De kunst van het aanzeggen

In 2015 is de zogenoemde “aanzegverplichting” ingevoerd. In de rechtspraak heeft dit al tot de nodige discussies geleid. Is bijvoorbeeld een aanzegging via WhatsApp voldoende om aan deze verplichting te voldoen? Je leest het in dit artikel.

Juridisch kader

Een werkgever is verplicht om een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van zes maanden of langer aan te zeggen. Aanzeggen houdt – kort gezegd – in dat de werkgever de werknemer uiterlijk één maand voordat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege eindigt, schriftelijk informeert over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst en, in het geval van een verlenging, onder welke voorwaarden de arbeidsovereenkomst verlengd zal worden.

Indien de werkgever de aanzegverplichting in het geheel niet is nagekomen, is hij aan de werknemer een vergoeding verschuldigd gelijk aan het bedrag van het loon voor de duur van één maand. Als de werkgever de aanzegverplichting niet tijdig is nagekomen, is hij aan de werknemer een vergoeding naar rato verschuldigd; dat wil zeggen voor de duur dat te laat is aangezegd.

De bewijslast van de (tijdige) aanzegging ligt bij de werkgever. Dit vloeit voort uit de strekking en bedoeling van de aanzegverplichting, namelijk het versterken van de rechtspositie van de tijdelijke arbeidskracht. In een procedure kan een werknemer daarom in principe volstaan met de enkele stelling dat de (schriftelijke) aanzegging niet is ontvangen.

Wijzen van aanzeggen

Rechters hebben zich al de nodige keren over de aanzegverplichting kunnen buigen. Verschillende wijzen van aanzegging zijn inmiddels de revue gepasseerd: via WhatsApp, e-mail, werkgeversverklaring en zelfs via videobellen.

Mondelinge aanzegging

Hoewel de wet voorschrijft dat een aanzegging schriftelijk moet plaatsvinden, is ook de mondelinge aanzegging al een aantal keer aan de rechter voorgelegd. Overigens tot op heden zonder succes. (Er is weliswaar een uitspraak waarin een beroep op de redelijkheid en billijkheid is gehonoreerd, maar dit heeft in hoger beroep geen stand gehouden.)

Bij de Rechtbank Rotterdam deed zich de situatie voor waarin de werkgever tijdens een overleg via Microsoft Teams aan de werknemer heeft medegedeeld dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden verlengd. Deze mondelinge aanzegging stond in de procedure tussen partijen ook niet ter discussie. De rechtbank was echter onverbiddelijk en oordeelde dat het enkele feit dat geen schriftelijke aanzegging/bevestiging heeft plaatsgevonden voldoende is om aanspraak te kunnen maken op de aanzegvergoeding door de werknemer. (Zie in gelijke zin: Rechtbank Rotterdam 21 juli 2021, ECLI:NL:RBROT:2021:7492)

Ook het Hof Arnhem-Leeuwarden houdt vast aan de wettelijke “hard and fast rule”. Ten overvloede merkt het hof op dat: “(…) de (rechts)praktijk ook gebaat kan zijn bij (in beginsel) onverkorte toepassing van de schriftelijkheidseis omdat daardoor geschillen over de verschuldigdheid van de (vaak betrekkelijke geringe) aanzegvergoeding kunnen worden vermeden”. Vervolgens lijkt het hof de deur voor de mondelinge aanzegging toch op een kiertje te zetten: in zeer uitzonderlijke gevallen zou het betalen van de aanzegvergoeding bij een mondelinge aanzegging namelijk naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn. (Zie in gelijke zin: Hof ’s-Hertogenbosch 8 oktober 2020, ECLI:NL:GHSHE:2020:3115 en Hof Amsterdam 27 oktober 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:2887) De omstandigheden dat de (mondelinge) mededeling voldoende duidelijk was, dat de werknemer vervolgens is gaan zoeken naar een andere baan en deze (direct aansluitend aan het dienstverband bij werkgever) heeft gevonden en geen nadeel heeft geleden doordat de aanzegging niet schriftelijk was gedaan, waren hiervoor volgens het hof echter niet voldoende.

Aanzegging per e-mail, WhatsApp, werkgeversverklaring of vaststellingsovereenkomst

Zoals gezegd moet aanzegging schriftelijk plaatsvinden. Dit schriftelijkheidsvereiste lijkt in de rechtspraak ruim uitgelegd te worden.

Zo voldoet een aanzegging per e-mail in principe aan het schriftelijkheidsvereiste. Van belang is dat de werkgever kan aantonen dat het bericht de werknemer heeft bereikt (zie ook hierna “ontvangst van de aanzegging”).

Daarnaast zou ook via een WhatsApp-bericht kunnen worden voldaan aan de aanzegverplichting. Deze situatie deed zich voor bij de Rechtbank Amsterdam. De rechtbank oordeelde dat in het WhatsApp-bericht is te lezen dat de werkgever het dienstverband wilde beëindigen. De werknemer heeft vervolgens op het Whatsapp-bericht gereageerd, zodat er naar het oordeel van de rechtbank van kan worden uitgegaan dat het bericht de werknemer heeft bereikt. Daarmee heeft de werkgever voldaan aan de aanzegverplichting.

In een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland deed zich de situatie voor waarin de werkgever op een werkgeversverklaring heeft aangevinkt dat de arbeidsovereenkomst niet zal worden verlengd en opgeschreven dat een eventuele verlenging nog niet is besproken. Vóórdat de werkgever de werkgeversverklaring vervolgens heeft verstrekt, heeft zij de werknemer gebeld om te vertellen dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden verlengd. Naar het oordeel van de rechtbank heeft tussen partijen vanaf dat moment geen misverstand bestaan over de vraag of de arbeidsovereenkomst zou eindigen en dat is precies de bedoeling van de wetgever geweest met de aanzegverplichting. De extra zin in de werkgeversverklaring dat er over een eventuele verlenging nog niet is gesproken, doet daar volgens de rechtbank niet aan af.

Ook door middel van het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst kan onder omstandigheden worden voldaan aan de aanzegverplichting. In een uitspraak van het Hof Arnhem-Leeuwarden ging het om een werknemer die ongeveer 5 maanden voor het einde van de arbeidsovereenkomst een vaststellingsovereenkomst aangeboden kreeg. In deze vaststellingsovereenkomst is opgenomen dat partijen, op initiatief van de werkgever, overeengekomen zijn dat het dienstverband niet wordt voorgezet. De werknemer ondertekent de vaststellingsovereenkomst niet en meldt zich vervolgens ziek. Tussen partijen staat de ontvangst van de vaststellingsovereenkomst vast. Ten aanzien van de aanzegging oordeelt het hof dat de bewoordingen van de vaststellingsovereenkomst aan de strekking van de aanzegverplichting voldoen. Er is voldoende duidelijk gemaakt dat de werkgever de arbeidsovereenkomst niet wenst voor te zetten. De omstandigheden dat de werknemer dit anders heeft begrepen of dat dingen zijn gebeurd waaruit werknemer kon afleiden dat de werkgever er anders over was gaan denken, acht het hof niet van belang. De werknemer heeft namelijk na de ontvangst van de vaststellingsovereenkomst niet meer gewerkt en heeft op eigen initiatief de leaseauto ingeleverd om aan de fiscale bijtelling daarvoor op het loon een einde te maken.

Inhoud van de aanzegging

Wat betreft de inhoud van de aanzegging hoeft geen sprake te zijn van “ondubbelzinnige duidelijkheid”. De maatstaf is dat het voor een werknemer voldoende duidelijk moet zijn geweest dat de arbeidsovereenkomst niet zal worden voortgezet. Zo achtte de Rechtbank Rotterdam het bijvoorbeeld voldoende duidelijk dat de werknemer uit de e-mailberichten van ruim twee maanden voor het einde van het dienstverband, kon afleiden dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden voortgezet.

In een andere uitspraak van de Rechtbank Rotterdam stond vast dat de werkgever tijdens een videogesprek het dienstverband heeft aangezegd. Naar aanleiding van dit gesprek heeft de werkgever vervolgens per e-mail een stappenplan voor de beëindiging toegezonden. Naar het oordeel van de rechtbank heeft de werkgever met deze “stappenplan-e-mail” voldoende duidelijkheid verschaft over het eindigen van de arbeidsovereenkomst.

Een ander voorbeeld betreft een e-mailbericht waarin was aangegeven: “helaas is besloten om jou te laten gaan”. Volgens de Rechtbank Amsterdam kan deze e-mail worden gezien als een aanzegging.

Verder kunnen verschillende omstandigheden samen voldoende duidelijkheid bieden. In een uitspraak van het Hof ’s-Hertogenbosch had de werkgever bijvoorbeeld een eindafrekening toegezonden, is er tussen partijen via WhatsApp gesproken over een tijdstip dat de bedrijfsspullen ingeleverd moest worden,is er een brief verzonden met een voorstel tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst en is er uiteindelijk een brief verzonden over het einde van de arbeidsovereenkomst en de daarmee samenhangende eindafrekening en de uitbetaling daarvan.Naar het oordeel van het hof had de werknemer hierdoor moeten begrijpen dat de werkgever de arbeidsovereenkomst in geen geval zou (willen) voortzetten, zodat de aanzegverplichting voor de werknemer geen relevante (waarborg-)functie meer vervulde en hooguit nog slechts een formaliteit was. Daar doet het hof vervolgens nog schepje bovenop door te oordelen dat, voor zover de werkgever de aanzegverplichting al zou hebben geschonden, het hof het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar acht als de werknemer de schending van de aanzegverplichting in dit geval nog succesvol zou kunnen inroepen.

Daarnaast hoeft in het geval van een schriftelijke verlenging ook niet te worden opgenomen onder welke voorwaarden de arbeidsovereenkomst zal worden voortgezet. Het Hof Arnhem-Leeuwarden oordeelde in dat verband dat de aanzegvergoeding uitsluitend verschuldigd is als de aanzegverplichting niet is nagekomen. Die verplichting ziet alleen op het “al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst” en niet op de “voorwaarden waaronder de werkgever de arbeidsovereenkomst wil voortzetten”. Anders gezegd: dat een werknemer niet schriftelijk is geïnformeerd over de voorwaarden van de nieuwe arbeidsovereenkomst, is niet van belang voor de vraag of hij aanspraak kan maken op de aanzegvergoeding.

Ontvangst van de aanzegging

In de rechtspraak wordt, zoals eerder opgemerkt, wel duidelijk waarde gehecht aan het kunnen aantonen dat de aanzegging de werknemer (tijdig) heeft bereikt. De bewijslast hiervan ligt bij de werkgever.

In een uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland stelt de werkgever dat de aanzegbrief per reguliere post aan de werknemer is verzonden en dat de brief in het personeelslaadje is gelegd, waarbij is gezien dat de brief daar door de werknemer is uitgepakt. De werknemer betwist vervolgens de ontvangst van de brief (en daarmee de aanzegging). Door de werkgever is erkend dat zij de brief niet aangetekend heeft verzonden en zij kan geen bewijs van verzending overleggen.4 Hierdoor staat de ontvangst van de brief door de werknemer niet vast, zodat ervan wordt uitgegaan dat de werknemer de aanzegbrief niet (tijdig) heeft ontvangen.

Ook in een uitspraak van het Hof Amsterdam is niet vast komen te staan dat de werkgever tijdig schriftelijk heeft aangezegd. De werkgever heeft ter zitting aangevoerd dat de aanzegbrief persoonlijk aan de werknemer is overhandigd en in ieder geval per post aan de werknemer is toegezonden. Dit wordt door de werknemer betwist. Verder heeft de werkgever erkend dat de werknemer in het gesprek van enkele dagen voor het einde van het dienstverband (op 21 maart 2019) heeft verklaard dat hij de aanzegbrief op dat moment voor het eerst zag. Daarnaast staat ook vast dat partijen na het einde van het dienstverband nog in gesprek waren over een specifieke andere functie voor de werknemer binnen de werkgever. Tegen deze achtergrond valt naar het oordeel van het hof niet in te zien dat de werkgever tijdig het einde van het dienstverband zou hebben aangezegd. De omstandigheid dat de werknemer voor 21 maart 2019 is begonnen met zijn werk over te dragen, zijn bureau heeft opgeruimd en heeft uitgekeken naar een baan elders, maakt dit niet anders.

Conclusie

De aanzegging lijkt goed mee te gaan in de steeds verder digitaliserende wereld. Aanzeggingen per e-mail en WhatsApp hebben in dat verband bijvoorbeeld standgehouden. De mondelinge aanzegging is daarentegen nog niet succesvol geweest. Het schriftelijkheidsvereiste is wat dat betreft een “hard and fast rule”. Dit betekent echter niet dat een mondelinge aanzegging bij voorbaat kansloos is, er lijkt namelijk een “luizengaatje” te bestaan: in zeer uitzonderlijke gevallen zou het betalen van de aanzegvergoeding bij een mondelinge aanzegging namelijk naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar kunnen zijn.

Wat betreft de inhoud van de aanzegging ligt de lat niet heel hoog. Er hoeft geen sprake te zijn van “ondubbelzinnige duidelijkheid”. Van belang is dat het voor een werknemer voldoende duidelijk is dat de arbeidsovereenkomst niet zal worden voortgezet. Ten aanzien van de bewijslast in het kader van de ontvangst van de aanzegging, ligt de lat daarentegen hoger. Voor de werkgever is van belang dat hij kan aantonen dat de aanzegging de werknemer (tijdig) heeft bereikt. In dat verband krijgt het dan ook zeker de voorkeur de aanzegging altijd per aangetekende post (na) te zenden of de werknemer een exemplaar van de aanzegbrief “voor ontvangst” te laten tekenen met vermelding van de datum van ondertekening. Better safe than sorry!

Download hier een voorbeelddocument voor een aanzegging

Monica van Vliet en Dennis Spek zijn advocaat bij Schaap Advocaten Notarissen