“Het is een vraag die we steeds vaker horen. Je merkt dat werkgevers daar best mee zitten. Ze vragen zich af wat ze kunnen doen en wat ze mogen doen, juridisch gezien,” vertelt Caro Nagel; ze is arbeidsrecht advocaat bij WVO advocaten.
Vraag 1. Wat doe je als iemand niet komt opdagen? Is thuis langsgaan een optie?
In principe mag de werkgever (ook: de leidinggevende) bij een medewerker langsgaan, maar dat is natuurlijk niet de eerste stap die je zet. Eerst bel je, stuur je een berichtje, je belt nog een keer, stuurt een e-mail etc. Om er maar achter te komen waarom iemand er niet is. De werkgever weet natuurlijk niet of er iets heel ernstigs is gebeurd, of dat de werknemer bijvoorbeeld nog in bed ligt. Als werkgever heb je ook een bepaalde zorgplicht naar je werknemer. Het is niet verboden om uiteindelijk bij iemand thuis aan te bellen als nergens op wordt gereageerd.
Vraag 2. Wat zijn de vaak genoemde redenen waarom werknemers niet komen opdagen?
Vaak zijn het privéproblemen waardoor een werknemer niet komt opdagen. Bij verslavingsproblemen kan iemand moeite hebben met een dagelijkse ritme of het nakomen van afspraken en daardoor niet verschijnen. Ook is het regelmatig zo dat de werknemer zich uiteindelijk tóch ziekmeldt. De vraag is natuurlijk of dat daadwerkelijk zo is. De bedrijfsarts is de aangewezen persoon om dit vast te stellen.
Vraag 3. Wat doe je als iemand langdurig of herhaaldelijk verzuimt om te komen en je bent het vertrouwen kwijt als werkgever?
Een werkgever kan een werknemer niet zomaar ontslaan, daar worden hoge eisen aan gesteld. Dit betekent dat de werkgever de werknemer niet één keer schriftelijk waarschuwt, maar dat meerdere keren moet doen. Alle brieven, mailtjes of appjes verzamelt de werkgever dan in een dossier. Ook incidenten worden gedocumenteerd in het dossier, zoals wanneer iemand pas ’s middags verschijnt in plaats van half 9 zoals gebruikelijk.
Uit het dossier moet in ieder geval blijken dat de werkgever veel heeft gedaan om de werknemer aan het werk te krijgen. De werkgever moet het gesprek zijn aangegaan, of dat geprobeerd hebben in ieder geval.
Een of twee keer bellen is niet ‘het gesprek aangaan'”
Stuur de medewerker daarom per aangetekende post en e-mail een uitnodiging om de kwestie op kantoor te bespreken, na herhaaldelijk bellen, appen en mailen.
Als de werknemer geen gehoor geeft aan de oproepen, dan kan betaling van het loon worden opgeschort. Kondig dit wel eerst schriftelijk aan.
Vraag 4. Waarom raad je aan (altijd) ook te blijven bellen wanneer je contact zoekt met de werknemer?
Bellen is laagdrempelig. Alle andere soorten van contact kunnen als meer bedreigend worden ervaren door de werknemer. De werknemer kan de inhoud van een brief of appje anders invullen dan bedoeld, bijvoorbeeld denken dat de werkgever boos is. Blijf dus (ook) altijd bellen. Het kan de relatie tussen de werkgever en de werknemer helpen en voorkomen dat er een harde strijd wordt gevoerd.
Ik raad wel aan om na een telefoongesprek het een en ander schriftelijk te documenteren”
Stuur daarna bijvoorbeeld een e-mail waarin je verwijst naar het zojuist gevoerde telefoongesprek en herhaal wat er is besproken. Dit is weer noodzakelijk voor het geval werkgever moet kunnen bewijzen er zoveel mogelijk aan te hebben gedaan om de werknemer weer aan het werk te krijgen.
Vraag 5. Wat zijn wat jou betreft de spanningsvelden in de wetgeving?
Wat steeds terugkomt is hoever een werkgever moet gaan – hoeveel een werkgever concreet moet doen – om een werknemer weer aan het werk te krijgen, maar daar ook weer tegenover staat hoe ver een werkgever mag gaan, gelet op bijvoorbeeld de privacy van werknemer. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en een werkgever moet daarin voorzichtig zijn. Het lastige is dan ook dat er geen vast aantal brieven is die een werkgever moet sturen of hoeveel gesprekken er moeten plaatsvinden voordat de werkgever over kan gaan tot ontslag. Dit hangt ook af van de omstandigheden van het geval. Overleg dus vooral met een arbeidsrechtspecialist.
Vraag 6. Hoe zit het met het loon? Stopt dat als iemand niet komt werken?
Vanaf 2020 is het zo (na de invoering van de WAB) dat de werknemer zijn recht op loon behoudt als hij niet werkt, tenzij het niet-werken voor rekening van werknemer behoort te komen. De werkgever mag pas een loonstop doorvoeren als hij dit vooraf (schriftelijk) heeft aangekondigd. In een waarschuwingsbrief staat dan bijvoorbeeld dat de werknemer herhaaldelijk niet op het werk is verschenen zonder gegronde reden of afmelding en dat de doorbetaling van het loon wordt gestopt als de werknemer er op maandag niet is. Met die schriftelijke waarschuwing kan de werkgever later – stel het komt aan op een rechtszaak – onderbouwen dat hij de werknemer nadrukkelijk de kans heeft gegeven om wél op werk te verschijnen. De werkgever moet dan duidelijk kunnen uitleggen waarom het loon niet is betaald.
Vraag 7. Kan een werknemer op staande voet ontslagen worden?
Dit kan alleen als de werknemer het wel heel bont heeft gemaakt. Aan een geldig ontslag op staande voet worden hoge eisen gesteld voor de werkgever. Hier is eerder sprake van als de werknemer een heel verantwoordelijke functie heeft. Ontslag op staande voet is dan ‘logischer’, omdat de gevolgen groot zijn wanneer de werknemer niet verschijnt. Maar ook bij minder verantwoordelijke functies kan er sprake zijn van ontslag op staande voet, bijvoorbeeld bij productiewerk in een fabriek als de werknemer herhaaldelijk de fout in gaat. Toch zijn de gevallen zeldzaam. De werkgever moet de werknemer herhaaldelijk hebben aangespoord om te komen werken en de werknemer is dan tóch niet verschenen. Het kan ook zijn dat de werknemer heel verwijtbaar heeft gehandeld, dan kan er ook sprake zijn van ontslag op staande voet. Er hoeft dan niet zoals gebruikelijk rekening te worden gehouden met de wettelijke opzegtermijn.
Vraag 8. Wanneer kun je een werknemer op reguliere wijze ontslaan? Wanneer is sprake de ‘ontbinding van een arbeidsovereenkomst’?
Als er na een aantal schriftelijke waarschuwingen geen reactie van de werknemer volgt, is het logisch dat de werknemer wordt uitgenodigd voor een gesprek om aan te geven dat het gedrag niet wordt getolereerd en om te bespreken hoe nu verder. Het ligt een beetje aan de omstandigheden hoe snel een werkgever het contract wil opzeggen; het is afhankelijk van hoeveel kansen de werkgever wil geven aan de werknemer. De werkgever kan na meerdere waarschuwingen schriftelijk aangeven dat iemand op een bepaald moment moet verschijnen, en formeel waarschuwen dat de loonbetaling stopt. Als ook die financiële prikkel niet werkt, dan is de werkgever genoodzaakt de arbeidsovereenkomst te laten eindigen. Dit kan bijvoorbeeld door een vaststellingsovereenkomst aan te bieden om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen, maar ook door de rechter te vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Voor die laatste optie is het heel belangrijk dat er dus een dossier is opgebouwd.
