Beschikbare premieregelingen worden de standaard. Daarnaast gaan voor nieuwe werknemers vaste gelijkblijvende premiepercentages gelden – de zogeheten vlakke staffel – terwijl voor bestaande werknemers de nu gangbare stijgende premiestaffel gehandhaafd mag blijven.

Je beslist als werkgever over belangrijke arbeidsvoorwaarden. Dat is een gevoelig onderwerp ”

Op tijd starten met verlengingstraject

Dat klinkt misschien overzichtelijk, maar de overgang naar het nieuwe stelsel zorgt ervoor dat je als werkgever heel goed moet nadenken over je pensioenbeleid en je toezegging. Bij bedrijven waar wij al hebben geadviseerd, blijkt dat je echt op tijd moet star- ten met het verlengingstraject. Met op tijd bedoelen we minimaal een tot anderhalf jaar voor de contractvervaldatum.

Niet alleen hebben wij als pensioenadviseur meer tijd nodig dan normaal om alles door te rekenen, je beslist als werkgever ook over belangrijke arbeidsvoorwaarden. Dat is een gevoelig onderwerp bij veel werknemers en werknemersvertegenwoordigers. Je moet daar als organisatie zorgvuldig mee omgaan en dat kost (veel) meer tijd dan je vooraf hebt bedacht.

Vrijwillig of verplicht pensioensparen?

Wat maakt het nu dan extra ingewikkeld? Je hebt als werkgever niet alleen veel te kiezen over je pensioenbeleid en je toezegging. Het is juist belangrijk om ook naar het totale pakket aan arbeidsvoorwaarden te kijken en te bedenken hoe je invulling wilt geven aan goed werkgeverschap. Dit is dus een unieke kans voor iedere werkgever om je opnieuw te positioneren als aantrekkelijke werkgever. Dat is zeker in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt belangrijk.

Op individuele basis bij sparen

De besluiten die je neemt, hebben grote impact. Niet alleen op de bestaande werknemers maar ook op je concurrentiepositie op de arbeidsmarkt. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een basispensioenregeling waarbij desgewenst op individuele basis bij gespaard kan worden, met bijbehorende aanpassingen in het arbeidsvoorwaardenpakket. Er zijn bedrijven die liever 10% meer salaris geven met een minimale pensioenregeling. Wie
meer wil opbouwen, moet die 10% dan vrijwillig in zijn pensioen storten. Zo krijg je als werknemer dus veel vrijheid om bijvoorbeeld in de fase dat je jonge kinderen hebt, af te zien van die storting. Dat maakt ook dat werknemers tijdig bij de nieuwe regeling betrokken moeten worden, zodat ze weten waar ze mee te maken krijgen.

Vrijwillige excedentregeling

Niet alleen bedrijven met een verzekerde regeling hebben de kans hun arbeidsvoorwaarden opnieuw vorm te geven. Ook bedrijven die zijn aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds hebben wat te kiezen. Bij veel pensioenfondsen is het pensioengevend salaris bijvoorbeeld afgetopt. Er zijn bedrijven die een vrijwillige excedentregeling hebben, die extra pensioenopbouw mogelijk maakt. Die zullen nu ook moeten nadenken over hoe ze zo’n regeling willen vormgeven en of ze die bij hetzelfde pensioenfonds willen onderbrengen. Bepaal daarom (opnieuw) de rol van de excedentregeling in de arbeidsvoorwaarden.

Personeelsplanning

Het is goed om een middellangetermijn-
planning te maken. Breng in kaart hoeveel mensen uitstromen vanwege pensionering, hoeveel groei je verwacht, wat je personeelsverloop is en welke functies moeilijk te vervangen zijn. Als je dit inzicht hebt, kun je hierop met een goed doordacht arbeidsvoorwaardenpakket inspelen. Je pensioenregeling is daar onderdeel van. Verwacht je de komende jaren geen personeel aan te nemen, dan kun je in je nieuwe pensioencontract de huidige staffel opnemen. Kijk wel vooruit naar de regeling voor nieuwe medewerkers. Die moeten een vast percentage krijgen. Uiterlijk 1 januari 2027 moet dat geregeld zijn. Verwacht je grote uitbreidingen in het personeelsbestand, dan is het wellicht slim om die datum naar voren te halen. Dan kun je het arbeidsvoorwaardenpakket al klaarmaken voor de toekomst en zorg je dat er niet een grote groep werknemers in een andere pensioenregeling zit.

Verwacht je de komende jaren geen personeel aan te nemen, dan kun je in je nieuwe pensioencontract de huidige staffel opnemen”

Twee regelingen

Natuurlijk kun je voor je bestaande medewerkers ook al overstappen op vaste premiepercentages. Het nadeel daarvan is dat je moet zorgen voor compensatie, omdat ze veelal een lager pensioen gaan opbouwen. Jongeren gaan bovendien meteen
omhoog in hun beschikbare premie. Dat zorgt bij elkaar voor een flinke kostenpost. Het is daarom beter om te accepteren dat je met twee regelingen werkt: een gesloten contract voor de huidige groep deelnemers en voor de nieuwe werknemers sluit je een nieuw contract.

Zorg voor draagvlak

De betrokkenheid van de werknemers bij de nieuwe pensioenregeling is meer gewenst dan ooit. Pensioen wordt steed flexibeler en vergt meer aandacht van de werknemer. Dat is een belangrijke reden om al een jaar van tevoren naar je contractverlenging te kijken. Anders kom je aan het eind van het traject in tijdnood. En juist in die fase zit de werknemerscommunicatie. Als je die te gehaast gaat doen, ontstaat er wantrouwen bij de werknemers, want die krijgen dan het gevoel dat er iets doorheen gedrukt wordt.

Geen OR? Stel een pensioencommissie aan

Uiteraard zal de ondernemingsraad groen licht moeten geven. Heeft je bedrijf geen ondernemingsraad, dan is het slim om een pensioencommissie te benoemen van twee of drie werknemers. Geef aan dat er belangrijke wijzigingen op stapel staan, waar ook vertegenwoordigers vanuit de organisatie hun input voor moeten leveren. Dat geeft draagvlak voor de beslissingen die je moet nemen en zorgt ervoor dat je sneller tot een resultaat komt.

De leden van de pensioencommissie kunnen tussentijds hun collega’s bijpraten en die krijgen meer het gevoel dat ze bij het proces betrokken worden. Laat mensen zichzelf aanmelden, zodat je weet dat ze geïnteresseerd zijn. Zorg ook voor een balans: kies bijvoorbeeld niet alleen de vijftigplussers, maar ook jongeren. Zo zijn verschillende belangen vertegenwoordigd.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met VLC & Partners. Auteur Lars Peters is Pensioenconsultant bij VLC & Partners