1. Het laatste HR-nieuws

  2. Actueel & juridisch gecheckt

  3. Direct antwoord op je vraag

Maak duidelijke afspraken als je studiekosten vergoedt

Als werkgever kunt u de studiekosten van uw werknemers onbelast vergoeden. Van belang is dat u de afspraken hierover goed op papier zet. Daarbij is het maken van een duidelijke terugbetalingsafspraak een aanrader, bijvoorbeeld door het vastleggen van een studiekostenregeling of -beding.

Maak duidelijke afspraken als je studiekosten vergoedt

Je kunt als werkgever onbelast de kosten vergoeden van studies die je medewerkers volgen. Voor dergelijke kosten bestaat een gerichte fiscale vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dat betekent dat de studievergoedingen niet ten koste gaan van de vrije ruimte. De vrije ruimte is de fiscale ruimte die je hebt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Met een goede (bij)scholing van uw personeel houdt u de kwaliteit van uw diensten of producten op peil en bent u een aantrekkelijke werkgever voor bestaande en nieuwe medewerkers.

Voorwaarden voor onbelast vergoeden studiekosten

Voor de vrijstelling voor studiekosten gelden 3 voorwaarden:

  • De kosten mogen niet al door een ander worden vergoed;
  • De opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst;
  • De vergoeding is toegezegd of verstrekt voor het einde van het kalenderjaar waarin de medewerker de studiekosten maakt.

Vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen

Bij de studiekosten die je onbelast aan de medewerkers kunt vergoeden, kun je denken aan lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. Een vergoeding voor een studeerruimte en de inrichting daarvan valt wel onder de loonbelasting, behalve als het om arbovoorzieningen gaat.

Studieafspraken met werknemer

Vanwege de vaak hoge kosten van een studie ligt het voor de hand dat je voor het begin van de studie een overeenkomst (beding) afsluit met de werknemer. Het is belangrijk hoe je zo’n studieovereenkomst formuleert. Je kunt kiezen tussen een algemene studiekostenregeling in de arbeidsovereenkomst of een aparte studieovereenkomst per opleiding. Juridisch sta je met een uitgebreide studieovereenkomst per opleiding sterker.

Terugbetalingsregeling studiekosten

Daarnaast kunt je in de studieovereenkomst een terugbetalingsregeling afspreken. Hiermee krijg je je investeringen (deels) terug als de werknemer de studie voortijdig beëindigt of binnen een bepaalde periode na de studie uw organisatie verlaat. Het is van belang dat je het terug te betalen bedrag en de terugbetalingsperiode op een juiste wijze omschrijft. De fiscale vrijstelling blijft overigens gelden als de werknemer de vergoeding voor studiekosten aan je terugbetaalt.

Verplichte opleidingen in cao

Sinds juli 2015 moeten werkgevers medewerkers in staat stellen om opleidingen en cursussen te volgen die nodig zijn om hun functie uit te oefenen. Sinds augustus 2022 is daar bij gekomen dat dat de opleidingen die de werkgever oplegt, voor rekening komen van de werkgever. Het gaat hierbij om alle kosten, dus ook om de reiskosten, kosten van boeken en studiemateriaal en examengelden. Daarnaast mag de werknemer niet meer worden gevraagd om de opleiding in eigen tijd te doen, dit valt voortaan onder werktijd. Voor deze verplichte opleidingen mogen ook geen studiekostenbedingen worden afgesproken. Dat zijn afspraken over terugbetaling als de werknemer binnen een bepaald termijn na het behalen van de opleiding weggaat of over te behalen resultaten.

In een cao voor jouw branche kunnen afspraken staan over welke opleidingen verplicht zijn. 

De redactie van PW. zorgt ervoor dat jij op de hoogte blijft van inspirerende en vooral betrouwbare vakinformatie over gerelateerde onderwerpen op gebied van HR en personeelsmanagement.

9 gevolgen voor subsidies door  Miljoenennota

9 gevolgen voor subsidies door Miljoenennota

Met de komst van de Miljoenennota 2023 is ook het een en ander bekend geworden over subsidies, bijvoorbeeld subsidies om verduurzaming te stimuleren. Dit zijn de belangrijkste subsidienieuwtjes die je als HR moet weten.

L&D moet oog hebben voor loopbaanontwikkeling medewerkers 

L&D moet oog hebben voor loopbaanontwikkeling medewerkers

Werkgevers hebben veel aandacht voor scholing. Alleen, de motieven om medewerkers op te leiden zijn niet altijd juist. Veel vaker zou scholing in het teken moeten staan van loopbaanontwikkeling van medewerkers.

De Belofte: kiezen met je hart 

De Belofte: kiezen met je hart

Hét onderwerp van de laatste maanden, ook in deze column, is het groeiende tekort op de arbeidsmarkt. En toch ga ik het er vandaag wéér over hebben. Het is niet anders. De komende jaren blijft het een actueel onderwerp, enig zicht op een oplossing...

Pak de ongelijke verdeling van scholing aan

Pak de ongelijke verdeling van scholing aan

Scholing van de Nederlandse beroepsbevolking is ontzettend belangrijk. De overheid stimuleert daarom scholing met subsidie. Maar of iedereen in gelijke mate van die subsidiemogelijkheid profiteert, is zeer de vraag.

Lerende organisatie: wie SLIM-subsidie wil, moet snel zijn

Lerende organisatie: wie SLIM-subsidie wil, moet snel zijn

MKB-werkgevers die gebruik willen maken van de SLIM scholingssubsidie, hebben geen tijd te verliezen. Uit evaluatie blijkt dat er veel meer aanvragen zijn dan dat er geld is. In september opent het nieuwe tijdvak waarin de subsidie kan worden...

Geen voltooide opleiding, geen arbeidsovereenkomst?

Geen voltooide opleiding, geen arbeidsovereenkomst?

Bij personeelstekort komt het geregeld voor dat werkgevers leerling/werknemers binnenhalen en dan een gemengde praktijkarbeidsovereenkomst afsluiten. Dat leidt nog wel eens tot onduidelijkheid.

49 Tools for learning & development

49 Tools for learning & development

Met '49 tools for learning & development' hebben Nick van Dam en Jan Rijken een handig en bovendien praktisch werkboek neergezet voor iedere HR-professional die zich meer wilt verdiepen in het onderwerp leren en ontwikkelen.

Investeer in jezelf: de Belastingdienst betaalt nu nog mee

Investeer in jezelf: de Belastingdienst betaalt nu nog mee

Het is altijd een goed moment om te starten met een opleiding. Maar volgens Diederik Slob, directeur Innovatie Opleidingen van Vakmedianet, is het nu slimmer dan ooit. Waarom? Omdat je van de Belastingdienst nog tot 2022 gebruik mag maken van de...