nieuws

6 functionaliteiten die een HR-systeem ouderwets maken

Organisatie & Strategie

6 functionaliteiten die een HR-systeem ouderwets maken

Bedrijven gaan de komende jaren flink investeren in nieuwe HR-systemen, voorspellen de analisten. Veel systemen worden vervangen door systemen in de cloud, analistenbureau Forrester verwacht een groei van 16 procent in 2016.

Gaat u uw HR-systeem vervangen, of nieuwe software aanschaffen voor een HR-proces, dan zijn dit 6 functionaliteiten die u liever niet meer in het nieuwe HR-systeem terugziet:

  1. Logge maatwerksystemen
    ‘Mensen zijn vanuit de thuissituatie gewend aan Spotify of Netflix, diensten die beschikbaar worden gesteld. Hier kunnen ze zelf mee aan de slag. Ze zijn gewend aan devices die het altijd doen en het liefst ook altijd beschikbaar zijn’, zegt accountmanager Martijn Poll van Topdesk. De werkvloer loopt – gelukkig steeds minder – achter. ‘Met maatwerk loop je het risico snel achter de feiten aan te lopen.’
  1. HR-systemen die draaien op een mainframe of via een client-server-omgeving
    Poll: ‘Als de software die niet buiten het domein beschikbaar is, dan loopt een bedrijf achter.’ ‘Het HR-systeem zal 24/7 – behoudens onderhoud -, locatie-onafhankelijk beschikbaar moeten zijn. Dat maakt systemen die in een clienstserveromgeving staan of op een mainframe draaien onaantrekkelijk’, vult partner Wim Ydo van Vroom aan.
  1. Een HR-systeem waar geen selfservice mogelijk is
    Selfservice is – hoewel het technologisch al jaren mogelijk is – toch iets van de laatste jaren, merkt Ydo op. ‘Pas de laatste jaren met de komst van andere selfservice-oplossingen – zoals telebankieren, of het boeken van reizen -, het wijd verspreide gebruik van internet en de smartphone, is ook bij eHRM populair geworden.’ Nu is het een functionaliteit die onmisbaar is voor een nieuw HR-systeem. Een functionaliteit die wel echt rekening moet houden met de gebruiker. ‘Systemen waarbij de medewerkers voor de selfservice een opleiding moeten hebben, zullen zichzelf uit de markt prijzen. Bovendien is hierbij het risico dat de selfservice niet of slechts beperkt operationeel gaat een stuk groter,’ zegt Ydo. De gebruiksvriendelijkheid van systeem verhogen kan bijvoorbeeld door een flexibele deels door de medewerker in te stellen startpagina voor selfservice, met relevante informatie, zoals verlofsaldi, declaratie overzicht en afgesproken acties.
  2. Ongebruiksvriendelijke software
    Doordat door selfservice medewerkers steeds vaker het systeem gebruiken, is het belangrijk dat de software gebruiksvriendelijk is. ‘Nieuwe HR-oplossingen zullen intuïtief moeten zijn, of gemakkelijk te gebruiken. Gebruikers zijn immers niet langer specialisten en voeren een proces sporadisch uit’, zegt Ydo. Een systeem moet daarom geen onnodige ballastgegevens presteren, zoeken op inhoud mogelijk maken en optimale digitale ondersteuning bieden. In dat laatste geval biedt het systeem bijvoorbeeld de mogelijkheid om controles uit te voeren op waarden en automatisch documenten te genereren waardoor een dossier direct compleet wordt.
  1. Software zonder API’s
    Het wordt steeds belangrijker voor medewerkers om tijds- en locatieonafhankelijk te werken. Dat kan bijvoorbeeld via een app. En dan is een API (application programming interface) – de manier waarop software communiceert met elkaar – onmisbaar, vindt Poll. ‘Met een API kunnen er zelf apps gemaakt worden of integraties gemaakt worden met een intranet of andere tooling. Dit is noodzakelijk voor de mogelijke shift naar werken met apps. In de praktijk zie ik dit nog weinig.’
  1. Een systeem met alleen tekst
    Beeld spreekt. Op sociale media als Facebook of Twitter wordt eerder geklikt op een bericht met beeld dan een bericht zonder. Beeld vertelt direct een verhaal. Een systeem dat geen visuele content mogelijk maakt, is uit de tijd. Ydo: ‘Het is belangrijk dat visuele ondersteuning van het proces mogelijk is. Bijvoorbeeld door instructievideos op te kunnen roepen.’
Reageer op dit artikel