen naar de aard en de oorzaak van de ziekte.
  • Vertelt de werknemer vrijwillig over de oorzaak van zijn ziekte, dan mag u dit in principe níét opnemen in het personeelsdossier. Alleen een bedrijfsarts mag medische gegevens vastleggen.

Inmiddels bestaat er het beleid om standaard een verzuimcoach in te zetten bij leidinggevenden met frequent of langdurig verzuim boven de norm. De rest heeft vrijblijvend toegang tot de verzuimcoach, waar sommigen zo nu en dan gebruik van maken. Het goede gesprek voeren rondom verzuim blijft moeilijk en ingewikkeld, maar is tegelijkertijd de sleutel tot succes, aldus Gert-Jan Aleman. En uiteindelijk wil natuurlijk iedereen dat de medewerker weer aan het werk gaat.

In week één actie ondernemen

Sinds de gemeente met deze aanpak begon is het kortdurend verzuim sterk gedaald. Dat is uiteindelijk zelfs terug te zien in een verbeterde tevredenheid van de burgers, aldus Ed Moolhuizen. Recentelijk is sprake van een stabilisering in het verzuim, zegt Aleman. De recente onrust binnen de gemeente Den Haag zal ook niet meehelpen. De grote winst zit ‘m erin dat er in week één al actie wordt ondernomen, in plaats van dat de medewerker na zes weken wordt opgeroepen bij de bedrijfsarts.

WIA

De gemeente begon drie jaar geleden met het inzetten van verzuimcoaches vanaf de dertiende week. Aleman: “Dat is het kritieke moment dat je drie maanden onderweg bent. Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat de eerste maanden van verzuim bepalend zijn voor de duur ervan. Bij een verzuimduur van dertien weken is er al 60 procent kans om in de WIA terecht te komen. Het snel opstarten van de re-integratie kan de duur van het verzuim juist verkorten.” Met ondersteuning van de verzuimcoaches gingen de managers vanaf dat moment actief aan de slag met de aanpak van het verzuim en het re-integratietraject.

Iedere manager krijgt het verzuim wat-ie verdient

Verzuimnorm

Deze manier van werken beviel de organisatie zo goed, dat werd aangegeven dat dit best eerder in het proces mocht plaatsvinden. In eerste instantie was daarvoor geen geld of mankracht beschikbaar, maar op dit gebied is een businesscase heel gemakkelijk te maken, aldus de vitalitymanager. “Reken grofweg 250 euro per dag voor een zieke medewerker en nog eens dat bedrag als je voor vervanging zorgt. Dan kom je al snel tot de conclusie dat een juiste investering onderaan de streep veel oplevert, of je nu verzuimcoaches aanstelt, periodieke healthchecks of een vitaliteitsprogramma opstart. Dat werkt bovendien ook nog eens preventief.”

Zelf gaat de gemeente Den Haag binnenkort aan de slag met de volgende stap: het vanaf de eerste week actief inzetten van een POB, de praktijkondersteuner bedrijfsarts. Volgens Ed Moolhuizen valt er aan alles boven een verzuimnorm van 2 procent te werken. ‘Dat is een beetje met de natte vinger, maar geloof mij: iedere manager krijgt het verzuim wat-ie verdient.’

Reageer op dit artikel