artikel

‘Sollicitanten krijgen een vipbehandeling’

Instroom

Om op de krappe arbeidsmarkt goed opgeleide monteurs te werven, gooide Van Lente Systeemintegratie uit Deventer het roer om. Werving via eigen personeel en zonder recruitmentbureaus bevalt hen beter. Dat vereist goed zicht op de employee experience. Die meten ze met een modern meetplatform.

‘Sollicitanten krijgen een vipbehandeling’

Bij Van Lente durven ze het tegenwoordig ‘anders’ te doen. Het bedrijf met ruim 150 medewerkers zorgt voor automatiseringsoplossingen en onderhoud. Daarvoor is goed opgeleid elektrotechnisch personeel nodig. Met een jaarlijkse groei van zo’n 10 procent en een bescheiden verloop (8 procent) worden jaarlijks tientallen techneuten geworven. “In 2018 mikten wij op 20, dat werden er 27. Het jaar daarvoor 23, toen 17 het doel was. Dat zijn flinke aantallen in de techniek”, zegt hun recruitmentspecialist Marcel Brilman.

De omslag

Deze resultaten waren in 2016 niet vanzelfsprekend, schetst Monica Ubas, manager HRM én marketing. “We merkten dat werven moeilijker werd en dat geschikte kandidaten die wel wilden, ons vaak nog niet kenden.” Toen ging het roer om. De focus is verlegd naar employer branding en personeelswerving via eigen medewerkers. Er zijn twee zzp’ers binnengehaald: Brilman als recruitmentspecialist en inmiddels ook een communicatiespecialist. Van externe recruitmentbureaus is afscheid genomen. Ubas: “We wilden dat meer zelf doen. We merkten dat kandidaten van bureaus niet altijd goed bij ons passen en vaak ook sneller vertrekken.”

Monteurs hebben een authentiek verhaal, een waardevol netwerk en zij weten wat wij zoeken

Zo werden recruitmentkosten (destijds 1,5 ton) omgezet naar een breed marketingbudget voor de organisatie. Het doel voor HR was om een nieuwe werkenbij-site te lanceren en medewerkers te helpen om ‘recruiters’ te worden. Brilman: “Zij hebben een authentiek verhaal, een waardevol netwerk en zij weten wat wij zoeken. Wij moesten medewerkers vooral bewust maken van welke impact zij kunnen hebben en hoe.”

Medewerkers worden hierbij ondersteund en ontvangen een referral fee van 1500 euro voor een nieuwe collega. Zo komt 30 procent van de kandidaten inmiddels binnen. De rest via campagnes op Facebook en LinkedIn, brede PR- en marketingacties, gratis vacaturebanken zoals Indeed en sporadisch een betaalde vacaturebank.

Lees ook: Floor Nobels: ‘Recruitment moet dicht bij mensen blijven’

Opleiden

Het bedrijf deed al veel aan opleiden: voor eigen medewerkers en samen met technische opleidingen. Er worden jaarlijks duizend studenten geholpen met praktijkopdrachten, gereedschap en apparatuur gesponsord door toeleveranciers. Deze ontwikkelrol wilde het bescheiden bedrijf beter uitdragen. Wat intern voorheen ‘het schooltje van Monica’ heette, is na rebranding de Van Lente Academie geworden.

Uitmuntende candidate experience

Omdat er altijd plek is voor nieuwe mensen, wordt ook dat beter uitgedragen met de campagne Altijd Ruimte Voor Talent. Die heeft twee doelen: kandidaten direct laten merken hoe welkom ze zijn door een uitmuntende candidate experience. En zeker net zo belangrijk: bestaande medewerkers ervan doordringen hoe belangrijk nieuw talent is voor de organisatie.

De parkeerplaats voor sollicitanten naast de ingang van Van Lente Systeemintegratie

Kandidaten krijgen een vipbehandeling. De parkeerplaats direct naast de voordeur is niet voor de directeur, maar voor sollicitanten. Brilman: “Een gimmick die geweldig werkt. Leuk voor kandidaten, maar nog belangrijker: dit vergroot ook het bewustzijn van medewerkers die dagelijks langs de parkeerplek lopen. In het begin riep dat intern ook vragen op. Dat was het perfecte moment om onze nieuwe aanpak te introduceren en medewerkers te activeren.” De speciale parkeerplaats kreeg veel publiciteit, tot landelijke televisie (RTL Z) aan toe. “En dat met een parkeerbordje van vijf tientjes.”

Voor een goede candidate experience moet wel meer gebeuren. De agenda van kandidaten is leidend bij het plannen van afspraken. Sollicitanten parkeren direct voor de deur en zien binnen hun naam op een welkomstbord. Ze krijgen altijd binnen tien dagen een reactie op hun sollicitatie. En als iemand twijfelt? “Dan regelen we een meewerkdag met nieuwe collega’s”, vertelt Brilman. “Daarnaast ziet iedereen natuurlijk meteen onze Academie. Je krijgt aan het eind van een sollicitatiegesprek nog net geen ijsje, al zou dat ook een goed idee zijn.” Ubas: “En komt iemand spontaan langs? Dan maken we direct tijd voor een goed gesprek. Als dat wederzijds goed voelt, geven we iemand de kans.”

Medewerkerstevredenheid

De hele aanpak begint bij de focus op beïnvloeding van bestaande medewerkers. Brilman: “Zij worden pas ambassadeurs als zij echt blij zijn met Van Lente. Daarom meten we structureel de medewerkerstevredenheid en of medewerkers bereid zijn ons aan te bevelen in hun netwerk: de promoters die ons het cijfer 9 of 10 geven. Daarnaast zijn er de passives die een 7 of 8 geven en detractors: van 0 tot 6. Wij willen van iedereen weten wat er goed gaat en wat er beter kan.”

De parkeerplaats voor sollicitanten is een gimmick die geweldig werkt

Online meetplatform

Om dat goed te kunnen meten, wordt een modern online meetplatform (GrowPromoter) ingezet, geschikt voor klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). “Ook klanttevredenheid willen we meten, maar we begonnen bewust bij medewerkers. Het voelt ook veiliger om eerst zo ervaring op te doen, voor we bij klanten aankloppen.”

In september 2018 is de eerste meting gehouden. Medewerkers kregen per e-mail een uitnodiging om (onder werktijd) een korte vragenlijst in te vullen. Dat begon met één belangrijke vraag voor de beroemde employee Net Promoter Score (eNPS): “Hoe waarschijnlijk is het dat jij je werkgever aanraadt bij anderen op een schaal van 0 tot 10?” Daarna konden deelnemers ook de andere vragen beantwoorden over leiderschap, vitaliteit, werkinhoud, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling en communicatie. Brilman: “Ons doel was een korte meting van acht minuten per medewerker. In de praktijk werd dat iets meer, maar het was veel sneller dan een traditioneel MTO. Dat zorgt voor hogere respons en betere feedback. Voor veel vragen konden we goed uit de voeten met standaardvragen in het meetplatform. Daar bleek echt goed over nagedacht. Voor maatwerkvragen krijgen wij hulp van een experience expert van GrowPromoter.”

Resultaten

Alle uitkomsten zijn gebundeld op één centraal dashboard. Van de 156 uitnodigingen hebben 138 medewerkers de eNPS-vraag beantwoord. Daarna hebben 120 medewerkers ook alle andere vragen beantwoord. “Een mooie score. Met de uitkomsten zijn we intern aan de slag gegaan. Want meten heeft pas zin als je er wat mee doet. Dan willen medewerkers zeker hun mening geven. Het aantal promoters (45,7 procent) bleek hoog, de detractors beperkt (6,5 procent) en er zijn flink wat passives die in potentie promoter kunnen worden. Door naar alle feedback te luisteren en er samen wat mee te doen, kun je de eNPS direct beïnvloeden.”

Actiepunten

Belangrijke uitkomsten zijn door directie en HRM al vertaald naar actiepunten. HRM gaat bijvoorbeeld de loopbaanpaden beter zichtbaar maken. Ubas: “Wij bieden ruimte voor talent en ontwikkelmogelijkheden met onze Academie. Toch blijken de mogelijkheden bij medewerkers nog niet altijd bekend. Vooral onze loopbaanpaden moeten we verduidelijken, toont het onderzoek.”

Een korte meting met ons online meetplatform geeft hogere respons en betere feedback

Teambijeenkomsten

Ook alle teams van het bedrijf bespreken de uitkomsten van het MTO en vertalen ze in actiepunten. Als PW. bij zo’n teambijeenkomst in de kantine aanwezig is, blijkt dat heel organisch te verlopen op basis van de onderzoeksresultaten. De monteurs van Klantenteam 5 blijken enthousiast over de werksfeer, doorgroeikansen en samenwerking binnen het eigen team. Maar de ondersteuning in werktaken en duidelijkheid over ontwikkelmogelijkheden kan volgens de monteurs wel beter. “Dat nemen we mee in ons teamoverleg om er concrete actiepunten van te maken”, agendeert de teamleider.

Net als bij andere teams komt ook de methode van beoordelen en belonen ter sprake. Brilman: “Dat gebeurt nu eens per jaar, waardoor het vaak een momentopname van de laatste drie maanden is. We zoeken nu een tool om de dialoog tussen medewerker en leidinggevende gaande te houden.” Dat vindt het team een goed idee.

Van Lente houdt in september voor het eerst een klanttevredenheidsonderzoek met hetzelfde meetplatform. “Krijgen wij die uitkomsten ook te zien?” oppert een monteur. Een goed idee, reageert Brilman: “Klantfeedback kunnen we mooi delen op een scherm in de kantine. Daar maken wij een actiepunt van.”

In juni wordt de medewerkerstevredenheid ook opnieuw gemeten. Ubas: “Daarvoor stemmen wij samen met onze vaste experience expert van de leverancier af op welke vragen we nu verder willen inzoomen. Nieuwe inzichten leiden tot nieuwe vragensets en een verdieping in tevredenheid. Dat zorgt uiteindelijk voor meer ambassadeurs en betere wervingsresultaten.”

Reageer op dit artikel