Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

Per 1 juli 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de CO2-uitstoot van alle werkgerelateerde kilometers van hun werknemers aan de overheid rapporteren. Hoe pak je dit aan?

Zo rapporteer je de CO2-uitstoot van werknemers

De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit (WPM) is een onderdeel van het ‘Ontwerpbesluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’. De plicht houdt in dat werkgevers met minstens honderd werknemers jaarlijks over de CO2-uitstoot van hun werknemers moeten rapporteren aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Het idee is om werkgevers zo te stimuleren om hun mobiliteit bewust te verduurzamen.

Het gaat dan om het totaal aantal zakelijke reiskilometers en woon-werkkilometers van werknemers en de voor die kilometers gebruikte brandstof. Dit betreft alleen de kilometers waarvoor je werknemers een kilometervergoeding geeft. Bij het berekenen van het aantal werknemers moet het om medewerkers gaan die maandelijks minstens 20 uur in dienst zijn. De peildatum voor het aantal werknemers is 1 januari van het rapportagejaar.

De werkgevers die onder de rapportageplicht vallen

Het ontwerpbesluit geldt zowel voor bedrijven als voor rechtspersonen met 100 of meer werknemers. Ook publieke organisaties, zoals gemeenten, provincies en ministeries, hebben daarmee een rapportageverplichting. Voor buitenlandse bedrijven geldt dat de Nederlandse vestiging minimaal 100 werknemers moet hebben.

Werkgevers met meerdere vestigingen moeten dus alle werknemers van hun vestigingen bij elkaar optellen”

De rapportageplicht heeft betrekking op iedere vestiging van een organisatie. Werkgevers met meerdere vestigingen moeten dus alle werknemers van hun vestigingen bij elkaar optellen om te bepalen of ze onder het nieuwe besluit vallen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het naleven van de regels door elk organisatieonderdeel. Per gemeente moeten regionale omgevingsdiensten handhaven dat werkgevers de rapportageplicht naleven. Ze kijken daarbij of werkgevers de gegevens (op tijd en volledig) hebben ingediend.

Uitzonderingen op rapportageplicht

Een uitzondering op de rapportageplicht is het reizen van werknemers buiten Nederland. Ook geldt de plicht niet voor reizen met het vliegtuig of een schip. Hierop zijn andere afspraken van toepassing. Daarnaast tellen de kilometers niet mee die zijn afgelegd met voertuigen die bedoeld zijn voor het vervoer van goederen of dieren of het gebruik door hulpverleningsdiensten of militairen. Een andere uitzondering zijn werknemers die onderweg zijn vanwege de uitoefening van een politie- of brandweertaak.

Verder geldt de rapportageplicht ook niet voor reizen van bestuurders van voertuigen voor personenvervoer tegen betaling (buschauffeurs, taxichauffeurs, treinmachinisten etc.) en van controleurs van vervoersbewijzen (conducteurs). De mobiliteit van chauffeurs naar een voertuig voor goederenvervoer of betaald personenvervoer valt wel onder de nieuwe regels.

Verder vallen gedetacheerden niet onder de regeling, behalve als sprake is van een arbeidsovereenkomst.

Totaal aantal jaarkilometers

De rapportageplicht gaat over het totaal aantal jaarkilometers per organisatie. Dat is de som van alle door werknemers gedeclareerde kilometers die te voet of met eigen vervoer (auto, OV en fiets) zijn afgelegd tegen een kilometervergoeding. Ook gaat het om alle door de werknemers gereisde kilometers met door de werkgever beschikbaar gestelde lease- of bedrijfsauto’s of zakelijke mobiliteitskaarten.

Extra administratie

Val je onder de regeling dan zal je waarschijnlijk je kilometeradministratie voor je werknemers aan moeten passen. Momenteel hoeven werknemers bij het declareren van zakelijke of woon-werkmobiliteit vaak niet aan te geven hoe ze hebben gereisd en welke brandstof ze daarbij gebruikten. Deze informatie moet je toevoegen aan je bestaande administratie. De RVO heeft hiervoor een handreiking gepubliceerd met oplossingen. Het gaat met name om gegevens over de woon-werkmobiliteit. Je kunt aan deze gegevens komen met een uitgebreid ritregistratiesysteem via een app of platform of met een declaratieformulier.

Let erop dat je als werkgever nooit persoonsgegevens van werknemers mag vastleggen en verstrekken vanwege de privacywetgeving”

Een andere oplossing is het opvragen van gegevens met een enquête met een beperkt aantal vragen. In de handreiking staat omschreven om welke vragen het moet gaan. Let erop dat je als werkgever nooit persoonsgegevens van werknemers mag vastleggen en verstrekken vanwege de privacywetgeving.

Geen exacte gegevens

Werkgevers met minstens 100 werknemers moeten rapporteren over (de jaartotalen van) het aantal kilometers, het gebruikte vervoermiddel en het soort brandstof. Ze hoeven geen cijfers te verstrekken over de daadwerkelijke CO2-emissies. De RVO berekent deze met de door de werkgevers aangeleverde gegevens. Voor de registratie komt de RVO met een digitaal platform. Organisaties kunnen hierop met een digitaal formulier de gegevens verstrekken. Met dit digitale formulier berekent de RVO de emissie.

CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit

Het ontwerpbesluit moet ertoe leiden dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit van de werkgevers die onder het besluit vallen in 2030 met in totaal 1,5 megaton is verminderd. Voor 2030 mogen deze werkgevers de CO2-uitstoot van de werknemers eerst beperken tot een collectief ‘emissieplafond’. Is de emissiewinst onvoldoende dan komt er vanaf 2027 voor individuele werkgevers een verplichte maximumnorm voor de CO2-emissie door werkgebonden personenmobiliteit (emissiegrenswaarde).

Collectieve emissienorm

Met de jaarlijks verstrekte gegevens beoordeelt het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) of bedrijven met 100 of meer werknemers de reductie op basis van het Klimaatakkoord (1,5 megaton in 2030), halen. Daarvoor moet de totale CO2-uitstoot vanwege werkgebonden personenmobiliteit van alle werkgevers met 100 of meer werknemers jaarlijks onder het emissieplafond blijven. Verder moet er een dalende lijn zijn voor de emissie gerekend vanaf 2019.

Digitaal aanleveren voor 1 juli 2025

Met het ingaan van de rapportageplicht op 1 juli 2024 kunnen werkgevers met 100 of meer werknemers kiezen of ze over het tweede half jaar (juli-december) van 2024 rapporteren of over het hele jaar 2024. Ze moeten dat doen voor 1 juli 2025. Over de (hele) jaren daarna moeten ze dan steeds voor 1 juli van het volgende jaar rapporteren. Een werkgever die onder de regeling valt, moet dus voor 1 juli 2026 een rapport versturen over het jaar 2025.

Terugkoppelrapportage

De rapportage moet werkgevers er vooral toe aanzetten om na te denken over alternatieve (schonere) vormen van woon-werkverkeer en zakelijke kilometers en actie op dat gebied te ondernemen. Ieder jaar krijg je van de RVO een ‘terugkoppelrapportage’ met inzicht in hun uitstoot en manieren om deze te reduceren. Werkgevers met minder dan 100 werknemers mogen vrijwillig rapporteren. Zij ontvangen dan ook een terugkoppeling over de CO2-uitstoot van hun werknemers.

Evaluatie in 2026

In 2026 evalueert het ministerie van IenW de reductie van de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2024 en 2025. Als deze onder het emissieplafond blijft dan komt er een vervolg op de verplichte rapportages. Als de totale uitstoot er boven komt, dan stelt het ministerie vanaf 2027 de emissiegrenswaarde in voor het terugdringen van de uitstoot. Hierbij gaan omgevingsdiensten dan controleren of de werkgever onder de grenswaarde blijft. Is dat niet zo, dan ontvangt de werkgever een schriftelijk verzoek om maatregelen te nemen. Doet hij dat niet dan kan een bestuurlijke sanctie volgen die moet afdwingen dat de werkgever zich aan de maximumnorm houdt.

Pas je administratie op tijd aan

Het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit treedt in werking op 1 juli 2024 als hoofdstuk 18 van het Besluit activiteiten leefomgeving, dat is gebaseerd op de Omgevingswet. Val je als werkgever onder de nieuwe regeling? Dan doe je er goed aan om je administratie op tijd aan te passen.

Dit artikel is gesponsord door Centraal Beheer.

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Zzp-wetgeving: zie jij door de bomen het bos nog?

Het nieuwe kabinet wil duidelijke criteria voor een arbeidsrelatie opstellen. Ook is het plan de handhaving van schijnzelfstandigheid weer op te pakken. En de verplichte AOV komt eraan. De stand van zaken op het gebied van de bevroren zzp-wetgeving.

Zo zorg je voor veerkracht en vooruitgang in loopbanen

Zo zorg je voor veerkracht en vooruitgang in loopbanen

Bestendige en veerkrachtige loopbanen: daar draait het tegenwoordig steeds meer om. Maar hoe zorg je dat medewerkers hun loopbaandoelen realiseren? Een taak waar het nieuwe bedrijf Endit zich op richt.

Voorbeeldbrief voorstel individuele wijziging van arbeidsvoorwaarden

Voorbeeldbrief voorstel individuele wijziging van arbeidsvoorwaarden

Deze voorbeeldbrief kun je gebruiken om de werknemer een voorstel te doen tot wijziging van de individuele arbeidsvoorwaarden.

Zo leer je een taal bij Regina Coeli: maatwerk, aandacht en focus

Zo leer je een taal bij Regina Coeli: maatwerk, aandacht en focus

Wie kent ze niet, de 'nonnen van Vught', befaamd om hun taalonderwijs? Maar waarom zou je je medewerkers hier naartoe sturen? "Nederlanders overschatten vaak hun Engelse taalvaardigheid." En dat levert dus op de werkvloer misverstanden op. Over het...

Gratis lunch op het werk: verkapt loon of arbobeleid?

Gratis lunch op het werk: verkapt loon of arbobeleid?

Een tuinbouwbedrijf biedt zijn werknemers gratis gezonde lunchmaaltijden aan. Maar vallen deze maaltijden, als onderdeel van het arbobeleid, onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen? De Hoge Raad geeft duidelijkheid.

YER breidt met overname Avantgarde Experts weer uit in Duitsland

YER breidt met overname Avantgarde Experts weer uit in Duitsland

YER Global heeft Avantgarde Experts overgenomen, een Duitse wervingsspecialist in de mobiliteits- en technologiesector. Met deze tweede Duitse overname dit jaar groeit YER in Duitsland tot bijna 1.500 gedetacheerde professionals.

De SLIM-subsidie: van individuele scholing tot loopbaanadviezen

De SLIM-subsidie: van individuele scholing tot loopbaanadviezen

De pot voor de SLIM-subsidie is tot en met 2027 flink verhoogd. Dat geld gaat naar individuele scholing, waarvan werknemers gebruik kunnen maken. Wat houdt de SLIM-regeling eigenlijk in?

Mkb ontdekt waarde van goed onboarden

Mkb ontdekt waarde van goed onboarden

Voor veel mkb-bedrijven vormt de krappe arbeidsmarkt een obstakel richting groei: het is lastig om aan nieuw personeel te komen. Als het dan toch lukt, wil je die nieuwe medewerkers goed laten landen binnen je organisatie. Een plan van aanpak voor...