Met stay- en exitgesprekken het vertrek terugdringen

Het is dweilen met de kraan open als de met moeite aangetrokken medewerkers kort na hun indiensttreding de organisatie verlaten. Hoe kun je met exit- en stay-interviews het vertrek terugdringen?

Met stay- en exitgesprekken het vertrek terugdringen

Renderende investering

Een beetje personeelsverloop kan geen kwaad. Nieuwe medewerkers brengen nieuwe ideeën binnen, zitten vol met energie en zijn fris en fruitig. Toch kan het vertrek van één medewerker (financieel) hard aankomen. Met dit vertrek, vertrekken kennis, ervaring en een persoonlijk netwerk. Van het voeren van exitgesprekken is dan ook een businesscase te maken.

Het rendement in dit voorbeeld is nog hoger als het werkplezier en de productiviteit van de achterblijvers stijgt en hun ziekteverzuim daalt. Bijvoorbeeld als zij door aanpassingen in het beleid (gevoed door de uitkomsten van exitinterviews) nog meer in hun kracht worden gezet en/of de balans tussen werkbelasting- en belastbaarheid en werk en privé in ere wordt gesteld.

Natuurlijk zijn er kosten verbonden aan deze aanpassingen en is in het rekenvoorbeeld de hoogte van het salaris bepalend voor de uitkomst van de som, maar het gaat meer om de wijze van denken.

Onboarding leert van offboarding

Een veelgehoorde vertrekreden is dat medewerkers in hun inwerkperiode naar hun beleving aan hun lot zijn overgelaten en of dat gecreëerde sky high verwachtingen niet worden ingelost. De op de website verwoorde en in de sollicitatiegesprekken bejubelde employee experience bleek een wassen neus. Met deze informatie kan HR het onboardingtraject verbeteren en voorkomen dat medewerkers na een aantal maanden gedesillusioneerd de organisatie verlaten.

Herhaald werkgeverschap

In bepaalde sectoren bedraagt het gemiddeld aantal dienstjaren van medewerkers onder de dertig jaar is 2 tot 3 jaar. Dit betekent dat er een grote kans is dat zij bij hun vorige werkgever terugkeren met alle voordelen van dien. Snelle inzetbaarheid en het al hebben van een goed netwerk met de klanten en de collega’s van de organisatie. Ook hoeft de teruggekeerde verloren zoon of dochter niet of minder ingewerkt te worden en dat bespaart de organisatie kosten en tijd.

Als het offboardingtraject een administratieve rituele dans is, waarin de nadruk ligt op het overdragen van werkzaamheden en het inleveren van het mobieltje, de laptop en de leaseauto, is het maar de vraag of de medewerker met een goed en warm gevoel op deze werkperiode terugblikt. Laat staan dat hij/zij ooit gaat overwegen terug te keren.

Waar gaat het over?

Een exitinterview geeft antwoord op vragen als: Hoe heeft de medewerker zijn tijd bij de organisatie ervaren? Welke zaken kunnen verbeterd worden? En wat is de reden van vertrek? Het is de uitdaging dat de medewerker hier vrij over gaat praten. Een welles-nietesdiscussie moet voorkomen worden. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:

  • Werkinhoud: takenpakket, variatie werkzaamheden
  • Werkomstandigheden: lawaai op de werkvloer, werkdruk
  • Werkverhoudingen: samenwerking met leidinggevende en collega’s
  • Arbeidsvoorwaarden: werktijden, primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
  • Arbeidssfeer: plezier in het werk
  • Arbeidsvoorwaarden: primaire- secundaire- en tertiaire arbeidsvoorwaarden

Wie goed doet, die goed ontmoet

Om (een beetje) uniformiteit in de uitkomsten te krijgen, kan een checklist gebruikt worden. Gewaakt dient te worden dat deze vragenlijst een afvinklijst wordt. Het is meer een leidraad. Een mooie laatste vraag is: ‘Waar denk je positief aan terug?’ Goed afscheid nemen van een medewerker is belangrijk, helemaal wanneer het vertrek wordt betreurd. Zorg ervoor dat deze medewerker weet dat zijn inzet is gewaardeerd, spreek die waardering uit en verras hem met een afscheidsborrel en/of cadeau. Immers, wie goed doet, die goed ontmoet.

Exitinterview zeker ook voor de achterblijvers

Het nadeel van exitinterviews is: ze komen te laat voor de medewerker die gaat! Met de uitkomsten kunnen vertrekkers niet meer op andere gedachten gebracht worden, wel de achterblijvers die er ook over nadenken om naar de buren te vertrekken. Maar als organisaties veelgenoemde vertrekredenen wegnemen, is dat voor hen een reden in hun sollicitatie-inspanningen te staken.

Vertrekkende medewerkers laten niet het achterste van hun tong zien”

It’s easier to identify good things and make them better than identifying bad things after-the-fact when no one cares.” Jacque Vilet, de vrouw achter deze quote, is niet overtuigd van het nut van exitinterviews omdat dat vertrekkende medewerkers niet het achterste van hun tong laten zien. Het laatste wat zij willen is hun professionele relatie op het spel zetten. “Vertrekkers blazen geen bruggen op en voeren makkelijke en voor de hand liggende redenen aan voor hun vertrek. Bijvoorbeeld dat ze bij hun nieuwe werkgever meer geld kunnen verdienen”, aldus Vilet.

Zij ziet daarom meer in een ‘stay-interview’ waarin medewerkers ongedwongen vragen beantwoorden als:

  • Wat zijn de redenen dat jij nog steeds voor ons werkt?
  • Wat vind je het meest prettige aan jouw baan?
  • Als je door een headhunter benaderd bent, waarom ging je niet op zijn voorstel in?
  • Welke zaken vind je in jouw werk het meeste attractief?
  • Als wij als organisatie dingen beter kunnen doen, welke zaken betreft het dan?

De inhoud van stay-interviews kan gebruikt worden om ‘welgevallige’ aspecten van een functie verder te verrijken, om op deze wijze het werkplezier van medewerkers verder te vergroten en hen aan de organisatie binden.

Schets een toekomstbeeld

Medewerkers die geen vertrekplannen hebben vinden het moeilijk, zeker kort na de introductie van het staygesprek, om stevige kritiek te leveren op het reilen en zeilen van de organisatie. Als je vertrekt is het minder eng om zaken te bespreken waar je de buik meer dan vol van hebt. Immers, na mij de zondvloed.

Het is dus belangrijk te communiceren dat het staygesprek geen gesprek wordt waar ongebreideld gal gespuugd kan worden. Je spreekt niet (te lang) over problemen en blikt niet te veel terug, maar je spart over oplossingen en de toekomst. De toekomst kun je veranderen, het verleden niet. Bijvoorbeeld met de tijdmachinevraag.

De insteek van de tijdmachinevraag is medewerkers in de denk- en doemodus te krijgen, hun eigen verantwoordelijkheid te vergroten. Daag medewerkers uit met oplossingen over ervaren knelpunten of zaken die zij missen, te komen. Denken In Mogelijkheden (doen de dimmers) leidt tot beweging. Denken In Problemen (‘daar is geen budget voor’, ‘hebben wij vijf jaar geleden al geprobeerd’, ‘daar is onze afdeling te klein voor’) leidt tot stilstand en daar zijn zogenoemde dippers goed in.

Als exitgesprekken en stay-interviews bijdragen aan het terugdringen van het ongewenste verloop, dan voer je toch beide gesprekken?!

Ondersteunt organisaties bij het realiseren van een positieve employee experience. Hij is auteur van de boeken 'Het GROTE gesprekkenboek' en ‘Het Prestatiemenu’.

Voorbeeldbrief finale waarschuwing werknemer

Voorbeeldbrief finale waarschuwing werknemer

Gebruik dit voorbeeld om je werknemer een officiële en laatste waarschuwing te geven. De vervolgstap na deze finale waarschuwing kan een disciplinaire maatregel zijn.

Wat als je werknemer van de radar verdwijnt? Is ontslag volgens de rechter geldig?

Wat als je werknemer van de radar verdwijnt? Is ontslag volgens de...

Een medewerker bij een schoonmaakbedrijf reageert niet op oproepen van de werkgever en de bedrijfsarts. Ook niet op telefoontjes. De werkgever vraagt om ontbinding van het contract. Wat oordeelt de rechter?

Opvolgend werkgeverschap, dus hogere transitievergoeding?

Opvolgend werkgeverschap, dus hogere transitievergoeding?

Een begeleider in de gehandicaptenzorg eist een hogere transitievergoeding. Ze meent dat er sprake is van opvolgend werkgeverschap. De rechter oordeelt.

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Lagere startleeftijd voor pensioenregeling: dit betekent het voor HR

Als werkgever moet je uiterlijk op 1 januari 2028 je pensioenregeling hebben aangepast aan de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Waar je nu al mee te maken krijgt, is de lagere toetredingsleeftijd voor pensioenopbouw. Wat betekent dit voor HR en wat...

Negatieve uitlatingen op social media: wat oordeelt de rechter?

Negatieve uitlatingen op social media: wat oordeelt de rechter?

Na het einde van zijn dienstverband plaatst een coördinator uit rancune negatieve berichten op sociale media. De berichten gaan over zijn ex-werkgever. Mocht de werknemer dit doen?

Wat is de maximale proeftijd?

Wat is de maximale proeftijd?

Aan de proeftijd in een arbeidsovereenkomst is op grond van de wet geen minimumtermijn verbonden, maar er is wel een maximumduur. De maximumduur van de proeftijd is afhankelijk van de overeengekomen duur van de arbeidsovereenkomst.

Brief opzegging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd door werkgever

Brief opzegging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd door werkgever

Gebruik dit document 'Brief opzegging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd door werkgever' om het einde van de arbeidsovereenkomst met werknemer aan te zeggen.

Brief proeftijdontslag

Brief proeftijdontslag

Gebruik dit document 'Brief proeftijdontslag' om de arbeidsovereenkomst van de werknemer in de proeftijd op te zeggen.