Onboarding is het managen van verwachtingen

Weet je wat de overeenkomst is tussen een vakkenvuller en de CEO van een supermarktconcern? Ze moeten allebei goed worden ingewerkt. Verwachtingen managen is daarbij de sleutel tot een succesvolle onboarding. Dat is de kernboodschap van het boek 'Onboarding - Het managen van verwachtingen' van Ardiënne Verhoeven. Een doorleefd praktijkboek.

Onboarding is het managen van verwachtingen

Voor wie nog niet echt bekend is met de term: onboarding is meer dan de klassieke eerste werkdag, waarop de nieuwe m/v wordt voorgesteld aan de directe collega’s en leidinggevenden. Waarna de nieuwe medewerker wordt geacht om zo snel en zo goed mogelijk 'aan de slag’ te gaan. Onboarding is een wederzijds proces, waarbij het niet alleen draait om de behoeften van de organisatie van de werkgever. Minstens zo belangrijk zijn de behoeften, verwachtingen en verlangens van de nieuwe medewerker.

Vertrouwen opbouwen en versterken, bij medewerker en organisatie, is de essentie van goede onboarding. De auteur wijdt hier dan ook een uitgebreid tweede hoofdstuk aan in haar boek. Vertrouwen bouw je op door over en weer de verwachtingen goed te managen die nieuwkomer en organisatie van elkaar hebben.

Werknemers hebben verwachtingen over wat ze moeten gaan doen, hoe de arbeidsvoorwaarden zijn. En hopelijk hebben ze al een globale indruk van de collega’s en de sfeer in het bedrijf. Maar wat gaat de nieuwkomer het bedrijf bieden? Wat verwacht de organisatie van de nieuwe medewerker? Na binnenkomst wordt zelden getoetst of de verwachtingen die de nieuweling en de organisatie over en weer van elkaar hebben in overeenstemming zijn. En of werknemer en organisatie op dezelfde lijn zitten qua inhoud van het werk en functioneren.

Feedback kan altijd beter

Daarbij is het belangrijk om je te realiseren dat een nieuweling snel conclusies trekt over zijn of haar verwachtingen. Dus doet de organisatie er goed aan om snel te informeren naar de mate waarin de werkelijkheid overeenstemt met de verwachtingen. Een realistisch beeld daarvan neerzetten tijdens de werving kan enorm helpen. Over dat realistic job profile (rjp) bevat het derde hoofdstuk meer informatie.

Lees ook: Checklist onboarding: alle stappen voor succesvolle onboarding

Ook regelmatig (of zelfs continu) feedback geven over de verwachtingen die we van elkaar hebben helpt bij het opbouwen van vertrouwen. Verhoeven besteedt ruim aandacht aan diverse vormen en soorten van feedback tijdens het hele onboardingproces. Want feedback kan altijd beter, zoals ze terecht constateert.

Drie doelstellingen

Onboarding is niet alleen een sociale activiteit, het is ook een heel doelgerichte activiteit. De organisatie wil snel een goed functionerende nieuwe medewerker. Die nieuweling zelf wil zich graag zeker voelen bij zijn nieuwe werkgever. Om dat zo snel en goed mogelijk te bereiken, onderscheidt Verhoeven drie belangrijke doelstellingen voor onboarding:

  1. Landen op de nieuwe werkplek, zodat de nieuweling zo snel mogelijk op de hoogte is van alles dat hij moet weten om goed te kunnen functioneren.
  2. Dan moet hij zich verdiepen in de cultuur, normen en waarden en andere ongeschreven regels van de nieuwe organisatie.
  3. Ten slotte moet hij zich verbinden met de juiste mensen in de organisatie, zodat hij snel een bruikbaar netwerk kan opbouwen dat hem kan helpen en verder wegwijs maken.

Vooral aan het netwerken, in diverse soorten, groottes en varianten besteedt Verhoeven uitgebreid aandacht. Ook in de preboardingfase zijn deze drie fasen van groot belang; het boek bevat veel praktische tips en voorbeelden waarmee je de onboarding met goede preboarding makkelijker kunt maken.

Onboarding roadmap

Nadat de doelstellingen en de ingrediënten van goede onboarding uitgebreid zijn besproken, is het tijd om het plan te maken voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Zou je zeggen. Toch krijgt de lezer ook in dit vierde hoofdstuk nog vrij veel achtergrondinformatie. Onder andere over socialisatietechnieken, hoe je een goede businesscase maakt, de juiste mensen erbij betrekt, succesfactoren benoemt, en ook meteen al hoe je tussentijds het plan bijstelt.

Lees ook: Onboarding: 5 stappen voor een vliegende start

Het leidt tot een algemeen plan, dat inhoudelijk concreet gemaakt wordt in een onboarding roadmap. Hier gaat het je misschien wat duizelen, na al die voorbereidende tips en trucs. Gelukkig heeft ook dit hoofdstuk een samenvatting, waarin de belangrijkste ingrediënten voor een gestructureerd plan in anderhalve pagina onder elkaar worden gezet.

Offboarding

Na de uitvoering en bijstellingen volgt dan natuurlijk het meten van de resultaten van de onboarding. Ook hiervoor zijn vele onderzoeken, methoden, ken- en stuurgetallen. Terecht suggereert Verhoeven hier dat we ons het beste kunnen concentreren op het programma zelf, en de resultaten die het heeft opgeleverd.

Hoe snel en gemakkelijk kon de nieuwe m/v de weg vinden en optimaal functioneren binnen de organisatie? Maar ook: hoeveel hebben de collega’s en andere betrokkenen gedaan om de nieuweling zo snel en goed mogelijk te integreren binnen de organisatie? Onboarding is tenslotte een wederzijds proces, gebaseerd op vertrouwen door goed verwachtingsmanagement. Aandacht voor het verloop, de vertrekratio van nieuwelingen, exitinterviews (met regels en voorbeeldvragen), en de voordelen van goede offboarding ontbreken dan ook niet in dit boek.

Onboarding: continu proces

OnboardingVooral dit laatste aspect komt ruim aan bod, met speciale aandacht voor de waarde van boemerang-recruitment. En terecht, als 10 tot 20 procent van de nieuwe hires al eerder bij het bedrijf hebben gewerkt, zouden ze sneller en tegen minder kosten weer aan het werk moeten kunnen. Zolang de verwachtingen helder zijn, kan het vertrouwen weer toenemen. Zo kan goede offboarding veel input opleveren voor een nog betere onboarding. En is het een continu proces, dat nooit klaar of af is.

Misschien wel dat juist daarom dit boek vol staat met tips, trucs, checklists en andere alternatieven. Waarbij het de argeloze lezer wat kan duizelen, zeker als hij ‘gewoon’ wil beginnen met een goed plan. Een goede blauwdruk daarvoor ontbreekt in dit verder wel erg praktische boek.

‘Onboarding - Het managen van verwachtingen’ van Ardiënne Verhoeven, Vakmedianet, 2019, 200 pagina’s, ISBN: 9789462156135.

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Als werkgever moet je uiterlijk op 1 januari 2028 je pensioenregeling hebben aangepast aan de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Waar je nu al mee te maken krijgt, is de lagere toetredingsleeftijd voor pensioenopbouw. Wat betekent dit voor HR en wat...

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Per 1 juli 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de CO2-uitstoot van alle werkgerelateerde kilometers van hun werknemers aan de overheid rapporteren. Hoe pak je dit aan?

Zo leer je een taal bij Regina Coeli: maatwerk, aandacht en focus

Zo leer je een taal bij Regina Coeli: maatwerk, aandacht en focus

Wie kent ze niet, de 'nonnen van Vught', befaamd om hun taalonderwijs? Maar waarom zou je je medewerkers hier naartoe sturen? "Nederlanders overschatten vaak hun Engelse taalvaardigheid." En dat levert dus op de werkvloer misverstanden op. Over het...

De regelingen voor de zorg voor kinderen: de wijzigingen op een rij

De regelingen voor de zorg voor kinderen: de wijzigingen op een rij

Dit jaar krijgen ouders hogere vergoedingen voor hun kosten bij de zorg voor hun kinderen. Het gaat hier om de kinderopvangtoeslag, kinderbijslag en het kindgebonden budget. Wat houden de verhogingen in? En wat moet HR weten? Een overzicht.

Foto: Artem Podrez | Pexels

Kinderopvangtoeslag 2023: dit moet je als werkgever weten

Werkende ouders kunnen dit jaar gemakkelijker aanspraak maken op kinderopvangtoeslag. Waar zijn je werknemers met jonge kinderen op dit moment aan toe?

Foto: Alexandr Ivanova | Pixabay

Zo maak je je personeelsbestand divers

Streef je naar een organisatie met meer kleur? Dan worstel je wellicht met enkele vragen. Bijvoorbeeld: hoe overtuig je kandidaten dat ze echt welkom zijn? Technisch consultancybedrijf de Fitch Group heeft hier ervaring mee.

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Bij een overgang van onderneming, wat er geldt er dan voor uitzendkrachten? Gaan zij ook mee over?

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

De Participatiewet is aangepast om belemmeringen bij werkgevers weg te nemen. Daardoor moet het makkelijker worden om iemand met een arbeidsbeperking aan te nemen. Zo moet het aanvragen van subsidies of hulpmiddelen bij elke gemeente hetzelfde zijn.