Je kunt als werkgever onbelast de kosten vergoeden van studies die je medewerkers volgen. Voor dergelijke kosten bestaat een gerichte fiscale vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dat betekent dat de studievergoedingen niet ten koste gaan van de vrije ruimte. De vrije ruimte is de fiscale ruimte die je hebt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Met een goede (bij)scholing van uw personeel houdt u de kwaliteit van uw diensten of producten op peil en bent u een aantrekkelijke werkgever voor bestaande en nieuwe medewerkers.
Voorwaarden voor onbelast vergoeden studiekosten
Voor de vrijstelling voor studiekosten gelden 3 voorwaarden:
- De kosten mogen niet al door een ander worden vergoed;
- De opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst;
- De vergoeding is toegezegd of verstrekt voor het einde van het kalenderjaar waarin de medewerker de studiekosten maakt.
Vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen
Bij de studiekosten die je onbelast aan de medewerkers kunt vergoeden, kun je denken aan lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. Een vergoeding voor een studeerruimte en de inrichting daarvan valt wel onder de loonbelasting, behalve als het om arbovoorzieningen gaat.
Studieafspraken met werknemer
Vanwege de vaak hoge kosten van een studie ligt het voor de hand dat je voor het begin van de studie een overeenkomst (beding) afsluit met de werknemer. Het is belangrijk hoe je zo’n studieovereenkomst formuleert. Je kunt kiezen tussen een algemene studiekostenregeling in de arbeidsovereenkomst of een aparte studieovereenkomst per opleiding. Juridisch sta je met een uitgebreide studieovereenkomst per opleiding sterker.
Terugbetalingsregeling studiekosten
Daarnaast kunt je in de studieovereenkomst een terugbetalingsregeling afspreken. Hiermee krijg je je investeringen (deels) terug als de werknemer de studie voortijdig beëindigt of binnen een bepaalde periode na de studie uw organisatie verlaat. Het is van belang dat je het terug te betalen bedrag en de terugbetalingsperiode op een juiste wijze omschrijft. De fiscale vrijstelling blijft overigens gelden als de werknemer de vergoeding voor studiekosten aan je terugbetaalt.
Verplichte opleidingen in cao
Sinds juli 2015 moeten werkgevers medewerkers in staat stellen om opleidingen en cursussen te volgen die nodig zijn om hun functie uit te oefenen. Sinds augustus 2022 is daar bij gekomen dat dat de opleidingen die de werkgever oplegt, voor rekening komen van de werkgever. Het gaat hierbij om alle kosten, dus ook om de reiskosten, kosten van boeken en studiemateriaal en examengelden. Daarnaast mag de werknemer niet meer worden gevraagd om de opleiding in eigen tijd te doen, dit valt voortaan onder werktijd. Voor deze verplichte opleidingen mogen ook geen studiekostenbedingen worden afgesproken. Dat zijn afspraken over terugbetaling als de werknemer binnen een bepaald termijn na het behalen van de opleiding weggaat of over te behalen resultaten.
In een cao voor jouw branche kunnen afspraken staan over welke opleidingen verplicht zijn.
