De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) is een deel van de loonsom (het totaal van lonen en sociale premies dat je als werkgever betaalt), waarover je geen loonbelasting hoeft af te dragen. Het gaat om een percentage tot en met een loonsom van 400.000 euro en een percentage voor het deel daarboven. In de vrije ruimte mag je zaken onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen aan werknemers.
Bij een terbeschikkingstelling mag een werknemer een bezit van je gebruiken zoals een pand, auto of een OV-kaart. Het kan ook om een geldlening gaan. Doordat de vrije ruimte een percentage is van de loonsom, doet het er niet toe welke werknemer precies welke vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ontvangt. Zo hoef je niet alle kosten op te splitsen per werknemer, wat veel administratie scheelt. De vrije ruimte mag je naar eigen inzicht invullen.
Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets
Je moet voor de vrije ruimte wel rekening houden met de zogenoemde ‘gebruikelijkheidstoets’. Hierbij mogen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je opneemt in de vrije ruimte niet meer dan 30 procent verschillen van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Dat zijn bijvoorbeeld de omstandigheden van andere werknemers bij jou, van collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie of bij werknemers van andere werkgevers.
Je moet voor de vrije ruimte wel rekening houden met de zogenoemde ‘gebruikelijkheidstoets”
Het gedeelte dat boven die 30 procent komt, is loon van de werknemer. Voor de Belastingdienst zijn vergoedingen van maximaal 2400 euro per persoon per jaar altijd gebruikelijk. Daarvoor geldt de regel van maximaal 30 procent afwijken niet. Vindt de Belastingdienst dat er sprake is van ongebruikelijke vergoedingen, dan moet de fiscus dat zelf onderbouwen.
Eindheffingsloon
Bij het toepassen van de vrije ruimte moet je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aanwijzen als eindheffingsloon. De Belastingdienst rekent deze anders bij het loon van de werknemer. Voor het bedrag dat eventueel boven de vrije ruimte uitkomt, betaal je wel loonbelasting met een eindheffing van maar liefst 80 procent. Hierover ben je dan geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw verschuldigd.
Hoogte van de vrije ruimte
Vanaf 1 januari 2024 bedraagt het percentage van de vrije ruimte 1,92 procent tot en met een loonsom van 400.000 euro. Boven deze loonsom is het percentage 1,18 procent. Het percentage tot en met 400.000 euro is flink gedaald ten opzichte van 2023. Toen was dit percentage nog 3 procent. Dat was flink hoger dan in 2022 toen het 1,7 procent was. De redenen voor deze verhoging waren de inflatie en stijging van de energieprijzen. De vergroting van de vrije ruimte tot en met de loonsom van 400.000 euro moest vooral kleinere bedrijven ontlasten. In 2023 en 2022 was het percentage van de vrije ruimte voor de loonsom boven 400.000 euro ook 1,18 procent.
Kijk naar gerichte vrijstellingen
Voordat je gebruikmaakt van de vrije ruimte doe je er goed aan om eerst te kijken naar de zogeheten gerichte vrijstellingen. Dit zijn zaken die je onbelast mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, zolang je ze aanwijst als eindheffingsloon. Deze gaan niet ten koste van je vrije ruimte. In het algemeen zijn het voorzieningen die je werknemers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
Soorten gerichte vrijstelling
Het gaat bij gerichte vrijstellingen bijvoorbeeld om de reiskostenvergoeding per kilometer (maximaal 0,23 euro per kilometer in 2024), de thuiswerkkostenvergoeding (maximaal 2,35 euro per thuiswerkdag in 2024), tijdelijk verblijf vanwege werk, verhuizen voor de dienstbetrekking, het volgen van cursussen of een maaltijd bij overwerk.
Diensten zoals een gezondheidscheck, coaching of loopbaanadvies zijn niet verplicht via de Arbowet en daarmee ook niet gericht vrijgesteld”
Daarnaast geldt een gerichte vrijstelling voor gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en andere apparatuur die noodzakelijk zijn voor het werk en voorzieningen die verplicht zijn vanuit de Arbowet. Diensten zoals een gezondheidscheck, coaching of loopbaanadvies zijn niet verplicht via de Arbowet en daarmee ook niet gericht vrijgesteld. Je kunt ze wel verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen via de vrije ruimte.
OV-kaart
Sinds 1 januari 2024 geldt er een eenduidige gerichte vrijstelling bij het vergoeden of verstrekken van een OV-kaart (OV-abonnement, voordeelurenkaart). Je hoeft hierbij alleen nog aan te tonen dat je werknemers de OV-kaart mede gebruiken voor zakelijke reizen, inclusief woon-werkverkeer.
In de oude situatie waren er verschillende voorwaarden van toepassing voor een gerichte vrijstelling bij de vergoeding of verstrekking van de OV-kaart. Ook moest je de omvang van het zakelijk gebruik bij een vergoeding of verstrekking van een OV-kaart achteraf berekenen. Dat is nu niet meer nodig. De terbeschikkingstelling van de OV-kaart was al onbelast als nihilwaardering.
Nihilwaarderingen
Zogeheten nihilwaarderingen komen ook niet ‘ten laste van’ je vrije ruimte. Deze hebben alleen betrekking op loon in natura en dus niet op geld. Het gaat onder andere om bepaalde voorzieningen die je werknemers op de werkplek gebruiken. Dat kan een bureau of een kopieermachine zijn, maar bijvoorbeeld ook een ontspanningsruimte.
Verder horen hier consumpties op de werkplek bij die geen maaltijd zijn en aan de werknemer ter beschikking gestelde werkkleding. Ter beschikking gestelde OV-abonnementen vallen ook onder de nihilwaarderingen. Het verschil met verstrekken is dat je het OV-abonnement aanschaft en er eigenaar van blijft. Bij verstrekken koop je het OV-abonnement waarna de werknemer er eigenaar van wordt.
Houd goed zicht op WKR
Zorg voor een duidelijke administratie van je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de vrije ruimte, de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Zo heb je een goed inzicht in wat mogelijk is voor je bedrijf binnen de werkkostenregeling. Onderzoek regelmatig de kosten in je bedrijf en wat onder de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen kan vallen.
Twijfel je onder welke categorie van de WKR een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling valt, dan is het verstandig om vooroverleg te hebben met de Belastingdienst. Let er ook op dat de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vanuit de verschillende bedrijfsonderdelen of afdelingen op elkaar zijn afgestemd. Daarmee voorkom je onverwachtse overschrijdingen van je vrije ruimte.
Dit artikel is gesponsord door Centraal Beheer.
