artikel

Proactiviteit met zorg: 8 tips

Personeelsmanagement

Iedereen heeft het er over. Medewerkers moeten meer initiatief nemen en zelf werken aan hun toekomst en behoud van werkvermogen. Proactief gedrag lijkt het toverwoord, maar vraagt om een zorgvuldige aanpak.

Proactiviteit met zorg: 8 tips

In vacatureteksten en functieomschrijvingen wordt steeds vaker gesproken van proactief gedrag. In een dynamische omgeving willen we dat medewerkers het heft in eigen hand nemen en anticiperen op veranderingen in de organisatie en de (arbeids)markt. Van medewerkers verlangen we dat ze zelf aangeven wat ze nodig hebben om nu en in de toekomst goed te kunnen functioneren. Vragen om proactief gedrag klinkt heel plausibel, maar kent een aantal haken en ogen.

Proactiviteit in de wetenschap

Wat zegt de literatuur over proactief gedrag? Proactieve medewerkers denken, overleggen, plannen, berekenen, handelen met vooruitziende blik en anticiperen op de toekomst (Bateman & Crant, 1999). Door anticiperend te handelen proberen werknemers expliciet een merkbaar effect voor zichzelf of de omgeving te realiseren (Bateman & Crant, 1993; Crant, 2000). Een vorm van proactief gedrag is jobcrafting (Wrzesniewski and Dutton’s, 2001) maar ook rolaanpassing (Clegg and Spencer, 2007) en komen tot i-deals (maatwerkafspraken over ontwikkelmogelijkheden en arbeidsvoorwaarden (Rousseau et al., 2006) kun je eronder scharen. Het begrip heeft overeenkomsten met eigenaarschap en bevlogenheid, maar benadrukt meer het eigen initiatief en zelfsturend vermogen waarbij men anticipeert en veranderingen teweeg probeert te brengen.

Dit ‘ondernemerschap’ draagt bij aan het succes van organisaties én aan de loopbaan en inzetbaarheid van de medewerker zelf

Voordelen van initiatiefrijke medewerkers

Proactieve medewerkers doen suggesties voor verbeteringen, stellen zaken ter discussie en denken na over hoe ze hun werk zo goed mogelijk kunnen blijven doen. Dit ‘ondernemerschap’ draagt bij aan het succes van organisaties én aan de loopbaan en inzetbaarheid van de medewerker zelf. Met initiatiefrijke medewerkers zijn organisaties wendbaar, ze versterken hun innovatiekracht en blijven zodoende de concurrentie voor.

Constructieve rebellie

Initiatiefrijke medewerkers dagen de status quo uit en willen zaken veranderen. Bij een oproep tot proactief gedrag vraag je indirect om een vorm van rebellie. Daar moet je als werkgever en leidinggevende wel op voorbereid zijn en rekening mee houden. Als leidinggevende zul je enige ruimte moeten bieden aan missers en constructieve rebellie. Als je dit niet doet, dan kan dit leiden tot conflicten. Er zijn studies bekend waaruit blijkt dat naarmate de proactiviteit van medewerkers toeneemt er meer conflicten zijn met leidinggevenden.

Ook ligt er het gevaar op de loer dat de anticiperende medewerker door de rest van een team als betweterig of eigenwijs wordt bestempeld. Bovendien moet de leidinggevende rekening houden met de behoefte van een anticiperende medewerker aan meer tekst en uitleg. Deze werknemer zal niet klakkeloos een opdracht uitvoeren, maar willen weten waarom, waartoe en waarvoor het moet. Ook zal hij komen met suggesties voor verandering. Dit kan processen vertragen en leiden tot meer overleg en discussie.

Loopbaanontwikkeling

Als initiatiefrijke medewerkers onvoldoende loopbaanmogelijkheden binnen de organisatie zien, is de kans groot dat ze deze elders zullen realiseren en gaan jobhoppen. Het wisselen van baan kan, naast het hebben van onvoldoende ontwikkelmogelijkheden, ook voortkomen uit frustratie. Als je mensen vraagt om initiatiefrijk te zijn, maar alle initiatieven worden vervolgens aan de kant geschoven, veranderingen worden top down doorgevoerd en fouten afgestraft, dan zullen proactieve medewerkers zich niet in de organisatie thuis voelen en neemt de kans op verloop toe.

We hebben te maken met een dilemma. Proactief gedrag willen we stimuleren, omdat we vinden dat medewerkers zelf ook een rol hebben als het gaat om de toekomst. We willen alleen niet dat het doorslaat, onvoorziene en ongewenste neveneffecten oplevert, of dat mensen achterblijven of gefrustreerd raken. Om het initiatief onder medewerkers te stimuleren en te voorkomen dat ze de bocht uitvliegen is het belangrijk om rekening te houden met individuele verschillen en te zorgen voor de juiste context en randvoorwaarden.

8 tips voor proactiviteit met zorg

  1. Wees transparant
    Stel als organisatie voldoende informatie beschikbaar, zodat medewerkers de juiste afwegingen kunnen maken. Zonder de juiste informatie is het lastig om de juiste initiatieven te ontplooien.
  2. Zorg voor ondersteuning en leiderschap
    Stimulerend leiderschap, uitwisseling van informatie en vaardigheden als conflicthantering zijn belangrijk. Medewerkers moeten voldoende autonomie krijgen om initiatieven te ontplooien en hun stem te laten horen. Dit betekent een kwetsbaardere en meer faciliterende rol voor de leidinggevende dan in een organisatie waar activiteiten en processen zijn dichtgetimmerd. Bereid leidinggevenden voor op deze (nieuwe) rol.
  3. Bepaal spelregels en kaders
    Met een oproep tot proactief gedrag zullen medewerkers onvoorziene en niet-voorgeschreven acties ondernemen. Bepaal met elkaar de spelregels en kaders waarbinnen je proactief gedrag verlangt en toejuicht, maar bespreek met elkaar ook de grenzen om onaangename verrassingen te voorkomen. Een gemeenschappelijk uitgedragen doel helpt daarbij.
  4. Open de cultuur
    Voor proactief gedrag is een veilige cultuur noodzakelijk. Een cultuur waarin zaken gezegd mogen worden, uiteraard met mate en respect voor elkaar, en een cultuur waar ruimte is om te experimenteren en waarbij medewerkers vroegtijdig worden betrokken bij ontwikkelingen. Medewerkers moeten ervan op aan kunnen dat afwijkende ideeën niet zomaar afgestraft worden of een belemmering vormen voor promotiekansen.
  5. Zorg dat wat je uitdraagt past bij de aard van het werk
    Vraag niet om initiatiefrijk gedrag als het werk sterk geprotocolleerd is. Proactief gedrag past bijvoorbeeld goed bij een agile manier van werken. Agile werken nodigt mensen uit om mee te denken en continu bezig te zijn met verbetering. Je geeft hiermee volop ruimte aan proactief gedrag.
  6. Weet wat je in huis haalt
    Proactief gedrag heeft te maken met persoonlijkheid. Bespreek met nieuwe medewerkers wat je van ze verwacht maar vraag ook waar ze zich goed bij voelen. Dan kan je ze gericht ondersteunen en kun je ook zorgen voor een goede mix binnen je team. Niet alleen maar haantjes maar ook geen kudde lammetjes.
  7. Zorg dat niemand achterblijft
    Voor sommige medewerkers is een proactieve houding gemakkelijker dan voor een ander. Een basisniveau valt goed te trainen maar accepteer ook de verschillen.
  8. Wees voorbereid op verrassingen
    Als medewerkers proactiever worden neemt het risico op verrassingen toe, het gedrag van medewerkers en daarmee resultaten worden minder voorspelbaar. Zorg dat je goed in gesprek blijft met elkaar om verrassingen tijdig te signaleren en erop in te kunnen spelen.

Dit artikel is geschreven door Hella Sylva en Francel Vos. Zij zijn beiden senior consultant strategisch HRM bij Berenschot.

Reageer op dit artikel