Door je medewerkers te stimuleren zich te ontwikkelen, investeer je ook in de toekomstbestendigheid van je eigen organisatie, zegt Van der Zwan, voorzitter van Noloc, beroepsvereniging van en voor loopbaanprofessionals en jobcoaches. “Het is alleen al goed om beter zicht te krijgen op het potentieel in je organisatie. En je kunt met een ontwikkelgesprek vroegtijdig signaleren of iemand overbelast is, of juist onderbelast. Medewerkers moeten vitaal zijn om mee te kunnen doen in de huidige arbeidsmarkt."

Uit de structuur stappen

Een loopbaanontwikkelgesprek is dus noodzaak voor werkgevers. Maar wat houdt het nu precies in en hoe voer je het? “Het is belangrijk dat je in zo’n gesprek uit de structuur stapt waarmee je iemand voor het blok zet – zoals bijvoorbeeld bij een
beoordelingsgesprek. Dat is nou net niet de bedoeling”, zegt Van der Zwan. “Vraag bijvoorbeeld als eerste aan een medewerker: wat heb jij het afgelopen jaar geleerd of anders gedaan? Dat hoeven geen grote dingen te zijn; iemand kan bijvoorbeeld op eigen initiatief geëxperimenteerd hebben met een andere aanpak. Met zo’n vraag krijg je een andere dynamiek in het gesprek. Je krijgt een meer gelijkwaardige interactie en zet mensen aan om na te denken over wat ze doen. Mensen krijgen daarmee meer zelfvertrouwen in het omgaan met verandering.”

Vraag bijvoorbeeld als eerste aan een medewerker: wat heb jij het afgelopen jaar geleerd of anders gedaan?”

Een tweede vraag zou kunnen zijn: waar wil je in onze organisatie van betekenis zijn en wat onderscheidt jou van anderen? “Dan nodig je iemand uit om iets over zichzelf te vertellen. Daarvoor is wel een veilige en vertrouwde omgeving nodig waarin iemand zich durft bloot te geven.”

Realiteitscheck

Die twee vragen bieden de ingang voor een realiteitscheck waarmee een medewerker kan bepalen of zijn werk nog wel uitdagend genoeg is, of juist te veel. Je kunt daarmee ook inzoomen op wat er in het vakgebied gebeurt en wat dat voor iemand betekent. “Je gaat meer samen een dialoog aan, waarin je ook onderzoekt of iemand nog in balans is.”

Drie opties

Van Zwan benadrukt dat een ontwikkelgesprek juist níet gaat over wat iemand goed of fout doet, maar over de dialoog. “Nodig mensen uit om te vertellen wat ze hebben geleerd en hoe ze zich willen ontwikkelen.” Als je dat duidelijk hebt, zijn er drie opties. “Je kunt gaan vernieuwen, je kunt even pas op de plaats maken en gaan verdiepen om iets beter in de vingers te krijgen en je kunt aan de slag met iets wat blijkt te schuren. Daarmee voorkom je verzuim en voortijdig vertrek. Dat valt simpelweg ook binnen de zorgplicht die je als werkgever hebt.”

Zelf voeren of extern

Een ontwikkelgesprek kun je volledig door een externe specialist laten voeren, maar het is ook mogelijk om een eerste- en tweedelijnsaanpak te kiezen. Daarbij voer je als leidinggevende of HR het gesprek met de medewerker. “Als er signalen zijn dat er meer nodig is, kun je iemand doorverwijzen naar de loopbaanspecialist. Dat kun je ook doen als je merkt dat iemand zich in het gesprek moeilijk kan openstellen. Het kan een voordeel zijn om het gesprek uit de context van de organisatie te halen, in een veilige en vertrouwenwekkende omgeving waar iemand zich vrijer voelt.”

Acties met elkaar afspreken

We hebben dus de eerste 3 stappen gehad: terugblikken op wat iemand geleerd heeft, de realiteitscheck die duidelijk maakt of iemand nog wel in balans is en inventariseren waarin iemand zich wil ontwikkelen.

Stap 4 is acties met elkaar afspreken. Afhankelijk van je strategie kun je die acties neerleggen bij de medewerker of bij iemand anders. “Merk je dat iemand op het randje van overbelasting zit, dan is het tijd om ondersteuning in te zetten. Daar maak je afspraken over en natuurlijk moet je dat blijven volgen. Stel dat iemand aangeeft zich te willen vernieuwen, dan kun je een opleiding inzetten. Er is altijd wel een actiepunt, want zonder actie blijft het alleen maar bij praten.”
Van Zwan raadt aan om eens per jaar een ontwikkelgesprek te houden. “Dan weet je van elkaar waar je staat en hoe de onderlinge verbinding is. Afhankelijk van wat er uit zo’n gesprek komt, is er een vervolg.”

Comfort is een valkuil

Het is mooi als mensen lekker in hun vel zitten en zich op hun gemak voelen in de organisatie, maar comfort is óók een grote valkuil, waarschuwt Van der Zwan. “Het is geen reden om niets te doen. Want veranderingen komen vaak onverwacht en dan is het goed als je erop bent voorbereid. Zo’n ontwikkelgesprek kan een moment van bewustwording zijn. Is iemand in balans en
tevreden, dan kan het ook zijn dat iemand zijn kop in het zand steekt voor wat er gebeurt in de organisatie.”

Goed voor de organisatie

Tot slot: een proactief ontwikkelgesprek helpt niet alleen de medewerker, maar ook de organisatie: “Als je als werkgever denkt: mijn medewerkers hebben het naar hun zin en zijn lekker aan het werk, dan loop je in precies dezelfde valkuil. Externe omstandigheden kunnen heel snel veranderen. Heb je geen ontwikkelgesprekken gehouden, dan ben je niet meer vitaal genoeg.”

Ontwikkelgesprekken kunnen de verzuimkosten drukken doordat eerder aan het licht komt of iemand tegen zijn grenzen aanloopt. “Bovendien kun je mensen veel gerichter inzetten als je weet waar een medewerker privé en op het werk warm voor loopt. Medewerkers die toekomstbestendig zijn, maken ook je organisatie toekomstbestendig.”

Dit artikel is gesponsord door Noloc.