U kunt als werkgever onbelast de kosten vergoeden van studies die uw medewerkers volgen. Voor dergelijke kosten bestaat een gerichte fiscale vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dat betekent dat de studievergoedingen niet ten koste gaan van uw vrije ruimte. De vrije ruimte is de fiscale ruimte die u heeft voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Met een goede (bij)scholing van uw personeel houdt u de kwaliteit van uw diensten of producten op peil en bent u een aantrekkelijke werkgever voor bestaande en nieuwe medewerkers.
Voorwaarden voor onbelast vergoeden studiekosten
Voor de vrijstelling voor studiekosten gelden drie voorwaarden. Ten eerste mogen de kosten niet al door een ander worden vergoed. Daarnaast is de opleiding gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst. Op de derde plaats heeft u de vergoeding toegezegd of verstrekt voor het einde van het kalenderjaar waarin uw medewerker de studiekosten maakt.
Vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen
Bij de studiekosten die u onbelast aan uw medewerkers kunt vergoeden, kunt u denken aan lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. Een vergoeding voor een studeerruimte en de inrichting daarvan valt wel onder de loonbelasting, behalve als het om arbovoorzieningen gaat.
Studieafspraken met werknemer
Vanwege de vaak hoge kosten van een studie ligt het voor de hand dat u voor het begin van de studie een overeenkomst (beding) afsluit met de werknemer. Het is belangrijk hoe u zo’n studieovereenkomst formuleert. U kunt kiezen tussen een algemene studiekostenregeling in de arbeidsovereenkomst of een aparte studieovereenkomst per opleiding. Juridisch staat u met een uitgebreide studieovereenkomst per opleiding sterker.
Terugbetalingsregeling studiekosten
Daarnaast kunt u in de studieovereenkomst een terugbetalingsregeling afspreken. Hiermee krijgt u uw investeringen (deels) terug als de werknemer de studie voortijdig beëindigt of binnen een bepaalde periode na de studie uw organisatie verlaat. Het is van belang dat u het terug te betalen bedrag en de terugbetalingsperiode op een juiste wijze omschrijft. Uw fiscale vrijstelling blijft overigens gelden als de werknemer de vergoeding voor studiekosten aan u terugbetaalt.
Lees ook:Studiekostenbeding in een arbeidscontract
Verplichte opleidingen in cao
Sinds juli 2015 moeten werkgevers medewerkers in staat stellen om opleidingen en cursussen te volgen die nodig zijn om hun functie uit te oefenen. Sinds augustus 2022 is daar bij gekomen dat dat de opleidingen die de werkgever oplegt, voor rekening komen van de werkgever. Het gaat hierbij om alle kosten, dus ook om de reiskosten, kosten van boeken en studiemateriaal en examengelden. Daarnaast mag de werknemer niet meer worden gevraagd om de opleiding in eigen tijd te doen, dit valt voortaan onder werktijd. Voor deze verplichte opleidingen mogen ook geen studiekostenbedingen worden afgesproken. Dat zijn afspraken over terugbetaling als de werknemer binnen een bepaald termijn na het behalen van de opleiding weggaat of over te behalen resultaten.
In een cao voor uw branche kunnen afspraken staan over welke opleidingen verplicht zijn.
STAP-budget
Op 1 maart 2022 is de subsidieregeling stimulering arbeidsmarktpositie (STAP) in werking getreden. Met STAP-subsidie kan iedereen (ongeacht opleidingsniveau, sector of beroep, werklozen en werkenden) maximaal één keer per jaar 1.000 euro krijgen voor het volgen van een opleiding, zolang er budget is. Het STAP-budget vervangt de fiscale aftrek voor scholingsuitgaven in de inkomstenbelasting. Deze regeling is vanaf 1 januari 2022 beëindigd.
Lees ook:Wat is het STAP-budget?
