“Verzuimaanpak is voor elke leidinggevende een uitdaging”, nuanceert Darnoud direct. Ze was jarenlang casemanager bij arbodienst mkbasics; tegenwoordig is ze salesmanager en verzorgt ze trainingen voor leidinggevenden. “Kijk naar wat een bepaalde generatie en een individu nodig hebben”, is haar kernadvies. “Een aanpak gebaseerd op het motto ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ werkt absoluut niet.”

Vaardigheden rond verzuim

Het verzuimprobleem is serieus. Meer dan de helft van alle medewerkers meldt zich minstens één keer per jaar ziek. Gemiddeld duurt verzuim ruim drie weken. Het CBS berekende over 2024 de totale kosten op ruim 28,5 miljard euro.

“Toch willen organisaties graag zelf regie voeren over hun verzuim”, constateert de verzuimtrainer. “Die verantwoordelijkheid komt dan vaak te liggen bij mensen die in een managementrol zijn gegroeid. Ze zijn goed in hun vak en worden op basis daarvan leidinggevende. Maar beschik je dan automatisch over de vaardigheden om verzuimsignalen te herkennen en verzuimgesprekken goed te voeren?”

Werkstress

Psychische klachten, veelal veroorzaakt door stress, vormen steeds vaker de aanleiding tot verzuim. In de afgelopen vijf jaar is psychisch verzuim met 35 procent gestegen. Vooral jonge professionals van 25 tot 35 jaar vormen een kwetsbare groep.

“Ze zijn ambitieus, willen graag presteren, maar herkennen signalen van overbelasting niet altijd bij zichzelf. Een leidinggevende moet daarom scherp letten op gedragsveranderingen. De vrolijke Frans die opeens niet meer vrolijk is, iemand die meer fouten maakt, te laat komt of zich frequent kort ziek meldt. Dat zijn duidelijke signalen.”

De vrolijke Frans die opeens niet meer vrolijk is, iemand die meer fouten maakt, te laat komt of zich frequent kort ziek meldt. Dat zijn duidelijke signalen”

Verzuimgesprek

Volgens Darnoud is het belangrijk vroegtijdig in gesprek te gaan over verzuimsignalen. Maar wel met oog voor de persoon tegenover je. “Jonge medewerkers communiceren graag kort en direct. Je hoeft er niet omheen te draaien. Maar dat is iets anders dan koud en zakelijk zijn. Het gaat om de manier waarop je iets brengt.”

Een extra uitdaging is dat zij digitaal gericht zijn. “Zeker bij ziekte kan een telefoongesprek met een leidinggevende een grote drempel zijn. Reageer daar empathisch op. Maar geef ook aan dat je je zorgen maakt en later graag weer contact hebt. Blijf in verbinding.”

Generatieverschillen

Volgens de verzuimtrainer zijn de verschillen tussen generaties groter dan voorheen. “Op veel werkvloeren werken momenteel vijf generaties naast elkaar. Dat maakt teams rijker, maar soms ook ingewikkelder. Verschillen in communicatie, tempo, verwachtingen en werkstijl kunnen zorgen voor irritatie of misverstanden.”

Ook wijst ze op de snelle digitalisering, hogere prestatiedruk en stressfactoren als de woningmarkt en geopolitieke spanningen. “En vergeet de druk van sociale media niet: iedereen heeft een mening paraat.”

Vergeet de druk van sociale media niet: iedereen heeft een mening paraat”

Elke levensfase heeft eigen uitdagingen. “Midlifers (grofweg tussen 35 en 45 jaar) bevinden zich in het spitsuur van hun leven. Zij combineren werk met een gezin, sociaal leven en soms mantelzorg. De druk komt van alle kanten. Het zijn vaak doorzetters die moeilijk nee zeggen. Juist daardoor lopen ze risico op overbelasting.”

De groep 55-plussers heeft andere kenmerken en behoeften. “Zij zijn vaak praktisch ingesteld en zelfredzaam. Tegelijkertijd verdient hun werkbelasting aandacht, zeker naarmate fysieke en mentale reserves afnemen.”

Leren van fouten

Een verzuimgesprek voeren klinkt eenvoudiger dan het is, merkt Darnoud. Daarom gelooft zij sterk in gesprekstrainingen met acteurs. “Door in nagebootste gesprekken fouten te mogen maken, leer je veel. Een andere toon, andere woorden of een andere aanvliegroute kan een gesprek een andere richting op sturen.”

Door in nagebootste gesprekken fouten te mogen maken, leer je veel”

Ze erkent dat het lastig kan zijn om empathie en zakelijkheid te combineren. “Aan de ene kant wil je vriendelijk zijn, want je bent ook een collega. Aan de andere kant moet je zakelijk blijven en bespreken hoe je er samen voor zorgt dat iemand weer kan leveren wat met elkaar is afgesproken. Heb het bij frequent verzuim bijvoorbeeld niet over de achterliggende redenen, maar focus op de afwezigheid zelf. Dat dit een probleem is en hoe dat richting de toekomst kan worden opgelost.”

De leidinggevende als sleutelfiguur

Tot slot benadrukt Darnoud dat beleid belangrijk is, maar op zichzelf niet afdoende. “Uiteindelijk zijn het mensen die het uitvoeren. Laten we leidinggevenden daarom handvatten aanreiken om dat zo goed mogelijk te doen. Zij spelen een sleutelrol. Met een goede aanpak kunnen zij veel verzuim voorkomen.”

Dit artikel is gesponsord door mkbasics (onderdeel Arbo Unie). Op 10 juni geeft mkbasics meer achtergronden en vooral praktische tips tijdens het webinar over 'Grip op verzuim: de rol van de leidinggevende'.