Stel je voor: een werknemer ontvangt een telefoontje, met de mededeling dat de waterleiding in zijn huis is gesprongen. In zo'n situatie kan de werknemer een beroep doen op calamiteitenverlof. Dit verlof stelt hem in staat om direct naar huis te gaan en de situatie te verhelpen.
Wat houdt dit verlof in? Wat is het verschil met kortdurend zorgverlof? En hoe kun je als HR je werknemer bij deze verlofvormen ondersteunen?
Calamiteitenverlof
Calamiteitenverlof is bedoeld voor onverwachte situaties waardoor een werknemer tijdelijk niet kan werken. Een voorbeeld is de eerdergenoemde plotselinge waterschade die bestreden moet worden of het plotseling overlijden van een naaste. Tijdens het verlof heeft de werknemer recht op volledige loondoorbetaling.
Duur calamiteitenverlof
De duur van het calamiteitenverlof hangt af van de verlofreden en de tijd die je werknemer nodig heeft om de calamiteit op te lossen. Dit houdt in dat de duur van het calamiteitenverlof kan variëren: soms kan het verlof een paar uur duren, soms enkele dagen.
Hoe help je een werknemer bij calamiteitenverlof?
Communiceer met je werknemer
Het kan voorkomen dat de calamiteit zo acuut en onvoorzien is, dat overleg vooraf met de leidinggevende en/of HR niet meer mogelijk is. Zorg er in die situatie voor dat de leidinggevende of jij als HR vraagt hoeveel tijd de werknemer denkt nodig te hebben voor het verhelpen van de calamiteit. Door open communicatie voorkom je eventuele discussie achteraf.
Bied tijdelijke oplossingen aan
Als je werknemer tijdelijk niet fysiek aanwezig kan zijn, bespreek dan de mogelijkheid van flexibele werkopties. Denk bijvoorbeeld aan thuiswerken of het verplaatsen van werkzaamheden.
Ondersteuning in noodsituaties
In noodsituaties kunnen werknemers zich gestrest en bezorgd voelen. Als HR-professional is het belangrijk dat je empathie toont en je werknemer steun verleent in een moeilijke situatie. Bied je medewerker een luisterend oor en bied praktische hulp aan, als dat nodig is. Bied in dat kader eventueel hulp aan bij het zoeken naar vervangende zorg.
Kortdurend zorgverlof
Een kind dat uit een klimrek is gevallen en daarbij botbreuken heeft opgelopen, heeft uiteraard langere zorg nodig dan slechts één of enkele dagen. Daarvoor kunnen je werknemers kortdurend zorgverlof opnemen. Dit stelt ze in staat zelf gedurende korte tijd te zorgen voor:
- hun echtgenoot, geregistreerde partner of de persoon met wie ze ongehuwd samenwonen
- (stief)kinderen of het kind van de persoon met wie ze ongehuwd samenwonen
- een pleegkind
- een bloedverwant in de eerste of tweede graad
- personen die deel uitmaken van de huishouding
- bekenden met wie ze een sociale relatie onderhouden, bijvoorbeeld schoonouders, buren of een vriend
Om aanspraak te kunnen maken op kortdurend zorgverlof moet er sprake zijn van 'noodzakelijke verzorging', waarbij die zorg alleen door je werknemer kan worden verleend. Als iemand anders de zorg voor de zieke kan overnemen, heeft je werknemer dus geen recht op kortdurend zorgverlof.
Wanneer de zieke persoon al zorg krijgt in een ziekenhuis, is er al sprake van noodzakelijke zorg. In deze situatie kan je werknemer dan geen kortdurend zorgverlof opnemen.
Doorbetaling van het loon
Tijdens kortdurend zorgverlof heeft de werknemer recht op minimaal 70% doorbetaling van het loon, maar minimaal het wettelijke minimumloon. Check de cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek voor eventuele aanvullende regels, bijvoorbeeld een volledige doorbetaling tijdens het verlof.
Duur kortdurend zorgverlof
Het verlof gaat pas in op het tijdstip waarop de werknemer het opnemen ervan aan de werkgever meldt. Het verlof is in elke periode van 12 achtereenvolgende maanden ten hoogste 2 maal de arbeidsduur per week. Voor een werknemer met een volledige werkweek komt dit neer op 10 dagen per jaar. Voor deeltijders bestaat er recht op een evenredig deel van die 10 dagen.
Hulp bij kortdurend zorgverlof
Zorg ervoor dat je werknemers precies weten wat hun rechten zijn met betrekking tot kortdurend zorgverlof. Leg uit hoeveel verlofdagen ze kunnen opnemen en onder welke voorwaarden. Verstrek bijvoorbeeld een overzicht met de maximale duur van het verlof en de doorbetaling van het loon.
Omdat het kortdurend zorgverlof kan worden gebruikt voor verschillende gezinsleden, is het belangrijk om te benadrukken dat het verlof alleen kan worden gebruikt voor noodzakelijke zorg die niet door anderen kan worden verleend. Geef je werknemers inzicht in wat onder 'noodzakelijke verzorging' valt.
Flexibele werkopties
Wanneer een werknemer zorgverlof opneemt, is het belangrijk om samen naar oplossingen te zoeken. Daarbij kun je denken aan het (tijdelijk) aanpassen van de werktijden of het aanbieden van thuiswerkopties.
De reden voor kortdurend zorgverlof kan sterk variëren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een plotselinge ziekte van een kind of de noodzakelijke zorg voor een familielid. Als HR-professional is het daarom belangrijk dat je flexibel bent en goed luistert naar de specifieke situatie van je werknemer. Iedere situatie is uniek waardoor een standaardaanpak is dan vaak niet genoeg.
Het is belangrijk om ruimte te bieden voor een redelijke inschatting van de duur van het verlof, aangezien het voor de werknemer vaak moeilijk is om van tevoren in te schatten hoe lang de zorg voor een naaste zal duren. Als HR kun je je werknemer helpen door begrip te tonen voor de onzekerheid die de situatie met zich meebrengt.
Eenvoudige aanvraagprocedure
Werknemers kunnen in tijden van stress vaak moeite hebben met administratieve zaken, vooral als ze zich zorgen maken over een zieke naaste. Als HR kun je dit proces vergemakkelijken door ervoor te zorgen dat de aanvraagprocedure voor kortdurend zorgverlof eenvoudig en snel is.
Dit betekent dat je duidelijke instructies moeten geven over hoe het verlof aangevraagd kan worden, bijvoorbeeld via een (digitaal) formulier of een e-mail. Het is belangrijk dat werknemers weten hoe ze snel hun verzoek kunnen indienen, zodat zij zich niet extra druk hoeven te maken.
Met deze benadering kun je als HR je werknemers effectief ondersteunen bij het opnemen van calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof, wat de werkrelatie versterkt en bijdraagt aan een flexibele werkcultuur.
