Zo maak je de omslag naar evidence based HR

HR is van oudsher de softe kant van de organisatie. Maar ook de softies ontkomen niet meer aan het werken met ‘harde’ data. Aan de slag dus met HR-analytics. Myra van Herwijnen, manager Kenniscentrum Employee Benefits bij VLC & Partners, legt uit waarom dat moet en wat je ermee wint.

HR-analytics? Grote kans dat bij menig HR-professional de haren overeind gaan staan bij het horen van die term. Data en ICT zijn traditiegetrouw niet het domein van de mensgerichte HR-afdeling, maar die ‘harde’ kant is inmiddels wel een onmisbaar onderdeel geworden van het werk.

“Als HR ben je niet meer alleen operationeel bezig, je bent businesspartner geworden voor management en de finance-afdeling”, zegt Myra van Herwijnen. “De rol verandert van operationele ondersteuner naar adviseur over de strategische inzet van personeel. Data-analyse kan je helpen om inzicht te geven in hoe het bedrijf ervoor staat en – belangrijker nog – om een strategische personeelsplanning te maken.”

Data geeft controle

Mooi, die data-analyse, maar waar vind je de tijd als je met nog zo veel andere dingen bezig bent? “Daar zit juist de oplossing: data gaat je helpen om meer inzicht en controle te krijgen, wat tijd kan besparen. Je hoeft het niet alleen te doen, want er zijn genoeg anderen die je kunnen helpen. Er is al veel data voorhanden, bijvoorbeeld bij je verzekeraar en je arbodienst. Een goede adviseur kan je bijstaan in het ordenen van die data en analyseren ervan.”

Bovendien: als HR een serieuze gesprekspartner wil zijn voor de CEO, zal het gesprek niet alleen meer op basis van onderbuikgevoel moeten plaatsvinden, maar ook op basis van ‘harde’ cijfers. “Je hebt nu eenmaal data nodig om je argumenten te onderbouwen. Precies: die evidencebased HR dus.”

De mens blijft centraal staan

Data-analyse is al heel gewoon bij afdelingen als Sales, marketing en finance. Voor HR is het nog minder gewoon, zegt Myra. “Belangrijk om te weten is dat het altijd om mensen blijft gaan. Juist de mens staat tegenwoordig veel meer centraal door alle aandacht voor vitaliteit en werkgeluk. People analytics gaat om veel meer dan alleen de output. Het helpt je om gericht verzuim aan te pakken en te werken aan thema’s als bevlogenheid en generatiebeleid.”

Met meer inzicht in je werknemersbestand en verzuimcijfers kun je bijvoorbeeld inzetten op een generatiepact, geeft Myra als voorbeeld: “Oudere medewerkers kunnen minder uren gaan werken. Dat verkleint de kans op uitval en schept meteen ruimte om jongeren een vaste baan te bieden.”

Schakel hulp in

Veel data heb je dus al, via de salarisadministratie, de verzekeraar en de adviseur. Het is de truc om al die data slim aan elkaar te koppelen. Een adviseur kan daarbij helpen. “Een verzekeringsadviseur is iemand van de cijfers en is tegenwoordig al standaard bezig met data-analyse. Die kan dus veel meer voor je betekenen dan alleen het regelen van je verzekeringen”, zegt Myra. “En je kunt ook in je team iemand aanwijzen die zich buigt over alles wat met data te maken heeft.”

Ben je niet groot genoeg om in het HR-team een data-expert te benoemen, dan is het ingewikkeld om met data-analyse aan de slag te gaan. “Doe dan een beroep op je adviseur en zie dat als een partnerschap in evidence based HR. Want dat doe je er niet even bij.”

Kijk ook om je heen: hoe staat het met de arbeidsvoorwaarden bij de concurrentie?

Uitlezen én uitvragen

Bij een onderwerp als verzuim kun je veel data uitlezen: hoe lang zijn mensen ziek, in welk deel van je organisatie zijn mensen vaker ziek, welke kosten zijn ermee gemoeid? Maar uitlezen is maar een deel van het verhaal. “Om inzicht te krijgen in de wereld achter de cijfers moet je ook data ophalen bij de medewerkers. Waar lopen ze vast en waar liggen hun behoeftes? Bezig zijn met data is dus ook zelf data verzamelen die voor jouw organisatie relevant is. Pas als je weet wat er speelt, kun je een goed onderbouwd strategisch plan maken. Zeker als je bijvoorbeeld wilt werken aan je employer branding – wat wil je uitstralen – zul je de emoties en behoeften van je medewerkers moeten vangen.”

Als je een bak met data hebt, ben je er nog niet, waarschuwt Myra. “Je moet inzicht krijgen. Kijk ook om je heen: hoe staat het met de arbeidsvoorwaarden bij de concurrentie en hoe verhouden jouw arbeidsvoorwaarden zich daarmee? Moet je meer inzetten op keuzebudgetten? Vragen die je alleen kunt beantwoorden als je de relevante data hebt.”

Zes stappen naar evidence based HR

Zoals met alles begint data-analyse met de eenvoudige vraag wat je doel is. “Meten is weten, maar zorg eerst dat je weet wat je wilt meten. Waar wil je precies op sturen? Wil je je ziekteverzuim terugdringen, wil je een strategische personeelsplanning maken, wil je een generatiepact opzetten? Of wil je dat allemaal? Ga niet zomaar wat data verzamelen. En daarbij helpt een stappenplan.” Volgens Myra is de weg naar evidencebased HR zes stappen lang:

  • Wat wil je?

Vraag jezelf af wat het doel is van je data-analyse. Wil je inzicht in de huidige situatie of wil je er strategisch mee aan de slag? En wat wil de rest van de organisatie ermee? Zorg dat je weet welke data je nodig hebt.

  • Zoek bronnen

Data is overal: bij je eigen organisatie, de salarisadministratie, de arbodienst, de verzekeraar. En vergeet niet dat het gaat om data uitlezen én data uitvragen: je werknemers zijn een belangrijke databron.

  • Maak een nulmeting

Leg vast hoe de organisatie er nu voorstaat. Zorg ervoor dat je een analyse maakt van de schone data

  • Maak scenario’s

Bouw op basis van de opgedane inzichten scenario’s en bepaal welke interventies nodig zijn om dat scenario werkelijkheid te laten worden.

  • Actie!

Ga aan de slag met de interventies en communiceer daar vooral over. Neem de mensen mee in het traject.

  • Doe een 1-meting

Meet na verloop van tijd wat de interventies hebben opgeleverd. Moet je bijsturen of niet? Is je doel behaald? Zo ja, dan is het tijd om nieuwe doelen te stellen: deze stap is in feite weer stap 1.

Dit artikel is gesponsord door VLC & Partners

Dit vind je misschien ook interessant