Wil je als HR aan de slag met een nieuwe tool? Stel jezelf dan eerst een simpele vraag: gaat deze tool ons daadwerkelijk helpen om de prestaties van onze organisatie te verbeteren?” Dit zegt Guido Heezen, directeur van Effectory. Hij bezocht onlangs de HR Tech 2018 in Las Vegas en was onder de indruk van het verhaal van de eerste spreker, analist Josh Bersin.

“Hij vertelde hoe technologie ons regeert. Mensen pakken hun smartphone 150 keer per dag op. Onze agenda wordt beheerd door vier tot vijf verschillende tools. Berichten overspoelen ons via mail, sociale netwerken en social media tegelijk. We zijn totaal overprikkeld.”

Software over de top

We zijn meer tijd kwijt met het stil krijgen van technologie, dan met werken zelf, zo hield Bersin de zaal voor. “Het is volgens hem bijna niet mogelijk om je nog in alle rust te focussen op je taak. En dat in een tijd die schreeuwt om creativiteit en wendbaarheid. Zijn verhaal sprak de zaal enorm aan. Iedereen vond dat Bersin de spijker op zijn kop sloeg. Toen kwam de volgende spreker. Hij was productmanager bij een groot technologiebedrijf en presenteerde een nieuwe tool, vol toeters en bellen. De software was totaal over the top. De mensen om mij heen zaten verbijsterd naar zijn PowerPoint-presentatie te kijken. Het was volstrekt duidelijk dat deze tool medewerkers verder de overspannenheid induwde. Het was een bizarre ervaring, na die geweldige inleiding van Bersin. Ik zag dat iedereen om mij heen hetzelfde dacht”

‘HR-tech is hip en happening’

Waarom is er momenteel zo’n obsessie rond HR-tech? Misschien komt het wel, omdat het HRM-vak de automatiseringsdans tot nu toe grotendeels is ontsprongen, zo schat Heezen in. “Als je kijkt naar verkoop en productie: voor alle aspecten van die processen bestaat software. HRM was tot voor kort toch nog het domein van de softies van de sociale academie. Nu is HR-tech opeens hip en happening. Voor elk aspect van ons vak bestaat een oplossing. Aanbieders spelen in op alle actuele trends. Er zijn tools om teams agile te laten werken, en voor de flexibele inzet van personeel. Op de conferentie was daarnaast aandacht voor tech-trends als virtual reality, wearables, artificial intelligence en blockchain.”

Waarom nog meer complexiteit introduceren?

Te midden van het tumult bleef Heezen één vraag door het hoofd spelen: hoe kunnen medewerkers zich te midden van al dat softwaregeweld nog concentreren op hun werk? “Wil je als HRM-afdeling medewerkers wel lastigvallen met nog meer tools en devices? De gemiddelde medewerker is al 25 procent van zijn of haar tijd kwijt met het lezen en beantwoorden van mails. Moet je daar dan nog drie feedback-tools met standaardvragenlijstjes aan toevoegen? Waarom zou je nog meer complexiteit introduceren? Is dat niet vreemd als je tegelijkertijd probeert om de work-life balance van medewerkers beter in evenwicht te brengen? Als je er alles aan doet om ze te helpen herstellen van hun werk en om nieuwe burn-out gevallen te voorkomen?”

Geen standaardvragenlijsten

Als je overweegt om HR-tech in te zetten, vraag je dan eerst af of deze tool je medewerkers daadwerkelijk helpt om helpen om onze organisatie te verbeteren. “Als het antwoord nee is, begin er dan niet aan”, zo legt hij uit. Dat geldt ook voor vragenlijsten. “Oké, misschien is het vreemd om deze boodschap te horen uit de mond van een directeur van een bedrijf dat al ruim twintig jaar binnen organisaties feedback van medewerkers verzamelt over hun employee experience”, zegt Heezen lachend. “Maar juist vanwege die ervaring weten we dat vragenlijsten alleen zin hebben als ze medewerkers het gevoel geven echt gehoord te worden. Dat betekent: op het juiste moment de juiste vragen stellen aan de juiste medewerkers. Niet drie keer per dag op elke medewerker dezelfde standaard-vragenlijst afschieten. Daar schiet niemand wat mee op. Technologie is alleen nuttig, als je een duidelijk beeld hebt van wat je er mee wilt bereiken.”

Aansluiten bij organisatiestrategie

Volgens Heezen is het goed om voorafgaand aan een onderzoek altijd met een aantal stakeholders binnen het bedrijf te overleggen. “Spreek met de directie, de OR en een selectie van medewerkers. Stel open vragen: wat speelt er momenteel? Waar liggen op dit moment de issues?  En zorg vervolgens voor een onderzoeksopzet die aansluit bij je organisatiestrategie. Het is verbazingwekkend hoe de juiste informatie je helpt een feedback-verzoek exact te focussen. Zodat de antwoorden je concrete aanwijzingen geven over hoe je nieuwe medewerkers een vliegende start kunt geven, vroegtijdig verloop kunt voorkomen en de ontwikkeling van medewerkers kunt stimuleren.”

Tech met een doel

Geavanceerde technologie is absoluut nodig. Het helpt om precies op het juiste moment de juiste vragenlijst bij de juiste medewerker te krijgen. En om medewerkers die lijst zo plezierig en makkelijk te laten invullen. Daarom moeten vragenlijsten zo kort mogelijk zijn en moet de presentatie eenvoudig zijn, zegt Heezen. “In een tijd waarin medewerkers overspoeld worden met instrumenten, mogen user-interfaces geen stress veroorzaken. Zeker niet als je er de employee experience mee wilt meten.”

Effectiviteit tool

Wie hoogfrequent feedback ophaalt, heeft daarnaast niet alleen tech nodig. Ook touch is volgens hem essentieel. “Alleen dan kun je de juiste vragen stellen, krijg je de antwoorden die je nodig hebt en kun je die vertalen in concrete acties. Zo zet je technologie niet in om medewerkers te overwhelmen, maar om ze echt te horen. Zodat je met hun input de organisatie (nog) mooier kunt maken en (nog) prettiger om voor te werken.”

Hoe effectief een HR-tool is, hangt slechts voor een klein deel af van de features. Veel belangrijker is hoe je die tool gebruikt. “Alleen als je vragen stelt die aansluiten op je strategie, kun je je onderzoeksresultaten omzetten in acties die je organisatie verder helpen”, aldus Heezen.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Effectory.