Werving- en selectie een zware last? Vijf tips voor een gestroomlijnd proces

Door de coronacrisis is de arbeidsmarkt tijdelijk minder krap, maar zelfs in deze tijd is het moeilijk om de perfecte kandidaat te vinden. Werving en selectie blijft een belangrijke taak voor HR, maar zorgt ook voor een flinke werklast bij HR. Vijf tips om het proces van werving en selectie te stroomlijnen.

Om het werving- en selectieproces goed te laten verlopen is het maken van een juiste selectie op het juiste moment extreem belangrijk. Je wilt niet iedereen op gesprek laten komen, maar je wilt er ook zeker van zijn dat je alle potentiële parels voor de organisatie in het vizier houdt. Daarvoor heb je  continu goedkeuringen nodig, vaak van telkens wisselende partijen (denk aan verschillende afdelingen of directies).

Weg met procedurele taken

Ook het daadwerkelijk aannemen van nieuwe medewerkers kan heel wat papierwerk opleveren. Bij het gebruik van HRM-software wordt de HR-afdeling ontlast van deze administratieve en procedurele papierhandel. De software zorgt ervoor dat alles optimaal in de lijn wordt belegd (bij de juiste verantwoordelijke) en vervolgens automatisch door het systeem wordt gecontroleerd. Dat geeft je  als HR-adviseur de ruimte om aandacht te besteden aan het vinden van die excellente personen. Je  hebt op die manier de handen vrij om je expertise en toegevoegde waarde optimaal in te zetten tijdens het werving- en selectieproces.   Vijf tips om werving en selectie sneller en beter in te voeren in de organisatie.

Tip 1: Automatiseer een deel van de taken en betrek de lijn bij de procedure

Het gebruik van HRM-software moet ervoor zorgen dat een deel van de taken wordt geautomatiseerd, zodat je er geen omkijken naar heeft. Kandidaten die reageren op een openstaande vacature komen dan bijvoorbeeld met een druk op de knop binnen een beschermde online module terecht, waar zij hun CV en sollicitatiebrief kunnen uploaden. Tijdens dit proces voeren zij ook hun naam, adres en andere persoonsgegevens in. Vanaf dat moment zijn deze gegevens beschikbaar binnen het HRM-systeem. Van de nieuwe werknemers zijn deze noodzakelijke data dus al bekend.

Ook de managers, leidinggevenden en directeuren in de lijn worden dankzij HRM-software op efficiënte wijze betrokken bij instroomprocedures. Leidinggevenden kunnen zelf nieuw ontstane vacatures aanmelden in het systeem. Ze kunnen ook zelf een vacatureomschrijving opstellen op basis van een vooraf opgestelde en goedgekeurde tekst. De HR-afdeling hoeft deze vacature alleen maar te accorderen. Daarna wordt deze door de software gepubliceerd binnen alle relevante kanalen, waaronder social media.

Tip 2: Kies de juiste workflow voor elke sollicitatie

Bij de invulling van de ene vacature zijn andere recruiters en managers betrokken dan bij de andere. Het formeren van deze steeds wisselende sollicitatiecommissies, het op de hoogte houden van alle betrokken partijen en het verzamelen van alle benodigde goedkeuringen is een tijdrovende klus. Door gebruik te maken van HRM-software wordt de HR-afdeling administratief en procedureel ontlast.

De software kan namelijk zo worden ingesteld dat automatisch de juiste workflow wordt gekozen voor elke nieuwe sollicitatie. Het systeem zorgt ervoor dat de juiste mensen in elk stadium van de sollicitatie om een goedkeuring wordt gevraagd. Daarmee voorkom je procedurele fouten tijdens het instroomproces.

Tips 3: Stel selectievragen vast en ken een score toe

Niet alleen voor HR bespaart het gebruik van HRM-software veel tijd, ook de sollicitatiecommissie profiteert hiervan. De software kan elke sollicitant alvast geautomatiseerd een aantal vragen voorleggen. Zo kan eenvoudig worden gecontroleerd of de kandidaat voldoet aan een aantal basisvereisten.

Daarnaast kunnen sollicitanten bovendien een kwantitatieve score krijgen toegekend. Deze score laat zien in hoeverre een sollicitant voldoet aan de vacature-eisen. De geschiktheid van kandidaten kan zo automatisch worden vergeleken en ongeschikte kandidaten worden door het systeem automatisch uitgesloten van de rest van het sollicitatieproces. De selectiecommissie hoeft vervolgens geen aandacht meer te besteden aan hun cv of sollicitatiebrief. Als een zorgorganisatie bijvoorbeeld een verpleegkundige zoekt, laat je via de software de vraag beantwoorden of de sollicitant een BIG-registratie heeft.

Door een aantal van dit soort selectievragen mee te nemen, kan het systeem per kandidaat een score toekennen. De hoogte van die score drukt uit in welke mate de kandidaat aan de vacature voldoet. Wanneer de organisatie alleen kandidaten selecteert die voldoen aan een aantal basiseisen, kan de software deze score gebruiken om geautomatiseerd en op feiten gebaseerd advies uit te brengen over de geschiktheid van kandidaten.

Tip 4 Wijs ongeschikte kandidaten automatisch af (ook al klinkt dat onpersoonlijk)

Daarmee rollen we gelijk door naar het volgende voordeel: doordat HRM-software zelf kan bepalen welke kandidaten niet aan de minimumvoorwaarden voldoen, kunt je de afwijzing van deze kandidaten ook aan het systeem overlaten. Dat klinkt (en is) natuurlijk onpersoonlijk, maar het kan bijzonder nuttig zijn als je op bepaalde vacatures veel reacties binnenkrijgt.

Om te voorkomen dat kandidaten deze afwijzingsmail onmiddellijk ontvangen na het versturen van de sollicitatie, kun je een geschikte termijn instellen waarna de mail wordt verstuurd, bijvoorbeeld een week na het insturen van de sollicitatie. Je kunt de standaardtekst die wordt gemaild aan afgewezen kandidaten zelf formuleren en aanpassen, mocht dat nodig zijn.

Tip 5 Bouw talentpools op

Na afloop van het selectieproces blijven vaak één of een aantal kandidaten over die niet in aanmerking komen voor de functie, maar die wel interessant zijn voor de organisatie. Deze kandidaten worden dan ‘in portefeuille’ gehouden. De praktijk wijst uit dat de namen van deze kandidaten onderin een la verdwijnen en pas weer tevoorschijn komen als de betreffende medewerker zijn la opruimt. Met het gebruik van HRM-software is dat verleden tijd. Je bouwt dan gestaag aan een waardevolle talent pool. Mochten assessments deel uitmaken van de selectieprocedure, dan kunnen de resultaten daarvan bewaard blijven. Hou er wel rekening mee dat u uitdrukkelijk toestemming vraagt aan de kandidaat om zijn persoonsgegevens in portefeuille te houden.

Meer tips en voordelen van HRM-software? Download de whitepaper Eerste hulp bij talentmanagement: tien tips voor innovatieve werving en selectie.

Dit artikel is gesponsord door Visma.