Het Open Netwerk van Centraal Beheer is al 10 jaar kraamkamer voor innovatie waarin HR-verantwoordelijken kennis met elkaar delen. “Dat heeft onder meer geleid tot de oprichting van Achmea Impact Ventures om futureproof start-ups te ontwikkelen”, legt managing consultant Tom van Disseldorp uit. “Intussen werken we bijna op dagbasis samen om ideeën en start-ups verder te brengen.” Een toonaangevend voorbeeld daarvan is InsightOut, een innovatieve en mensgerichte aanpak om écht te horen wat er speelt binnen organisaties.

Onderzoeken laten alleen topje van de ijsberg zien

InsightOut is opgericht door ondernemer David de Wilde. “In mijn werk vulde ik talloze medewerkersonderzoeken in. Ze waren niet alleen saai, ik voelde me ook nog eens nauwelijks gehoord. Toen dacht ik: wat als we van zo’n verplicht, droog vragenlijstje iets leuks en verbindends kunnen maken? Pas dán hoor je het echte verhaal en kan een organisatie echt leren.” Zo ontstond het idee voor InsightOut.

Dat idee sloot aan bij wat Van Disseldorp en zijn collega Noor Kok merkten in Covid-tijd, toen veel mensen thuis gingen werken. “Het werd moeilijker om te peilen hoe het met iedereen ging. De vraag kwam in het Open Netwerk op hoe je erachter kunt komen of mensen nog wel betrokken zijn bij de organisatie. En hoe geef je op afstand leiding als je niet weet wat er echt speelt in jouw team?” zegt Kok.

Waar traditionele enquêtes en medewerkersonderzoeken vaak oppervlakkig en haastig worden ingevuld, gaat InsightOut juist een laag dieper. “Het is eigenlijk vreemd dat we beleid maken op instrumenten die slechts het topje van de ijsberg laten zien: statistieken over werkplezier en dat soort zaken, maar zonder antwoord op de waarom-vraag,” zegt De Wilde.

Van idee tot volwassen start-up

Toen De Wilde een jaar geleden binnen het Open Netwerk zijn toen nog prille idee pitchte, raakte het gelijk een goede snaar. HR-professionals herkenden het probleem van matig en oppervlakkig ingevulde vragenlijsten maar al te goed. De vraag drong zich al snel op: kan dit niet veel beter?

Het idee vond vooral weerklank bij Petra Hensen, HRM-manager bij afvalverwerker Meerlanden en lid van het Open Netwerk. “Petra geloofde direct in het concept en gaf ons de kans om InsightOut te testen onder een selecte groep medewerkers. De resultaten waren zó positief dat we meteen wisten: hier zit potentie in. Zonder deze vernieuwingsdrang van Meerlanden had InsightOut nooit gestaan waar het nu staat.”

Bekijk hier een korte casestudy van InsightOut

Simpel en laagdrempelig: gewoon via WhatsApp

Het werkt heel eenvoudig. InsightOut gaat het gesprek aan via een kanaal dat iedereen al in de broekzak heeft: WhatsApp. “Juist in organisaties met veel uitvoerend personeel worden medewerkersonderzoeken slecht ingevuld,” zegt De Wilde. “Collega’s zonder laptop of zakelijke telefoon zijn moeilijker te bereiken. Een nieuwe app downloaden of inloggen op een website werkt dan niet voor mensen om hun stem te laten horen. Daardoor mis je juist de stemmen die het meest waardevol zijn.”

InsightOut gaat het gesprek aan via een kanaal dat iedereen al in de broekzak heeft: WhatsApp”

David weet hoe cruciaal die stem is. Als kind van een moeder in de zorg weet hij dat luisteren en in verbinding met elkaar staan essentieel zijn voor werkplezier. “Als verpleegkundige schiet inchecken door de drukte vaak erbij in, en omdat er meestal pas naar de teamleider wordt gegaan wanneer het echt zwaar is, blijven kleine signalen snel liggen. Ik vind het belangrijk dat iedereen gehoord wordt, vooral in vitale beroepen, waar waardering en gezien worden niet altijd vanzelfsprekend is.”

Input medewerker op belangrijke strategische thema’s

InsightOut start altijd met een brede scan die de meningen ophaalt over de belangrijkste strategische thema’s binnen een organisatie. “Vanuit die stem van de medewerker bepalen we welke onderwerpen het meeste verbeterpotentieel hebben,” legt De Wilde uit. “Daarop verdiepen we verder met een selecte groep medewerkers. Het gaat steeds om wat zij belangrijk vinden en hoe dit invulling geeft aan de strategie van de organisatie.’’

Als organisatie bepaal je de gespreksonderwerpen zelf. ‘’Maar gesprekken mogen ook afdwalen. Juist dat zorgt ervoor dat medewerkers kunnen aangeven wat voor hén belangrijk is. Iets wat een statische vragenlijst nooit kan.”

Maar gesprekken mogen ook afdwalen. Juist dat zorgt ervoor dat medewerkers kunnen aangeven wat voor hén belangrijk is.”

De vragen zijn ook creatief. “Soms werken we met foto’s, bijvoorbeeld van de HR-manager, met de boodschap: ‘Zie hier jullie HR-manager — zeg het maar, wat kan er beter?’ Door op zulke vernieuwende manieren vragen te stellen, nodig je medewerkers uit om meer van zichzelf te laten zien, en krijg je eerlijkere, rijkere input.”

85% doet actief mee

En het werkt: bij organisaties die met InsightOut werken doet 85% actief mee. De Wilde: “Mensen kregen er zelfs plezier in en bouwden echt een band op met InsightOut. Via WhatsApp kun je op verschillende manier contact aangaan, bijvoorbeeld via spraakberichten of video. Zo stuurden we een video van de operationeel manager die liet zien wat hij had gedaan met opmerkingen over het materiaal. Dan merken medewerkers direct dat hun input op een plek terecht komt waar er wat mee gedaan wordt. Dat geeft zeggenschap, motiveert om mee te blijven doen én creëert verbinding met het management.”

De eerste InsightOut-gebruikers zijn erg enthousiast: vrijwel alle collega’s willen ermee doorgaan. “In plaats van een verplicht nummer werd het een verbindend moment. Iemand stuurde zelfs een video van acht minuten om zijn werk te laten zien. Dan weet je dat je iets losmaakt.”

Tevredenheid van medewerkers peilen? InsightOut

Kortom: wat ons betreft mag het traditionele medewerkersonderzoek plaatsmaken voor InsightOut. “Als je écht wilt weten wat er speelt, heb je meer nodig dan een jaarlijkse vragenlijst,” zegt Van Disseldorp. “Maar vind je dat te rigoureus? Probeer het dan gewoon eens kleinschalig zelf uit voordat je je oude schoenen wegdoet. De inzichten en reacties van de medewerkers spreken meestal voor zich!’’

Als je écht wilt weten wat er speelt, heb je meer nodig dan een jaarlijkse vragenlijst”

Deze innovatie is daarnaast een mooi voorbeeld van de samenwerking binnen het Open Netwerk, vindt Kok. “Als lid van het netwerk zit je zelf aan het stuur van nieuwe ontwikkelingen. Je loopt echt voor op de rest van Nederland.”

AI inzetten voor menselijke innovatie

De grootste meerwaarde is volgens De Wilde dat medewerkers zich echt meer betrokken voelen bij hun organisatie. “In een wereld die steeds sneller draait, wil ik met InsightOut de brug slaan tussen de verschillende lagen van een organisatie. Hoe waardevol is het om AI in te zetten ter ondersteuning van de menselijke kant, zoals het bieden van echte aandacht aan medewerkers? Alleen als je weet wat er écht speelt, kun je als organisatie toekomstbestendig blijven.”

Hoe waardevol is het om AI in te zetten ter ondersteuning van de menselijke kant, zoals het bieden van echte aandacht aan medewerkers?”

InsightOut wordt inmiddels door steeds meer organisaties gebruikt in uiteenlopende sectoren: van afvalverwerking tot de zorg en de landbouw.

Dit artikel is gesponsord door Centraal Beheer.