Zo houd je medewerkers betrokken: een kijkje in de keuken

Door Steven Hormann 

Het begrip ‘employee journey’ heeft een enorme reikwijdte: van (potentieel) toekomstige medewerkers tot mensen die afscheid hebben genomen van de organisatie. Het is een optelsom van alle interacties met, gevoelens bij en verwachtingen van een organisatie die een medewerker vóór, tijdens en na zijn of haar dienstverband heeft. Drie thema’s zijn daarin bepalend: Aantrekkingskracht, Ontwikkeling en Verbinding.

Sollicitatiegesprek digitaal

Noodgedwongen door de pandemie vinden vrijwel alle stappen in de medewerkersreis (of employee journey) momenteel digitaal plaats. Dat begint al bij de werving van nieuw personeel. Als een sollicitatiegesprek niet face-to-face kan plaatsvinden, dan moet dat langs de digitale weg. Maar hoe maak je dat traject aantrekkelijk, functioneel en veilig?

Hunkemöller doet dat bijvoorbeeld met a-synchrone interviews. Met behulp van een speciale app stelt de sollicitant zich per video aan de organisatie voor, aan de hand van vooraf gestelde vragen. Die werkwijze is niet alleen efficiënt (in reistijd en gesprekslengte), maar benadrukt bij de kandidaat direct enkele kerneigenschappen van Hunkemöller, zoals innovatief, gedigitaliseerd en representatief.

Haardvuursessies om verbinding te leggen

Binnen de thema’s Ontwikkeling en Verbinding zijn de digitale uitdagingen niet minder. Hoe kunnen mensen virtueel onderlinge verbindingen aangaan en onderhouden? Uit onderzoek van Top Employers, onder bijna 1.700 werkgevers wereldwijd, komt naar voren dat 30 procent van de grote organisaties nog geen visie heeft ontwikkeld op hoe digitalisering bijdraagt aan de betrokkenheid van medewerkers.

Dit is wel nodig, want het werk gebeurt niet langer op één of twee centrale plekken maar – afhankelijk van de omvang van een organisatie – soms op wel duizenden plaatsen tegelijk. In razend tempo zijn overlegvormen ontstaan via applicaties als Teams, Skype en Zoom. Om verbinding te leggen tussen afdelingen onderling en die tussen het hoger management en de werkvloer ontstaan koffie-uurtjes met de CEO en digitale ‘haardvuursessies’. Waar dergelijke initiatieven onvoldoende in voorzien, is kruisbestuiving tussen mensen van verschillende afdelingen. In een kantooromgeving gebeurt dat vaak zonder dat mensen zich daar bewust van zijn. Binnen een digitale omgeving is dat een stuk lastiger.

DHL Express tracht dit onder meer te bereiken via een app die de hele DHL-community met elkaar verbindt. Hierin kunnen niet alleen werkgerelateerde contacten worden gelegd. De app voorziet bijvoorbeeld ook in een marktplaatsfunctie voor privézaken van de medewerkers.

Kudos

Om meer verbondenheid te creëren en samen successen te vieren wordt er in veel organisaties gebruik gemaakt van interne erkenningsplatforms. Daar kunnen medewerkers onderling hun waardering naar elkaar uitspreken, bijvoorbeeld in de vorm van ‘kudos’. Er zijn organisaties die aan deze kudos waarde toekennen. Elke medewerker kan een aantal punten verdelen onder collega’s en zij kunnen daar aan het einde van de maand iets tastbaars voor aanschaffen.

Welzijn

Het eerder aangehaalde onderzoek laat verder zien dat het welzijn van mensen hoog op de HR-agenda staat. Steeds meer organisaties vliegen dit onderwerp holistisch aan: ze kijken naar zowel de fysieke gezondheid van hun mensen als naar de mentale en sociale fitheid. Welzijnsambassadeurs jagen dit beleid aan. Zij promoten welzijn binnen de organisatie. Daar zijn allerlei voorbeelden van, zoals:

• Meer bewegen (voorbeeld: de 10.000 Passen Challenge)
• Gezond eten (voorbeeld: Dag van het Fruit)
• Stoppen met roken (voorbeeld: cursussen)
• Financiële gezondheid (voorbeeld: hulp bij versneld aflossen van een studieschuld)
• Mentale gezondheid (voorbeeld: Employee Assistance-programma voor het hele gezin en dus niet alleen voor de medewerker)

Supermarktketen Lidl heeft zelfs een integraal welzijnsbeleid ontwikkeld. Naast aandacht voor verzuim en re-integratie omvat dit beleid concrete acties op de terreinen opleiding en ontwikkeling, veiligheid en vitaliteit.

Aandacht voor welzijn impliceert ook meer aandacht voor de werkplek. Als we straks nog maar twee dagen per week naar kantoor gaan en de rest van de tijd thuiswerken, zal de werkgever meer verantwoordelijk worden voor de kwaliteit van de thuiswerkplek. Inzet van Arbo-deskundigen, speciale bureaustoelen en beeldschermen zijn logische ontwikkelingen.

Offboarding

Een laatste voorbeeld van engagement is de wijze waarop Rituals het einde van de reis aanpakt: het afscheid nemen van medewerkers. Sommige organisaties huren externe partijen in om exit-interviews af te nemen. Rituals gaat enkele stappen verder en heeft een heus Goodbye-ritueel opgesteld: een gids die aangeeft hoe managers afscheid kunnen nemen van hun mensen. Het effect van die aanpak is dat elke ex-medewerker positief is over Rituals en op die manier als ambassadeur positief blijft bijdragen aan de merkwaarde.

Dienend leiderschap

Samengevat noodzaakt de corona-pandemie tot nieuwe manieren van samenwerken, meer digitaal en meer op afstand. Het voortdurend zoeken naar verbinding met de medewerker en volle aandacht voor diens fysieke en mentale gezondheid staan daarin centraal. Organisaties die dienend leiderschap tot de kern van hun cultuur rekenen, zullen daarin het meest succesvol blijken.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Top Employers. Steven Hormann  is countrymanager Nederland bij Top Employers Institute.