Waarom je offboarding niet volledig kunt automatiseren

Recent vroeg Nextmoves, implementatiepartner van HR-software, 300 HR-professionals naar hun verwachtingen over HR-automatisering. Een derde van de ondervraagde HR-professionals verwacht dat offboarding in 2030 volledig geautomatiseerd zal zijn. Een beperkte scope van offboarding of een kwestie van vooruitgangsoptimisme?
Delen:

Alleen als je offboarding puur als een formeel juridisch, administratief proces ziet, lijkt het mij mogelijk om dat geheel te automatiseren. Echter, offboarding is veel meer dan dat. Minstens zo belangrijk bij offboarding is het intrapersoonlijke aspect. Op goede en respectvolle wijze afscheid van elkaar nemen. Ervoor zorgen dat medewerkers de organisatie als ambassadeur verlaten.

Lees ook: Goede offboarding: maak van vertrekkende medewerkers ambassadeurs

Voordelen ambassadeurs

Wat zijn de voordelen van een goede offboarding? Waarom is het zo belangrijk dat medewerkers de organisatie als ambassadeur verlaten? Daar zijn verschillende redenen voor. Ambassadeurs kunnen o.a.:

  • een positieve review over hun ex-werkgever achterlaten op bijvoorbeeld Glassdoor of Indeed. In onderzoek van Indeed geeft 33 procent van de sollicitanten aan dat online reviews een doorslaggevende rol spelen bij het al dan niet accepteren van een baan. In datzelfde onderzoek geeft 73 procent van de werkzoekenden aan de reputatie van een organisatie belangrijk te vinden bij het zoeken naar vacatures;
  • fungeren als katalysator voor tevreden medewerkers: Hoe positiever jij bent over de ex-medewerker, hoe positiever huidige medewerkers over jou als werkgever zijn;
  • sollicitanten naar je doorverwijzen;
  • klanten naar de doorverwijzen;
  • leverancier worden. Dat is prettig samenwerken. Zij of hij weet immers precies waaraan producten of diensten moeten voldoen en hoe processen en dergelijke georganiseerd zijn;
  • samenwerkingspartner worden;
  • terugkeren als medewerker (boemerang recruitment).

Maar denk je dat een medewerker die weggaat, en waarvan de offboarding (alleen) is afgehandeld door een systeem, ambassadeur van jouw organisatie wordt? Dat lijkt me zeer sterk. Persoonlijk contact rondom het afscheid van een medewerker blijft zeer belangrijk. Al kunnen de formele processen rondom de beëindiging van het dienstverband natuurlijk wel prima geautomatiseerd verlopen.

Lees ook: Einde arbeidsovereenkomst

Maak het memorabel

Als bekend wordt dat een medewerker weggaat, moet je laten blijken dat je haar of hem waardeert en respecteert. Daar hoort ook een memorabel afscheid bij waar met warme gevoelens aan teruggedacht wordt. Dat hoeft zeker niet altijd een groots feest te zijn. Een persoonlijk cadeautje, warme afscheidswoorden, via een video gedeelde herinneringen, een fijne LinkedIn-aanbeveling. Als het maar van waarde is voor de vertrekkende medewerker. Vertelt de vertrokken medewerker erover aan anderen, dan zit je goed.

Belang exitgesprek

Ook het exitgesprek moet niet vergeten worden. Als organisatie probeer je hier waardevolle informatie uit te halen, bijvoorbeeld over hoe je nog een betere werkgever kunt worden. Wat kan anders of beter? Wat is juist heel goed? Benadruk aan het einde van het gesprek dat je de terugkoppeling waardeert en dat je er voor zover mogelijk écht iets mee gaat doen! Geef bij het afronden van het gesprek aan hoe je in de toekomst contact gaat onderhouden, bijvoorbeeld via een alumnigroep op LinkedIn of via een maandelijkse e-mail. Juist het benadrukken van het belang van de gegeven feedback en het feit dat contacten warm blijven, zijn belangrijke aspecten van het exitgesprek.

Een gedeelte van het offboarding-proces kan zeker geautomatiseerd worden. Maar wil je als HR-professional dat medewerkers met een goed gevoel vertrekken, met alle voordelen van dien, dan blijft het een ‘mensenzaak’!

Hoofdredacteur Marco Hendrikse
Marco Hendrikse is manager content bij de
Academy for Recruitment en artra