Uitbreiding vrije ruimte: deze onbelaste vergoedingen zijn mogelijk

Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet de vrije ruime van de Werkkostenregeling (WKR) uitgebreid. Werkgevers kunnen zo meer onbelast vergoeden aan hun werknemers. Met welke regels moet je hierbij rekening houden?

Uitbreiding vrije ruimte: deze onbelaste vergoedingen zijn mogelijk

De WKR geldt voor al je vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. De Belastingdienst beschouwt deze in principe als belastbaar loon. Via de ‘vrije ruimte’ van de WKR kun je echter onbelast vergoeden en verstrekken. Dat is een percentage van de totale loonsom voor al je werknemers, waarover je geen loonbelasting afdraagt.

Voor het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, betaal je wel loonbelasting met een eindheffing van 80 procent. Hierover hoef je geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

Lees ook: Loonstrook 2021: werknemer krijgt meer, werkgever is duurder uit

Eindheffingsloon

Als je een beroep doet op de vrije ruimte, moet je vooraf vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Anders rekent de Belastingdienst ze bij het loon van de werknemer. Voor de vrije ruimte is het niet belangrijk wie precies welke vergoeding krijgt. Het gaat namelijk om een percentage van de totale loonsom. Er gelden geen fiscale voorwaarden voor je bestedingen in de vrije ruimte. Daarmee kan je deze ruimte min of meer naar eigen inzicht invullen.

Gerichte vrijstellingen

Een uitzondering op de vrije ruimte zijn gerichte vrijstellingen. De zaken die hieronder vallen, mag je hoe dan ook onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Ze gaan dus niet ten koste van je vrije ruimte. Eronder vallen bijvoorbeeld gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, arbovoorzieningen en hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken. Het gaat om voorzieningen die voor medewerkers noodzakelijk zijn om hun werk goed te kunnen doen.

Nihilwaarderingen

Zogeheten nihilwaarderingen vormen een andere uitzondering. Het gaat onder andere om bepaalde voorzieningen die je werknemers op de werkplek gebruiken. Het kan om een bureau of een kopieermachine gaan, maar bijvoorbeeld ook om een fitnessruimte op de werkplek. Een ander voorbeeld zijn ter beschikking gestelde ov-abonnementen waarbij de werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt. Ze zijn fiscaal als nihil (‘niets’) gewaardeerd om te voorkomen dat de waarde ervan in de vrije ruimte valt. Nihilwaarderingen betreffen alleen loon in natura en dus niet in geld.

Wijziging vrije ruimte

Tot en met 2019 was de vrije ruimte 1,2 procent van het totale fiscale loon. Per 1 januari 2020 verhoogde de overheid de vrije ruimte van de WKR naar 1,7 procent voor de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Het percentage van 1,2 procent bleef gelden voor het bedrag erboven. Vanwege de coronacrisis verhoogde het kabinet het percentage tot 400.000 euro zelfs naar 3,0 procent voor het jaar 2020. Hetzelfde deed het later voor 2021. Daarnaast ging het percentage vrije ruimte boven 400.000 euro vanaf 1 januari 2021 iets omlaag naar 1,18 procent.

Meer gerichte vrijstellingen

Een vanaf 2020 toegevoegde gerichte vrijstelling is de vergoeding van de kosten van een werknemer voor de Verklaring omtrent gedrag (VOG). Vanaf 2021 zijn de opleidings- en studiekosten gericht op het verwerven van inkomen die je maakt voor ‘loon uit vroegere arbeid’ ook gericht vrijgesteld. Deze verruiming geldt als je bij- of omscholing wilt vergoeden van een werknemer die je hebt moeten ontslaan, bijvoorbeeld vanuit een sociaal plan. De opleidings- en studiekosten gericht op het verwerven van inkomen voor werknemers die in dienst zijn, vielen al onder de gerichte vrijstelling.

Gebruikelijkheidstoets

Op het gebruik van de vrije ruimte is de ‘gebruikelijkheidstoets’ van toepassing. Een ‘niet-gebruikelijke vergoeding’ mag je niet aanwijzen voor de vrije ruimte. De gebruikelijkheidstoets betekent hierbij dat vergoedingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Het gedeelte daarboven is loon van de werknemer. De Belastingdienst behandelt vergoedingen van maximaal 2400 euro per persoon per jaar altijd als gebruikelijk. De maximale afwijking van 30 procent geldt tot deze grens niet. De Belastingdienst moet zelf onderbouwen dat er sprake is van ongebruikelijke vergoedingen.

Lees ook: Gebruikelijkheidstoets cruciaal bij WKR

Heldere administratie

Je doet er goed aan je administratie zo op te zetten dat je een helder overzicht hebt in hoeverre je een beroep kunt doen op WKR en de vrije ruimte. Zorg ook dat je administratie duidelijk aangeeft welke vergoedingen je vanuit de vrije ruimte hebt betaald en welke uit andere posten.

Thuiswerken

De stijging van de vrije ruimte kan je gebruiken om je medewerkers een vergoeding te geven voor de kosten van thuiswerken. Bij de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket heeft het kabinet aangegeven dat het de mogelijkheden van een onbelaste thuiswerkvergoeding onderzoekt. Dit zou bijvoorbeeld in de vorm van een extra gerichte vrijstelling kunnen gebeuren.

Lees ook: Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: de regels op een rij

Meer weten over arbeidsvoorwaarden?
Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Centraal Beheer

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Bij een overgang van onderneming, wat er geldt er dan voor uitzendkrachten? Gaan zij ook mee over?

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

De Participatiewet is aangepast om belemmeringen bij werkgevers weg te nemen. Daardoor moet het makkelijker worden om iemand met een arbeidsbeperking aan te nemen. Zo moet het aanvragen van subsidies of hulpmiddelen bij elke gemeente hetzelfde zijn.

Cédric Verschooten en Michael Neefs:  "We hebben dus betere kandidaten en minder bureaucratie, wat zorgt voor een betere ervaring."

Zo verbeterde en versnelde de Brusselse overheid het wervingsproces

Het Brussels hoofdstedelijk gewest weet met het initiatief Talent.brussels succesvol mensen aan te trekken voor overheidsbanen in tijden van enorme schaarste. De drijvende kracht daarachter is het HR-platform MyTalent, dat een persoonlijke...

Wet gelijke kansen bij werving en selectie - wat HR moet weten

Wet gelijke kansen bij werving en selectie - wat HR moet weten

Werkgevers moeten vastleggen hoe zij ervoor zorgen dat hun sollicitatieprocedure objectief verloopt, zodat er geen sprake is van discriminatie. Dat staat in het wetsvoorstel Wet gelijke kansen bij werving en selectie. Wat betekent deze wet voor HR?

Foto: Mediamodifier | Pixabay

Overgangsregeling Oekraïners in loondienst vervalt

Gevluchte Oekraïners die in Nederland in loondienst werken, vielen tot voor kort onder een overgangsregeling. Vanaf 1 november vervalt die regeling en mogen ze alleen in loondienst werken als ze van de IND een sticker of een O-document hebben.

De cruciale rol van HR bij nieuwe inrichting werkgeverschap

De cruciale rol van HR bij nieuwe inrichting werkgeverschap

Demografie, technologie, globalisering, samenleving en energie zijn de vijf krachten die de arbeidsmarkt de komende jaren zullen beheersen. Centraal Beheer wil met Open Netwerk daarop voortbouwen. Tom van Disseldorp en Noor Kok doen verslag.

Prinsjesdag 2022: 'Werk moet aantrekkelijker worden'

Prinsjesdag 2022: 'Werk moet aantrekkelijker worden'

Wat zijn de gevolgen van Prinsjesdag 2022 voor werkenden en werkgevers? Bij veel maatregelen staat vooral het financieel aantrekkelijker maken van werken centraal, zegt Christian Klein, adviseur Inkomensverzekeringen en duurzame inzetbaarheid bij...

WW-regeling op de schop: een overzicht

WW-regeling op de schop: een overzicht

Rutte IV wil de de WW gaan aanpassen en de verschillen tussen vast en flex verminderen. Doel is om zo de interne flexibiliteit en wendbaarheid van bedrijven te vergroten. Hoe ziet de regeling eruit en wat zijn de huidige regels voor de WW?