1. Het laatste HR-nieuws

  2. Actueel & juridisch gecheckt

  3. Direct antwoord op je vraag

Werving- en selectie een zware last? Vijf tips voor een gestroomlijnd proces

Door de coronacrisis is de arbeidsmarkt tijdelijk minder krap, maar zelfs in deze tijd is het moeilijk om de perfecte kandidaat te vinden. Werving en selectie blijft een belangrijke taak voor HR, maar zorgt ook voor een flinke werklast bij HR. Vijf tips om het proces van werving en selectie te stroomlijnen.

Werving- en selectie een zware last? Vijf tips voor een gestroomlijnd proces

Om het werving- en selectieproces goed te laten verlopen is het maken van een juiste selectie op het juiste moment extreem belangrijk. Je wilt niet iedereen op gesprek laten komen, maar je wilt er ook zeker van zijn dat je alle potentiële parels voor de organisatie in het vizier houdt. Daarvoor heb je  continu goedkeuringen nodig, vaak van telkens wisselende partijen (denk aan verschillende afdelingen of directies).

Weg met procedurele taken

Ook het daadwerkelijk aannemen van nieuwe medewerkers kan heel wat papierwerk opleveren. Bij het gebruik van HRM-software wordt de HR-afdeling ontlast van deze administratieve en procedurele papierhandel. De software zorgt ervoor dat alles optimaal in de lijn wordt belegd (bij de juiste verantwoordelijke) en vervolgens automatisch door het systeem wordt gecontroleerd. Dat geeft je  als HR-adviseur de ruimte om aandacht te besteden aan het vinden van die excellente personen. Je  hebt op die manier de handen vrij om je expertise en toegevoegde waarde optimaal in te zetten tijdens het werving- en selectieproces.   Vijf tips om werving en selectie sneller en beter in te voeren in de organisatie.

Tip 1: Automatiseer een deel van de taken en betrek de lijn bij de procedure

Het gebruik van HRM-software moet ervoor zorgen dat een deel van de taken wordt geautomatiseerd, zodat je er geen omkijken naar heeft. Kandidaten die reageren op een openstaande vacature komen dan bijvoorbeeld met een druk op de knop binnen een beschermde online module terecht, waar zij hun CV en sollicitatiebrief kunnen uploaden. Tijdens dit proces voeren zij ook hun naam, adres en andere persoonsgegevens in. Vanaf dat moment zijn deze gegevens beschikbaar binnen het HRM-systeem. Van de nieuwe werknemers zijn deze noodzakelijke data dus al bekend.

Ook de managers, leidinggevenden en directeuren in de lijn worden dankzij HRM-software op efficiënte wijze betrokken bij instroomprocedures. Leidinggevenden kunnen zelf nieuw ontstane vacatures aanmelden in het systeem. Ze kunnen ook zelf een vacatureomschrijving opstellen op basis van een vooraf opgestelde en goedgekeurde tekst. De HR-afdeling hoeft deze vacature alleen maar te accorderen. Daarna wordt deze door de software gepubliceerd binnen alle relevante kanalen, waaronder social media.

Tip 2: Kies de juiste workflow voor elke sollicitatie

Bij de invulling van de ene vacature zijn andere recruiters en managers betrokken dan bij de andere. Het formeren van deze steeds wisselende sollicitatiecommissies, het op de hoogte houden van alle betrokken partijen en het verzamelen van alle benodigde goedkeuringen is een tijdrovende klus. Door gebruik te maken van HRM-software wordt de HR-afdeling administratief en procedureel ontlast.

De software kan namelijk zo worden ingesteld dat automatisch de juiste workflow wordt gekozen voor elke nieuwe sollicitatie. Het systeem zorgt ervoor dat de juiste mensen in elk stadium van de sollicitatie om een goedkeuring wordt gevraagd. Daarmee voorkom je procedurele fouten tijdens het instroomproces.

Tips 3: Stel selectievragen vast en ken een score toe

Niet alleen voor HR bespaart het gebruik van HRM-software veel tijd, ook de sollicitatiecommissie profiteert hiervan. De software kan elke sollicitant alvast geautomatiseerd een aantal vragen voorleggen. Zo kan eenvoudig worden gecontroleerd of de kandidaat voldoet aan een aantal basisvereisten.

Daarnaast kunnen sollicitanten bovendien een kwantitatieve score krijgen toegekend. Deze score laat zien in hoeverre een sollicitant voldoet aan de vacature-eisen. De geschiktheid van kandidaten kan zo automatisch worden vergeleken en ongeschikte kandidaten worden door het systeem automatisch uitgesloten van de rest van het sollicitatieproces. De selectiecommissie hoeft vervolgens geen aandacht meer te besteden aan hun cv of sollicitatiebrief. Als een zorgorganisatie bijvoorbeeld een verpleegkundige zoekt, laat je via de software de vraag beantwoorden of de sollicitant een BIG-registratie heeft.

Door een aantal van dit soort selectievragen mee te nemen, kan het systeem per kandidaat een score toekennen. De hoogte van die score drukt uit in welke mate de kandidaat aan de vacature voldoet. Wanneer de organisatie alleen kandidaten selecteert die voldoen aan een aantal basiseisen, kan de software deze score gebruiken om geautomatiseerd en op feiten gebaseerd advies uit te brengen over de geschiktheid van kandidaten.

Tip 4 Wijs ongeschikte kandidaten automatisch af (ook al klinkt dat onpersoonlijk)

Daarmee rollen we gelijk door naar het volgende voordeel: doordat HRM-software zelf kan bepalen welke kandidaten niet aan de minimumvoorwaarden voldoen, kunt je de afwijzing van deze kandidaten ook aan het systeem overlaten. Dat klinkt (en is) natuurlijk onpersoonlijk, maar het kan bijzonder nuttig zijn als je op bepaalde vacatures veel reacties binnenkrijgt.

Om te voorkomen dat kandidaten deze afwijzingsmail onmiddellijk ontvangen na het versturen van de sollicitatie, kun je een geschikte termijn instellen waarna de mail wordt verstuurd, bijvoorbeeld een week na het insturen van de sollicitatie. Je kunt de standaardtekst die wordt gemaild aan afgewezen kandidaten zelf formuleren en aanpassen, mocht dat nodig zijn.

Tip 5 Bouw talentpools op

Na afloop van het selectieproces blijven vaak één of een aantal kandidaten over die niet in aanmerking komen voor de functie, maar die wel interessant zijn voor de organisatie. Deze kandidaten worden dan ‘in portefeuille’ gehouden. De praktijk wijst uit dat de namen van deze kandidaten onderin een la verdwijnen en pas weer tevoorschijn komen als de betreffende medewerker zijn la opruimt. Met het gebruik van HRM-software is dat verleden tijd. Je bouwt dan gestaag aan een waardevolle talent pool. Mochten assessments deel uitmaken van de selectieprocedure, dan kunnen de resultaten daarvan bewaard blijven. Hou er wel rekening mee dat u uitdrukkelijk toestemming vraagt aan de kandidaat om zijn persoonsgegevens in portefeuille te houden.

Meer tips en voordelen van HRM-software? Download de whitepaper Eerste hulp bij talentmanagement: tien tips voor innovatieve werving en selectie.

Dit artikel is gesponsord door Visma.

Maartje Burghoorn en Diederick Doets: “We vonden het vreemd hoe weinig organisaties weten van hun employee experience."

Werkgelukapp Frank: 'Continu inzicht voor betere werkbeleving'

De werkbeleving van medewerkers is essentieel voor het succes van elke organisatie. Maartje Burghoorn en Diederick Doets van Everybody Frank leggen uit hoe hun Confetti Methode organisaties helpt om inzicht te krijgen in de employee experience. "Door wekelijkse reflectie en directe feedback weet je snel hoe medewerkers zich voelen en waar verbeteringen nodig zijn."

Kinderopvangtoeslag 2024: dit moet je als werkgever weten

Kinderopvangtoeslag 2024: dit moet je als werkgever weten

Dit jaar krijgen ouders hogere vergoedingen voor hun kosten bij de zorg voor hun kinderen. Het gaat hier om de kinderopvangtoeslag, kinderbijslag en het kindgebonden budget. Wat houden de verhogingen in? En wat moet HR weten? Een overzicht.

Zo gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) goed

Zo gebruik je de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) goed

Vanuit de vrije ruimte van de WKR kun je zaken onbelast aan werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Door deze goed te benutten voorkom je een hoge eindheffing. En zo kun je goedkoper extra's aanbieden. Hoe werkt dit?

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Als werkgever moet je uiterlijk op 1 januari 2028 je pensioenregeling hebben aangepast aan de Wet toekomst pensioenen (Wtp).  Waar je nu al mee te maken krijgt, is de lagere toetredingsleeftijd voor pensioenopbouw. Wat betekent dit voor HR en wat moet je regelen?

Gedragscode grensoverschrijdend gedrag: hier moet je als HR aan denken

Gedragscode grensoverschrijdend gedrag: hier moet je als HR aan denken

Het is belangrijk dat je als werkgever grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer tegengaat. Veel werkgevers hebben echter nog geen gedragscode ingevoerd. Er komt daarom mogelijk een verplichte gedragscode grensoverschrijdend gedrag. Waar moet je aan denken?

Hier moet HR op letten bij het kiezen van een verzuimverzekering

Hier moet HR op letten bij het kiezen van een verzuimverzekering

Een nieuwe verzuimverzekering kiezen is voor HR vaak geen eenvoudige klus. Het aanbod is immers groot. Zie jij door de bomen het bos niet meer? De aandachtspunten op een rij.

Meer medewerkers naar kantoor: verleiden, verplichten of allebei? 

Meer medewerkers naar kantoor: verleiden, verplichten of allebei?

Het beleid rond hybride werken behoeft aanpassing. De verdeling van werktijd op kantoor en thuis vraagt om een betere balans tussen het individuele belang van de medewerker en het collectieve belang van het team en de organisatie. Er is behoefte aan meer samenwerking en verbinding (belonging). 

Het Open Netwerk: al tien jaar aan de wieg van HR-innovatie 

Het Open Netwerk: al tien jaar aan de wieg van HR-innovatie

Het HR-netwerk Open van Centraal Beheer bestaat inmiddels tien jaar en heeft de afgelopen jaren al geleid tot diverse innovatieve oplossingen voor actuele uitdagingen. Open wil HR in staat stellen wetenschappelijke en praktijkkennis te vergaren en te delen. Managing consultants Noor Kok en Tom van Disseldorp leggen uit hoe en doen een oproep: "We maken graag kennis met inspirerende HR-verantwoordelijken."  

Vitaliteitsmanager van het Jaar Sam Henke (Stedin) in het midden, (v.l.n.r.) omringd door Diederik Gallas (Gezond in Bedrijf), Judith Pouw (St. Antoniusziekenhuis), Bonny de Vries (Transavia) en Rob Koelewijn (Zilveren Kruis).

Vitaliteitsmanager van het jaar: 'Hulp bij schulden scheelt tonnen...

Wanneer is de balans tussen leiderschap, cultuur en vitaliteit optimaal? Een kleine 200 vitaliteitsmanagers probeerden tijdens het jaarlijkse Wellbeing & Vitaliteitsevent een antwoord te vinden op die vraag. "Een vitale cultuur is de sleutel tot een gezondere organisatie", zegt Rob Koelewijn, manager Gezond Ondernemen van Zilveren Kruis.

Maurits Tofohr: "Genoeg redenen voor HR om de keuze voor een cateringpartner serieus aan te pakken."  (Foto: Diederik van der Laan / Dutch Photo Agency)

Werken aan vitaliteit? 'HR, neem de catering eens onder de loep'

Een lekker en gezond aanbod van eten en drinken staat hoog op de wensenlijst van medewerkers die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaan. Traditionele cateraars spelen daar nog onvoldoende op in, vindt Maurits Tofohr, die daarom Join Program opzette. "Als je mensen wilt die vitaal en gezond blijven zodat ze langer kunnen doorwerken, moet je aanpassingen doen aan je catering."

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

ESG-ambities realiseren: dit kan HR doen

Steeds meer bedrijven en organisaties hebben een duurzaamheidsstrategie. Daarbinnen staat huisvesting hoog op de prioriteitenlijst. Het is echter de vraag of die ESG-ambities haalbaar zijn in de krappe kantorenmarkt. Terwijl ze wel mede bepalend zijn voor de aantrekkingskracht op jong talent. "Een integrale ESG-blik, inclusief die van HR, is cruciaal."

Werknemer zwijgt over gezondheid, wordt aangenomen en weer ontslagen. Wat zegt het hof?

Werknemer zwijgt over gezondheid, wordt aangenomen en weer ontslagen....

De werkgever doet een beroep op dwaling, nu de brugwachter een ernstige oogaandoening blijkt te hebben. Slaagt dit verweer?

Mijn artikeloverzicht kan alleen gebruikt worden als je bent ingelogd.