Als medewerkers weer op pad gaan, is het niet ondenkbaar dat zich ergens ter wereld iets onverwachts voordoet. Weet uw organisatie dan precies waar alle reizende medewerkers zich bevinden? Kunt u binnen enkele minuten zien wie mogelijk te maken heeft met het incident, wie er veilig is en wie assistentie nodig heeft?

Volgens een onderzoek dat in oktober 2019 namens SAP Concur is uitgevoerd door BTN Group, is de veiligheid en het welzijn van reizende werknemers één van de belangrijkste zorgen van HR-stakeholders bij zakenreizen. In de toekomst valt te verwachten dat dit nog meer een prioriteit wordt. Bedrijven zullen hun data, systemen, processen en procedures onder de loep moeten nemen om te bepalen hoe zij de veiligheid van reizende medewerkers nog beter kunnen garanderen wanneer er ergens een onverwachte ontwikkeling is. En HR speelt daarbij een centrale rol.

Zorgplicht bij de moderne organisatie

De verantwoordelijkheden rond Duty of Care (‘zorgplicht’) kunnen bij meerdere bedrijfsafdelingen liggen, zoals HR, corporate travel, security en juridische zaken. Dit kan resulteren in een hoop grijze gebieden en zorgen voor onduidelijkheid over wie nu precies waar verantwoordelijk voor is. Travel managers kunnen er bijvoorbeeld van uitgaan dat zakenreizigers zelf contact opnemen als er ergens iets aan de hand is. Maar die werknemers nemen misschien eerder contact op met hun leidinggevende voor assistentie, in plaats van met de travel manager.

Lees ook: Na corona wordt het beter

Naast dit soort procedurele aspecten, is er ook vaak een gebrek aan bewustzijn en kennis over de beschikbare tools of over wat medewerkers moeten doen bij een veiligheidsincident. Zakenreizigers ontvangen van tevoren vaak geen contactinformatie van lokale zorginstellingen of veiligheidsdiensten. Toch is dit essentiële informatie die iedere medewerker voor vertrek zou moeten krijgen.

Morele, juridische en zakelijke componenten

Duty of Care gaat om de plicht van een organisatie om de veiligheid van zijn medewerkers te garanderen. Naast een morele component, zijn er ook juridische en zakelijke componenten waar HR-teams zich bewust van moeten zijn:

· Aansprakelijkheid en verplichtingen: in de meeste landen geldt lokale wet- en regelgeving die werkgevers verplichten om werknemers een veilige werkomgeving te bieden. Bij internationale reizen zijn deze wettelijke verplichtingen niet altijd even helder, maar volgens juridische experts betekent dit niet dat er geen wettelijke verplichtingen zijn om te zorgen voor de gezondheid en veiligheid van zakenreizigers in het buitenland.

· Zakelijke risico’s: met een solide plan kunnen HR-professionals hun meest waardevolle bedrijfsmiddel – hun werknemers – helpen beschermen. En daarmee zorgen ze ook voor de hele onderneming. Een slecht afgehandeld noodgeval van een zakenreiziger kan negatieve gevolgen hebben voor de reputatie, de concurrentiepositie, de bedrijfscontinuïteit en financiële gezondheid van het bedrijf.

Lees op PW. pro: Schade woon-werkverkeer: heeft de werkgever zorgplicht?

Wat kan HR doen?

HR-professionals kunnen stappen ondernemen om risico’s te verminderen en de veiligheid van medewerkers te verzekeren.

Ontwikkel compleet en goed doordacht beleid voor medewerkerveiligheid: nu medewerkers geleidelijk weer terugkeren naar kantoor en ook weer op reis gaan, worden HR-professionals weer verantwoordelijk voor de veiligheid op de werkplek en op reis. Daar hoort ook het ontwikkelen van beleid en een programma bij. Voor goed doordacht beleid rond de veiligheid van werknemers is het nodig dat risicomanagement, HR en corporate travel teams nauw met elkaar samenwerken. Samen moeten ze ervoor zorgen dat de veiligheidsprogramma’s voor de werkvloer en voor op reis goed op elkaar zijn afgestemd.
Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de middelen en procedures: één van de kerntaken van HR is dat ze medewerkers de juiste informatie en middelen bieden voor een veilige en effectieve werkomgeving. De effectiviteit van maatregelen rond veiligheid en gezondheid hangen voor een belangrijk deel af van het vermogen van een organisatie om goed te communiceren over deze onderwerpen. Met een doorlopende employee engagement-strategie, ondersteund door middelen en trainingen, kan HR samen met corporate travel er voor zorgen dat medewerkers up-to-date blijven over het beleid en de procedures rond risicomanagement tijdens zakenreizen.
Bied medewerkers geïntegreerde oplossingen waar ze overal en altijd toegang toe hebben: wanneer medewerkers eenmaal op pad zijn, moeten organisaties snel kunnen bepalen waar zij zich bevinden en moeten ze met ze in contact kunnen komen wanneer zich een incident voordoet. Iedere minuut die verloren gaat aan zoeken of contactpogingen, kan het risico vergroten. Organisaties met oplossingen die gebruikmaken van up-to-date reisinformatie en van 24/7 monitoring- en communicatiediensten kunnen hun werknemers sneller en beter assisteren in geval van een crisis.

Hoewel organisaties altijd te maken zullen hebben met onzekerheden, staat één ding vast: werknemers willen zich graag veilig voelen als het zakenreizen weer op gang komt. En daar hebben ze ook recht op. HR kan een cruciale rol spelen bij het ontwikkelen en implementeren van een goed Duty of Care-plan dat helpt om de zakenreizen van medewerkers veiliger en minder stressvol te maken, dankzij een goede planning.

Jan-Willem Basselier | director business development travel EMEA bij SAP Concur