Ziekteverzuim brengt voor HR niet alleen organisatorische, maar ook juridische uitdagingen met zich mee. Denk aan de loondoorbetaling tijdens ziekte, privacykwesties en het juiste moment voor ontslag. Elke stap vereist een zorgvuldige afweging.

Dit artikel geeft je praktische inzichten in de juridische aspecten van ziekteverzuim. Zo kun jij als HR met vertrouwen de juiste keuzes maken. Door de juridische regels toe te passen, vermijd je valkuilen en leer je hoe je de situatie met een zieke werknemer effectief aanpakt.

Ziekmelding werknemer

Wanneer een medewerker zich ziek meldt, mag je vragen naar gegevens die relevant zijn voor je bedrijfsvoering. Hoewel er beperkingen zijn in wat je mag vragen, zijn er specifieke gegevens die je wel kunt opvragen om het proces goed te laten verlopen. Daarbij gaat het om de volgende informatie:

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres
• De vermoedelijke duur van het verzuim
• De lopende afspraken en werkzaamheden
• Of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke)
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
• Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid

Je mag niet vragen naar gegevens over de aard van de ziekte of de klachten zelf. Wanneer je werknemer deze informatie uit zichzelf geeft, mag je deze niet registreren.  

Contact buiten werktijd

Het privacyrecht van je zieke werknemer werkt ook na de vaste werktijden door. Zo mag je buiten werktijd alleen contact hebben, wanneer je dit vooraf met je werknemer hebt afgesproken. Daarnaast moet het contactmoment noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering.

Zelf oordelen over ziekte

Als werkgever ben je niet bevoegd om te oordelen over de ziekte of de mate van arbeidsongeschiktheid van je medewerker. Deze taak ligt bij de bedrijfsarts of de arbodienst.

Twijfel je over de ziekmelding, dan kun je een spoedconsult aanvragen. De bedrijfsarts of arbodienst zal in dat geval de ziekmelding beoordelen en vaststellen in welke mate de werknemer arbeidsongeschikt is.

Plicht tot loonbetaling

Wanneer je werknemer ziek wordt, heeft diegene in principe recht op een doorbetaling van het loon. In het eerste ziektejaar moet je als werkgever minimaal 70% van het brutosalaris doorbetalen, waarbij het bedrag niet lager mag zijn dan het minimumloon. Controleer altijd wat hierover is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, een bedrijfsregeling of een cao, want daarin kunnen afwijkende afspraken staan.

Blijft de werknemer ook na 1 jaar ziek, dan geldt nog steeds dat je minimaal 70% van het loon moet doorbetalen. Eventueel kan de arbeidsovereenkomst, bedrijfsregeling of cao bepalen dat dit percentage hoger ligt. Anders dan in het eerste jaar hoef je het loon in deze fase niet meer aan te vullen tot het minimumloon.

Wachtdagen loondoorbetaling

Als werkgever betaal je doorgaans vanaf de eerste ziektedag het loon van een zieke werknemer. In sommige gevallen is in de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsregeling of de cao afgesproken dat je het loon niet hoeft door te betalen voor de eerste of eerste 2 dagen van ziekte.

In deze situatie heb je te maken met een wachtdag of meerdere wachtdagen. Het is belangrijk om in de genoemde documenten te controleren of er wachtdagen van toepassing zijn.

Toepassing loonopschorting

Als werkgever kun je de doorbetaling van het loon tijdelijk stopzetten. Dit wordt loonopschorting genoemd. In deze periode heeft je werknemer nog steeds recht op loon.

Voordat je de loondoorbetaling staakt, moet je je werknemer schriftelijk waarschuwen en uitleggen waarom je dit doet. Loonopschorting kan worden gebruikt als middel om druk op je werknemer uit te oefenen, zodat diegene de verplichtingen alsnog naleeft. Als je medewerker uiteindelijk aan de verplichtingen voldoet, moet je het achterstallige loon toch nog uitbetalen.

Je hebt de mogelijkheid om het loon stop te zetten als je medewerker zich niet aan de re-integratieverplichtingen houdt. Het gaat daarbij om de volgende situaties: 

• Je werknemer heeft de ziekte met opzet veroorzaakt of de ziekte is het gevolg van een gebrek waarover je werknemer tijdens de sollicitatie valse informatie heeft verstrekt.
• Je werknemer belemmert of vertraagt de genezing.  
• Je werknemer weigert zonder goede reden passende arbeid te verrichten. 
• Je werknemer weigert zonder goede reden mee te werken aan redelijke voorschriften rondom het verrichten van passende arbeid.  
• Je werknemer weigert zonder goede reden mee te werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak. 
• Je werknemer weigert zonder goede reden een aanvraag voor een WIA-uitkering in te dienen.  

Aflopend tijdelijk contract

Wanneer je werknemer ziek uit dienst gaat, moet je hiervan melding maken bij UWV. Dit moet je uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband doen, via het werkgeversportal van UWV.

Met deze melding vraag je tegelijkertijd een Ziektewet-uitkering voor je werknemer aan. Doe je de melding niet of te laat, dan kan dit leiden tot een bestuurlijke boete. Zo krijg je een boete van € 455 als je de melding 28 kalenderdagen of meer te laat hebt gedaan. 

Ontslag zieke werknemer

Tijdens de eerste 2 ziektejaren van je werknemer geldt er een wettelijk opzegverbod, wat betekent dat je je medewerker in principe niet kunt ontslaan. Na deze periode mag je de arbeidsovereenkomst beëindigen. Dat kan wanneer je werknemer akkoord gaat met een beëindigingsovereenkomst. Wijst je medewerker deze route af, dan kun je bij het UWV een ontslagvergunning aanvragen.

Er gelden enkele uitzonderingen op het opzegverbod tijdens ziekte:

• Je mag een zieke medewerker ontslaan wanneer diegene onvoldoende meewerkt aan de re-integratie en daar geen goede reden voor kan geven. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die geen passende arbeid wil verrichten en daarvoor geen verklaring wil geven.
• Je mag een zieke werknemer tijdens de proeftijd ontslaan, als je kunt aantonen dat je diegene om andere redenen dan ziekte ontslaat. Een rechter kan namelijk oordelen dat het ontslag niet geldig is, als de medewerker kan aantonen dat het ontslag verband houdt met de ziekte.  
• Je mag een zieke medewerker op staande voet ontslaan. Daartoe kun je overgaan als er sprake is van een dringende reden, bijvoorbeeld als je erachter komt dat je werknemer heeft gefraudeerd met gegevens of als je werknemer diefstal heeft gepleegd.
• Als je overgaat tot een bedrijfssluiting, mag je een zieke medewerker ontslaan. 
• Je mag een werknemer ontslaan als diegene ziek wordt nádat UWV jouw ontslagaanvraag heeft ontvangen. De ziekte van de medewerker is in deze situatie geen reden voor het ontslag. De ontslagaanvraag (met reden) heb je tenslotte al eerder ingediend.  
• Als de kantonrechter oordeelt dat een (eerder) ingediend ontslagverzoek geen verband houdt met de ziekte van je werknemer.

Voor HR is het noodzakelijk om goed op de hoogte te zijn van de juridische regels rondom zieke werknemers. Met de juiste kennis kun je tenslotte effectief omgaan met verzuim en juridische valkuilen voorkomen.