De drie Gouden wetten van Wim Kooijman

Hoe zorgt een organisatie ervoor dat mensen het gewenste gedrag vertonen? Volgens Wim Kooijman moet je niet vertrouwen op hiërarchische structuren. Beter kun je verbinding leggen en draagvlak creëren. Maar… wees onverbiddelijk tegenover ongewenst gedrag.

De drie Gouden wetten van Wim Kooijman

Werkte je bij KLM en had je een vergadering met Wim Kooijman? Dan kon je maar beter op tijd komen. Want was je te laat, dan sprak hij je daar direct op aan. “Dan zei ik iets als: ‘Ik zie dat je te laat bent. Na deze vergadering wil ik jou daar nog even over spreken. Dan kunnen we bepalen hoe we dit in de toekomst gaan voorkomen.’ Je moet weten, wij hadden afgesproken dat iedereen bij zo’n vergadering op tijd zou verschijnen. Dus als je dat niet doet, is dat ongewenst gedrag.”

Gouden regels

Dat ongewenste gedrag is onacceptabel en dus is Kooijman onverbiddelijk. Het is de eerste van zijn gouden regels. Hij paste ze toe in zijn tijd als Executive Vice President Human Resources and Industrial Relations bij KLM, en hij vertelt er over in het college ‘HR, trends en speelveld, observaties uit een ‘rauwe’ werkelijkheid’ tijdens de PW collegereeks HR en leiderschap.

Stel dat je ongewenst gedrag gewoon laat bestaan. Dan creëer je gigantische onvrede onder mensen die wél hun best doen”

Maar denk nu niet dat Kooijman pleit voor keiharde repressie. Want zijn regel 2 luidt: verbinding maken met de ander. “Stel, jij komt op zo’n vergadering te laat, en wij hebben een nagesprek. ‘Oké’, zeg je dan, ‘we hebben afgesproken dat iedereen op tijd zou komen, dus dat had ik ook moeten doen. Maar ik vind deze vergaderingen nogal zinloos, en ik denk dat ik mijn tijd beter kan besteden.’ Dan gaan we daarover in gesprek. En daar kan dan best uitkomen dat we minder vergaderen, of minder lang.”

Zachte kant

Kooijmans beleid kende dus een zachte kant, en die klinkt ook door in regel 3: creëer draagvlak. Kooijman definieert het als: het vermogen van medewerkers om een beslissing te voorzien, erop te anticiperen en hem als logisch te ervaren. “Stel, je bedrijf gaat reorganiseren. Dan moet je mensen de gelegenheid hebben gegeven om dat te zien aankomen. Bijvoorbeeld door regelmatig een overzicht te geven van de bedrijfseconomische situatie. Dan zullen ze die reorganisatie begrijpen en dan kunnen ze erop anticiperen.”

Maar let op, begrijpen is volgens hem iets anders dan het ermee eens zijn. “Stel, jij werkt op een afdeling met acht mensen. En je ziet al jaren aankomen dat er op termijn vier moeten afvloeien. Als het dan zover is, zul je die beslissing voor 100 procent begrijpen. Maar wat als jij bij de groep zit die moet vertrekken? Dan zul je dat niet leuk vinden, en dan sta je misschien briesend aan mijn bureau. Het grote voordeel is dan dat ik je die reorganisatie zelf niet meer moet uitleggen. Ik hoef je dus alleen te laten zien dat jij afvloeit op basis van het afspiegelingsbeginsel. Dat haalt de angel uit de discussie: het gaat niet meer over jou.”

Hard en zacht

Ongewenst gedrag afstraffen, verbinding maken en draagvlak creëren. Juist die combinatie van hard en zacht is volgens Kooijman erg belangrijk. “Stel dat je ongewenst gedrag gewoon laat bestaan. Dan creëer je gigantische onvrede onder mensen die wél hun best doen. Want die ergeren zich kapot aan iemand die de kantjes ervan afloopt, of iemand die tijdens de vergadering de stukken niet heeft gelezen. Het leidt tot een lagere medewerkerstevredenheid.”

Maar die verbinding en dat draagvlak is minstens net zo belangrijk. Al was het alleen maar omdat die HR op het spoor brengen van innovatieve ideeën. “Hoe creëer je draagvlak?”, vraagt Kooijman. “Door te snappen wat mensen doen. Als je bij medewerkers langs gaat en vraagt hoe hun functie in elkaar zit, zullen ze je ook vertellen wat er beter kan. Bij KLM luidde het sleutelwoord bijvoorbeeld omdraaittijd. Vliegtuigen zijn alleen winstgevend als ze vliegen, dus moet die tijd op de grond tot een minimum worden teruggebracht. En wie hebben de beste ideeën om dat te realiseren? Juist de mensen die dag in dag uit binnen dat proces werken.”

Als iemand komt met een slecht idee, kun je uitleggen waarom je dat niet gaat toepassen”

Brommen

Kooijman geeft het toe: sommige ideeën van sommige medewerkers waren praktisch niet uitvoerbaar. Maar nu komt hij bij het tweede voordeel van verbinding zoeken en draagvlak creëren. “Als iemand komt met een slecht idee, kun je uitleggen waarom je dat niet gaat toepassen. En dat is heel belangrijk. Want zo’n medewerker zit vaak al jaren te brommen bij de koffie: waarom doen ze het niet op mijn manier? Dat brommen is heel destructief, voor de medewerkers en voor de organisatie. Dus als je je beslissing kunt beargumenteren, haal je veel kou uit de lucht.”

Extraatje

Tot slot een leuk extraatje. Want tijdens zo’n college besteedt Kooijman ook aandacht aan een andere vraag: hoe overleef ik als HR-functionaris zelf? En hij geeft twee adviezen. Ten eerste: Neem je zelf niet al te serieus, want dan word je onuitstaanbaar. De tweede tip is waarschijnlijk verrassender: blijf zelf nadenken, kon niet in de verleiding om overal blind op te gehoorzamen.

“Natuurlijk “, zegt hij. “Als je hebt afgesproken om op tijd te komen, kom je op tijd. Maar wat als je baas je vraagt om iets voor hem uit te zoeken? Ik stelde dan altijd een tegenvraag: waar heb je die informatie voor nodig? En dat leidde altijd tot fantastische discussies. Ik kwam er bijvoorbeeld achter dat hij het slimste jongetje van de klas wilde zijn, iemand die alles wist. Of dat hij eigenlijk iets heel anders van me wilde, maar de oorspronkelijke vraag wat ongelukkig had geformuleerd. Hoe dan ook, dat tikje ongehoorzame stelde ik als HR-directeur altijd op prijs. Want als ik de enige ben die nadenk, is er maar één stel hersens aan het werk.”

Wil je meer weten over de Kooijmans gouden regels? Tijdens de collegereeks HR en leiderschap van PW in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit verzorgt hij het college ‘HR, trends en speelveld, observaties uit een ‘rauwe’ werkelijkheid’.

Peter Passenier

Peter Passenier

Journalist en schrijftrainer

Met succes aan de slag met de Roadmap Werkgeluk

Met succes aan de slag met de Roadmap Werkgeluk

Als HR wil je werkgeluk introduceren en verankeren in de organisatie. Met de Roadmap Werkgeluk heb je een slim stappenplan en kun je direct aan de slag.

De wetswijzigingen voor HR per 1 juli 2024

De wetswijzigingen voor HR per 1 juli 2024

Op 1 juli treedt er een aantal wetswijzigingen in werking, zoals de CO2-registratieplicht. PW. heeft de belangrijkste wijzigingen voor HR op een rij gezet.

'Wees als HR open tegen je medewerkers, dan zijn zij dat ook', adviseert Nadieh Bastiaansen

'Wees als HR open tegen je medewerkers, dan zijn zij dat ook',...

In de rubriek Spotlight geven collega's antwoord op 9 vragen over het HR-vak. Welke trends vinden zij bijvoorbeeld belangrijk? En waar liggen zij 's nachts wakker van? Deze keer: Nadieh Bastiaansen, HR Officer bij Lexxyn Groep.

De voordelen van de workation: hogere productiviteit, grotere medewerkersloyaliteit

De voordelen van de workation: hogere productiviteit, grotere...

Al sinds 2017 gaat het bedrijf Brandfirm met alle medewerkers (toen nog 15) van januari tot en met maart naar een tropisch oord om vanuit daar te werken. Dat brengt voordelen en kansen, maar ook uitdagingen met zich mee. Wat kan HR hiervan leren?

Moedige gesprekken stimuleren: een call-to-action voor HR-professionals

Moedige gesprekken stimuleren: een call-to-action voor...

In het hedendaagse digitale landschap, waarin elke stem versterkt kan worden via sociale media en communicatieplatforms, wordt je rol als HR-professional steeds belangrijker, schrijft DEI-trainer Vivian Acquah.

Hanneke van Aert van Tony's Chocolonely
Foto: Guido Benschop

CHRO Tony´s Chocolonely: 'We hebben een missie en als je hier werkt,...

Hoe zorg je ervoor dat de bedrijfsmissie in de haarvaten van medewerkers blijft zitten als het bedrijf hard groeit? Hanneke van Aert, CHRO van Tony´s Chocolonely, is in een rap tempo HR-processen aan het optimaliseren.

Gratis lunch op het werk: verkapt loon of arbobeleid?

Gratis lunch op het werk: verkapt loon of arbobeleid?

Een tuinbouwbedrijf biedt zijn werknemers gratis gezonde lunchmaaltijden aan. Maar vallen deze maaltijden, als onderdeel van het arbobeleid, onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen? De Hoge Raad geeft duidelijkheid.

Foto: Liza Summer | Pexels

Toon lef, zet mentale gezondheid op de HR-agenda

Mentale weerbaarheid is een belangrijk thema, met name onder jongeren. Door er als werkgever aandacht aan te schenken, kun je je onderscheiden, schrijft onderzoeker Mirjam Baars.