Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: de regels op een rij

Door de coronacrisis is thuiswerken steeds gebruikelijker geworden en reizen veel werknemers minder naar hun werk. Dit heeft zowel gevolgen voor de reiskostenvergoeding als voor een vergoeding voor de kosten van het thuiswerken. Waar moet je als werkgever op letten?

De bestaande fiscale regels houden in dat je medewerkers een onbelaste reiskostenvergoeding mag geven voor hun woon-werkkilometers. Dit is niet verplicht, behalve als hierover afspraken in een cao, arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenreglement staan. De belastingdienst maakt voor vergoedingen aan werknemers geen onderscheid tussen woon-werk- en zakelijk verkeer. Je mag je werknemers een onbelaste vergoeding geven van 19 eurocent per kilometer. Meer mag ook, maar de belastingdienst beschouwt het deel boven de 19 eurocent per kilometer dan als belastbaar inkomen.

Vaste reiskostenvergoeding

Een vaste reiskostenvergoeding kan je baseren op 214 reisdagen per kalenderjaar bij een fulltime dienstverband (vijf dagen per week). Daarvoor kun je twee methoden gebruiken. De eerste is dat de werknemer in een kalenderjaar minstens 36 weken op 5 dagen naar een vaste werkplek reist.

Een tweede methode gaat ervan uit dat de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist. Hij moet dan bij een voltijds dienstverband ten minste 128 dagen naar de vaste werkplek komen. Bij deze methode mag de werknemer altijd (dus los van de coronacrisis) wekelijks maximaal twee dagen thuiswerken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding.

Je moet per kalenderjaar kunnen aantonen dat de werknemer inderdaad zoveel naar zijn werk is gereisd. Voor werknemers die minder dan vijf dagen per week werken, mag je het minimumaantal weken of reisdagen naar evenredigheid toepassen.

Openbaar vervoer

Voor het reizen met het openbaar vervoer (OV) mag je de werknemer ook een onbelaste vaste reisvergoeding van maximaal 19 eurocent per kilometer betalen. Daarvoor gelden de hierboven genoemde regels. Daarnaast kan je de werkelijke OV-kosten onbelast vergoeden. Daarvoor moet je kunnen bewijzen dat de werknemer deze kosten heeft gemaakt met bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.

Coulance

Door het vanwege de coronacrisis toegenomen thuiswerken voldoet het reisgedrag van veel werknemers niet meer aan de normen van 36 weken of 128 reisdagen. Het kabinet heeft de belastingdienst daarom gevraagd zich soepel op te stellen als werkgevers de norm vanwege coronamaatregelen niet kunnen halen. Een belangrijke voorwaarde daarbij is dat je de vaste reiskostenvergoeding voor 13 maart 2020 moet hebben toegekend aan je werknemers. Deze coulanceregeling gold in 2020 en is inmiddels uitgebreid tot juli 2021.

Reisgedrag

Per 1 juli 2021 gaan mogelijk de oude regels weer gelden met het uitgangspunt van 36 weken of 128 dagen woon-werkverkeer. Dan mag je reiskosten niet meer vergoeden voor een thuiswerkdag. Bekijk daarom tijdig voor 1 juli voor je werknemers wat hun huidige reisgedrag is en pas de reiskostenvergoedingen daarop aan.

Als veel van je werknemers thuis blijven werken, zal een vaste reiskostenvergoeding niet meer voor de hand liggen. Je zult dan moeten kijken of een vergoedingenbeleid op basis van werkelijk gemaakte reiskosten en thuiswerkkosten voordeliger is.

Kosten thuiswerken

Volgens het Nibud brengt thuiswerken gemiddeld dagelijks twee euro aan extra kosten met zich mee. Het heeft hierbij rekening gehouden met de kosten voor elektriciteit-, water- en gasverbruik, koffie en thee, wc-papier en afschrijving van bureaus en bureaustoelen. Deze kosten kan je eventueel vergoeden vanuit de werkkostenregeling (WKR). Over kosten die je opvoert in de ‘vrije ruimte’ van de WKR hoef je namelijk geen loonbelasting af te dragen. Er gelden geen fiscale voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

Lees ook: Thuiswerkplek: dit zijn de arboregels

Vrije ruimte

De vrije ruimte was tot en met 2019 een algemene vrijstelling van 1,2 procent van de totale loonsom. Per 1 januari 2020 ging de vrije ruimte omhoog naar 1,7 procent voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon. Voor het bedrag daarboven bleef het percentage van 1,2 procent gelden. Vanwege de coronacrisis vergrootte het kabinet het percentage tot 400.000 euro voor 2020 zelfs naar 3,0 procent. Dit geldt nu ook voor 2021. Het percentage vrije ruimte boven 400.000 euro is vanaf 1 januari 2021 iets verlaagd naar 1,18 procent.

Gerichte vrijstellingen

Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen. Dat zijn zaken die je onbelast mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat dit een beslag legt op je vrije ruimte. Het gaat om een beperkte groep vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Hieronder vallen bijvoorbeeld gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, arbovoorzieningen en hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken. Met een handig gebruik van deze gerichte vrijstellingen en vrije ruimte kun je een deel of alle kosten van het thuiswerken vergoeden.

Thuiswerkvergoeding

Naast het slim gebruiken van de WKR kan je voor de veel thuiswerkende medewerkers geld besparen als je alleen daadwerkelijk gemaakte reiskosten vergoedt. Deze besparing zou je kunnen inzetten voor een thuiswerkvergoeding. De rijksoverheid, een aantal banken en verzekeraars, de waterschappen en flink wat grote en kleine bedrijven hebben afspraken over zo’n thuiswerkvergoeding vastgelegd. Vaak betreft het een vaste thuiswerkvergoeding voor bijvoorbeeld gas, water, licht of internet. Meestal gaat deze ten koste van de vaste reiskostenvergoeding. Als werknemers kosten maken als ze toch moeten reizen, dan kunnen ze die per keer declareren.

Nieuwe fiscale regels

Het is overigens nog maar de vraag of na de coronacrisis de huidige fiscale wet- en regelgeving voor (vaste) reiskostenvergoedingen blijft bestaan. Daarnaast is het nog onduidelijk of er een fiscaal beleid komt voor thuiswerken met eventueel een onbelaste thuiswerkvergoeding. Dit hangt ook af van de lopende kabinetsformatie.

Thuiswerkregeling

Afspraken over thuiswerken en een bijbehorende vergoeding kan je opnemen in een thuiswerkregeling. Daarin kun je naast een thuiswerkvergoeding ook andere belangrijke onderwerpen opnemen. Denk aan afspraken over arboregels, eventuele controles en privacy. Voor een thuiswerkregeling is instemming nodig van de ondernemingsraad.

Meer weten over arbeidsvoorwaarden?
Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Centraal Beheer.