Daniël Rijnbeek, senior consultant bij Howden, ondersteunt werkgevers met het aanpakken van verzuim en ziet geregeld dat de data niet op orde is. “Ik kom bij veel bedrijven en ik heb eerlijk gezegd nog geen bedrijf gezien dat op basis van data aan het doorpakken is om een goed duurzaam inzetbaarheidsbeleid neer te zetten. Terwijl je daar alleen serieus aan kunt werken als je de juiste data hebt. Zonder kloppende en actuele data kun je verkeerde conclusies trekken en laat je kansen onbenut.” 

Zuivere data

Volgens Rijnbeek is stap één duidelijk maken wat je ambitie is: wat wil je bereiken? “Als dat niet duidelijk is, blijven initiatieven hangen. Dat heeft ermee te maken dat niemand zich echt verantwoordelijk voelt voor HR-data. Cijfers zijn bovendien meervoudig uitlegbaar. Zorg dus dat je uniformeert over welke data je het hebt en hoe je die verkrijgt. Kijk bij verzuimcijfers bijvoorbeeld naar het verzuim exclusief zwangerschap. Kijk je op basis van fte of op basis van aantal mensen? Soms zijn het heel simpele dingen waarmee je cijfers al een stuk duidelijker kunt maken.” 

Let erop dat je de correcte data hebt, geeft Rijnbeek als aandachtspunt. “Wij kwamen er bijvoorbeeld bij een groot consultancybedrijf achter dan het verzuim met 3,6 procent hartstikke laag was, maar dat ziekmeldingen van een dag niet werden genoteerd. Dan heb je vervuilde data.” 

Uit de vicieuze cirkel

Rijnbeek geeft aan dat het vervolgens een kwestie is van juiste interpretatie. "Een leidinggevende die veel mensen onder zich heeft, kan in de knel komen met verzuimbegeleiding. En als je verzuim geen aandacht geeft, groeit het. Zo kom je in een vicieuze cirkel terecht met percentages van meer dan 10 procent verzuim."

"Op basis van de cijfers kun je vrij snel zien of je wel genoeg capaciteit hebt om aandacht te geven aan verzuim. Je kunt in zo’n situatie de leidinggevende ontlasten met aanvullende casemanagers die het verzuimproces goed monitoren. Bij een ziekenhuis hebben we dat gedaan en dat leidde tot veel minder 42-wekendossiers", aldus Rijnbeek.

Verloopcijfers

Belangrijke kengetallen zijn de meldingsfrequentie, verloopcijfers en de leeftijdsgroepen waar de meeste problemen spelen. “Deze basiscijfers zijn vaak niet bekend. Als je blij bent omdat je veel nieuwe mensen weet aan te trekken, is dat pas terecht als je daarmee niet louter het verloop kan opvangen”, zegt Rijnbeek.  

Rijnbeek kent organisaties waar meer dan de helft van de medewerkers binnen zes maanden vertrekt. “Bij zo’n bedrijf daalt dan het vertrouwen in nieuwkomers omdat ze al zo snel vertrekken. Ook dat is een vicieuze cirkel, want dan is er geen aandacht voor de onboarding en dat werkt verloop nog meer in de hand. Daarnaast wordt de werkdruk voor de bestaande medewerkers alleen maar hoger.” 

Geef vertrekkers aandacht

In die situatie helpt het om meer in te zoomen op vertrekkers. Exitinterviews kunnen bijvoorbeeld worden benut om je organisatie gezonder te maken. “Veel bedrijven voeren wel zo’n gesprek, maar doen niets met de uitkomsten. Dat is zonde", gaat Rijnbeek verder. "Uit onderzoek blijkt dat 60 procent van de vertrokken medewerkers na drie maanden helemaal niet zo blij is met de nieuwe baan. Een kwart van alle vertrekkers is na zes maanden bereid om weer terug te keren bij de oude werkgever. Dat is toch makkelijk werven?” 

"Als je aan de hand van data kunt achterhalen waar de pijn zit in jouw organisatie – of dat nu werkdruk, motivatie of leefstijl is – kun je pas echt aan duurzame inzetbaarheid werken. Stap één is weten waar de pijn zit. Laat leidinggevenden in gesprek gaan om de behoefte te achterhalen en geef tools om daarop in te spelen. Denk aan meer beweging, werkdrukverlichting of hulp bij financiële problemen.”  

Betrokkenheid

Een goed beleid werkt als een vliegwiel, want het vergroot de betrokkenheid. Help je iemand die privé in de knel zit met bijvoorbeeld mantelzorg, dan is de hele afdeling erbij betrokken. “Dat wordt gezien en dat vergroot daarom ook het werkgeluk van iedereen eromheen. Een hogere betrokkenheid en bevlogenheid trekt mensen aan.” 

Benchmarken met data

Heb je de data op orde, dan kun je zelf al veel inzicht opdoen met behulp van externe bronnen. Zo kun je een benchmark maken: hoe doe jij het ten opzichte van andere bedrijven in jouw sector? In de zorg is Vektis een grote databron; andere grote openbare bronnen zijn het CBS en het UWV.  

Ook Howden beschikt over veel data. “Wij kunnen op basis van het personeelbestand - zonder NAW-gegevens - een vergelijking maken en kijken waar binnen jouw organisatie de grootste uitdagingen zitten”, zegt Rijnbeek. "Dan weet je waar je op moet sturen. We gaan dan samen een datahuis bouwen waarmee je veel beter zicht krijgt op knelpunten, interventies en te behalen resultaten. Dat kunnen we in een paar maanden opzetten.” 

Beter verhaal bij de CFO

"Met een compleet databeeld en een duidelijke doelstelling, komt de motivatie om aan duurzame inzetbaarheid te werken ook bij de CFO aan, als die weet dat winst en omzet bij een bedrijf met bevlogen medewerkers zomaar met 10 procent kunnen toenemen", besluit Rijnbeek. “Ik denk dat het makkelijker is om die groei via een goed HR-beleid te bereiken dan via het binnenhalen van nieuwe business.” 

Een financiële tip is tot slot dat er veel externe middelen beschikbaar zijn om je te helpen. "Zo zijn verzekeraars vaak bereid om werkgevers financieel te steunen in duurzame inzetbaarheid. Bovendien zijn er nog steeds A&O-fondsen beschikbaar die werkgevers willen helpen op het gebied van vitaliteit.” 

Dit artikel is gesponsord door Howden.