Zet uw werknemersvergoedingen optimaal in met de werkkostenregeling

Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelast vergoedingen aan uw medewerkers geven. Dit kan via de zogeheten vrije ruimte. Daarnaast is er een aantal soorten vergoedingen die onbelast blijven, en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Met een optimaal gebruik van de onbelaste vergoedingen kunt u uw medewerkers extra goede arbeidsvoorwaarden aanbieden.

Zet uw werknemersvergoedingen optimaal in met de werkkostenregeling

Fiscaal gezien vallen al uw vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR. De Belastingdienst beschouwt alles wat u aan uw medewerkers vergoedt en verstrekt als belastbaar loon. Hierbij geldt de ‘vrije ruimte’. Dat is een algemene vrijstelling van 1,2 procent (2018) van de totale loonsom. Hierover betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt u loonbelasting via een eindheffing van 80 procent. Hierover hoeft u geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen, of in te houden.

Toepassing vrije ruimte

Voor de toepassing van de vrije ruimte moet u vergoedingen en verstrekkingen vooraf aanwijzen als eindheffingsloon. Anders vallen ze onder het loon van de werknemer. Voor de vrije ruimte is niet van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. De vrije ruimte is namelijk een percentage van de totale loonsom. Hiermee bent u min of meer vrij om deze ruimte naar eigen inzicht te gebruiken. Er gelden dan ook geen fiscale voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

Uitzonderingen voor de WKR

Er is een aantal uitzonderingen voor de WKR die niet vallen onder het belastbaar loon. Ze hebben daarmee geen gevolgen voor uw vrije ruimte. Ten eerste gaat het om kleine geschenken en intermediaire kosten. Bij kleine geschenken gaat het om kleine persoonlijke attenties die u geeft aan uw medewerkers. Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt op uw initiatief en voor uw rekening.

Gerichte vrijstellingen

Een tweede uitzondering zijn gerichte vrijstellingen. Het gaat om een beperkte groep vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Hieronder vallen bijvoorbeeld reiskosten met een eigen vervoermiddel tot 0,19 euro per zakelijke kilometer, zakelijke kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking en studiekosten (een compleet overzicht vindt u hier). Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte als ze voldoen aan twee voorwaarden.

Ten eerste moet u de vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Daarnaast moeten de vergoedingen en verstrekkingen binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden (bijvoorbeeld de maximaal 0,19 euro per zakelijke kilometer).

Nihilwaarderingen

Ten derde vormen de nihilwaarderingen een uitzondering voor de WKR. Dat zijn bepaalde voorzieningen die u ter beschikking stelt op de werkplek en die aan de werkplek gebonden zijn.

Gebruikelijkheidstoets

De zogeheten ‘gebruikelijkheidstoets’ beperkt het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte. Is een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk, dan mag u deze niet aanwijzen voor de vrije ruimte. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel dat boven die 30 procent komt, is loon van de werknemer. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen of verstrekkingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar hoe dan ook als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag. Het is aan de Belastingdienst om ongebruikelijke vergoedingen en verstrekkingen aan te tonen.

Goede administratie en beleid

Zorg voor een aparte administratie van uw vergoedingen en verstrekkingen. De waarde van de vergoedingen en verstrekkingen bepaalt namelijk of en wanneer u de vrije ruimte overschrijdt.

Maak daarnaast een afgewogen beleid voor de vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers, zodat u deze optimaal kunt verstrekken. Zo biedt u de werknemers goede extra arbeidsvoorwaarden met voor u het maximale belastingvoordeel.

Nog veel meer lezen over loonkostenvoordelen? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden

Kinderopvangtoeslag: dit moet je als werkgever weten

Kinderopvangtoeslag: dit moet je als werkgever weten

Werkende ouders kunnen dit jaar gemakkelijker aanspraak maken op kinderopvangtoeslag. Waar zijn je werknemers met jonge kinderen op dit moment aan toe?

Foto: Alexandr Ivanova | Pixabay

Zo maak je je personeelsbestand divers

Streef je naar een organisatie met meer kleur? Dan worstel je wellicht met enkele vragen. Bijvoorbeeld: hoe overtuig je kandidaten dat ze echt welkom zijn? Technisch consultancybedrijf de Fitch Group heeft hier ervaring mee.

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Overname? Dit is wat er geldt voor uitzendkrachten

Bij een overgang van onderneming, wat er geldt er dan voor uitzendkrachten? Gaan zij ook mee over?

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

Wijziging Participatiewet: meer uniformiteit

De Participatiewet is aangepast om belemmeringen bij werkgevers weg te nemen. Daardoor moet het makkelijker worden om iemand met een arbeidsbeperking aan te nemen. Zo moet het aanvragen van subsidies of hulpmiddelen bij elke gemeente hetzelfde zijn.

Cédric Verschooten en Michael Neefs:  "We hebben dus betere kandidaten en minder bureaucratie, wat zorgt voor een betere ervaring."

Zo verbeterde en versnelde de Brusselse overheid het wervingsproces

Het Brussels hoofdstedelijk gewest weet met het initiatief Talent.brussels succesvol mensen aan te trekken voor overheidsbanen in tijden van enorme schaarste. De drijvende kracht daarachter is het HR-platform MyTalent, dat een persoonlijke...

Wet gelijke kansen bij werving en selectie - wat HR moet weten

Wet gelijke kansen bij werving en selectie - wat HR moet weten

Werkgevers moeten vastleggen hoe zij ervoor zorgen dat hun sollicitatieprocedure objectief verloopt, zodat er geen sprake is van discriminatie. Dat staat in het wetsvoorstel Wet gelijke kansen bij werving en selectie. Wat betekent deze wet voor HR?

AOW-leeftijd in 2028 met drie maanden omhoog

AOW-leeftijd in 2028 met drie maanden omhoog

In 2024 tot 2027 staat de AOW-leeftijd op 67. Carola Schouten (ChristenUnie), minister van Pensioenen, laat nu in een Kamerbrief weten dat de AOW-leeftijd vanaf 2028 op 67 jaar en drie maanden komt te staan.

Foto: Mediamodifier | Pixabay

Overgangsregeling Oekraïners in loondienst vervalt

Gevluchte Oekraïners die in Nederland in loondienst werken, vielen tot voor kort onder een overgangsregeling. Vanaf 1 november vervalt die regeling en mogen ze alleen in loondienst werken als ze van de IND een sticker of een O-document hebben.