Mkb ontdekt waarde van goed onboarden

Voor veel mkb-bedrijven vormt de krappe arbeidsmarkt een obstakel richting groei: het is lastig om aan nieuw personeel te komen. Als het dan toch lukt, wil je die nieuwe medewerkers goed laten landen binnen je organisatie. Een plan van aanpak voor onboarding helpt daarbij.

Mkb ontdekt waarde van goed onboarden

Recent onderzoek onder klanten van Exact Software onderschrijft de trend. Binnen de groep ondernemingen met 25 tot 75 medewerkers zegt bijvoorbeeld 64% dat dit jaar sprake zal zijn van groei, tegen een derde die stabiel blijft. Opvallend: als belangrijkste HR-opdracht voor 2024 noemen zij “het verbeteren van de onboarding van nieuwe medewerkers”.

“Grote bedrijven hebben dat vaak al aardig voor elkaar. Binnen ondernemingen in het mkb-segment is een gestructureerd proces voor het onboarden van nieuwe medewerkers minder gebruikelijk. En dat ervaren die bedrijven steeds vaker als een probleem”, zo verklaart Edwin Dingjan, productmmanager bij Exact. “Het leidt er te vaak toe dat talenten, die met veel moeite zijn binnengehaald, binnen no-time weer vertrekken.”

Scenario eerste werkdag

Collega Vera Lenaerts, solutionmarketeer HR & Payroll bij Exact, schetst een scenario van een eerste werkdag. “Een tikje overtrokken misschien, maar soms dichtbij de werkelijkheid”, zegt ze vooraf.

Software kan helpen om vast te leggen wie, wat, wanneer moet doen. Zo kun je waarborgen dat deze zaken allemaal tijdig en goed zijn geregeld”

“Zie een nieuwe medewerker voor je. Ze meldt zich bij de receptie van haar nieuwe werkgever en moet dan twintig minuten wachten voor iemand haar ophaalt. Vervolgens moet eerst de bedrijfspas worden aangemaakt. Daarna zegt de manager dat de laptop nog moet worden geregeld en verwijst haar naar de IT-afdeling. Als de installatie is afgerond, neemt de manager haar mee de werkvloer op, om in vijf minuten tijd meer dan tien verschillende handen te schudden. Hij moet vervolgens voor twee uur meetings in en laat de nieuwe medewerker achter op de werkvloer. ‘Neem het personeelshandboek maar even door’, meldt hij nog. De andere teamleden zijn druk aan het werk en hebben daarom nauwelijks oog voor haar. Al bij al is het niet bepaald een warm welkom.”

Maak een plan

“Maak een plan van aanpak”, is haar eerste advies. “Zet daarin op een rij welke bedrijfsmiddelen een nieuwe medewerker nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Denk aan een telefoon, laptop, toegangspas, sleutels of bedrijfskleding. Maar ook aan informatie die nodig is, zoals een smoelenboek (in elk geval de namen, foto’s, functies en contactgegevens van directe teamleden), bedrijfsregels, HR-formulieren, handleidingen, enzovoorts.”

Software kan helpen om vast te leggen wie, wat, wanneer moet doen, zo vervolgt ze. “Zo kun je waarborgen dat deze zaken allemaal tijdig en goed zijn geregeld.”

Maak het leuk

Het belangrijkste is dat een nieuwe medewerker aandacht ervaart. “Juist het mkb kan zich daarmee onderscheiden”, is de overtuiging van Edwin Dingjan. “De wat kleinere organisaties kunnen gewoon beter invulling geven aan het persoonlijke aspect, kunnen het heel individueel maken. Hoe beter je daarin slaagt, hoe beter de onboarding verloopt.”

Er zijn organisaties die echt een feestje van de eerste werkdag maken, inclusief foto’s op sociale media”

Zijn aanbeveling is om onboarden vooral leuk te maken. Bijvoorbeeld door de nieuwe medewerker te verrassen met een welkomstpakket. “Daar kan nuttige informatie inzitten, maar ook fun-elementen als een flesje champagne of een bos bloemen. Er zijn organisaties die echt een feestje van de eerste werkdag maken, inclusief foto’s op sociale media. Die persoonlijke aandacht is niet alleen leuk, maar draagt gelijktijdig bij aan de employer branding. Met een relatief bescheiden budget. Al is er maar één volger die denkt ‘zo’n werkomgeving lijkt mij ook wel wat’, dan is het de investering dubbel en dwars waard.”

Preboarding

Een introductie kan al beginnen in de weken voorafgaand aan de eerste werkdag, zo vervolgt bij. “In die periode kun je de medewerker digitaal al laten kennismaken met het bedrijf. Van een saaie handleiding tot foto’s of video’s van de aanstaande collega’s.”

Ook preboarden kun je leuk maken, zo illustreert hij met een voorbeeld van een winkelketen. “Nieuwe medewerkers krijgen een pakketje met informatie over het bedrijf thuis gestuurd, ze kunnen al tijdens de fase van preboarden een cadeautje ophalen in de winkel en kennismaken met de filiaalmanager. Zo voel je je direct welkom en meer thuis in een nieuwe organisatie.”

Stel een buddy aan

Vera Lenaerts wijst tot slot op de waarde van een buddy. “Iemand uit het huidige team die de nieuwe medewerker wegwijs maakt. Ook in de softe kanten van de werkomgeving, zoals de gewoontes rond de lunch of koffiepauzes. Waar is dat? Hoe werkt dat?”

Ze stelt dat nogal eens wordt vergeten om nieuwkomers te wijzen op bestaande faciliteiten. “Laat zien wat je te bieden hebt. Aan opleidingen maar ook bijvoorbeeld een fietsplan. Soms biedt een werkgever hartstikke goede faciliteiten aan, maar wordt het een nieuwe medewerker niet verteld. Dat is zonde. Een buddy kan ook daarin een belangrijke rol spelen.”

Geen tweede kans

Samenvattend stelt Edwin Dingjan dat er nooit een tweede kans komt om een eerste indruk te maken. “Laat iemand niet zwemmen. Zorg dat die persoon gezien en gehoord wordt. Dat creëert betrokkenheid en maakt een nieuwe medewerker snel productief. En op de wat langere termijn voorkom je er ziekteverzuim mee en een snel vertrek van een zo broodnodige arbeidskracht.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact Software.

Parkeerdienstverlener P1: "Minder masculiene vacatures zorgt voor meer vrouwelijke sollicitanten"

Parkeerdienstverlener P1: "Minder masculiene vacatures zorgt voor...

Een zo breed mogelijk publiek aanspreken, maar vooral ook meer vrouwen aantrekken. P1 doet dat door masculiene woorden uit vacatures te halen en door te werken met een normtabel.

IT-talent loopt tegen HR-muur op: anders werven biedt uitkomst

IT-talent loopt tegen HR-muur op: anders werven biedt uitkomst

Kom je moeilijk aan IT'ers? Dan ligt dat aan je manier van werven, aldus de IT-branche. IT-talent solliciteert namelijk volop, maar krijgt geen kans bij bedrijven.

Jacqueline Spaans van Zepp en Nicolette van den Hout van PW.

Start-up Zepp: "Meer passende sollicitaties sinds we objectief werven"

Meer passende sollicitaties en meer diversiteit. Dat heeft Jacqueline Spaans van start-up Zepp bereikt sinds ze objectief werft. In de podcast-reeks 'De wereld van eerlijke werving & selectie' licht ze haar aanpak toe.

Bedrijfsleven, kom in actie voor herwaardering (v)mbo  

Bedrijfsleven, kom in actie voor herwaardering (v)mbo

Niet alleen de overheid moet zich haasten met de herwaardering van mbo'ers, vindt Wendy Aendekerk, HR-directeur van Facilicom Group.

Voorbeeldbrief aanbod arbeidsovereenkomst

Voorbeeldbrief aanbod arbeidsovereenkomst

Met deze voorbeeldbrief kun je de werknemer een arbeidsovereenkomst in concept voorleggen.

Podcast: Je mag alles vragen aan je sollicitant, maar zonder gesprekstructuur discrimineer je snel

Podcast: Je mag alles vragen aan je sollicitant, maar zonder...

Sollicitanten objectief recruiten, hoe doe je dat? Janice Odijk heeft daar onderzoek naar gedaan en deelt haar conclusies. En wat mag je wel en niet vragen aan je sollicitant? Jurist Augustina Wamulume geeft daar in de podcast duidelijkheid over.

Foto: Agence Olloweb | Unsplash

Checklist: screening van medewerkers

Het recht op privacy is een groot goed. Toch kan een HR-professional veel doen om er voor te zorgen dat hij weet wie hij aanneemt. Het ministerie van Justitie en Veiligheid zet alles wat mag en wat moet bij de screening van personeel op een rij.

22-03-2024 Amersfoort 
Ellen Boonen van 's Heeren Loo
Foto: Guido Benschop

HR-directeur zorginstelling: 'Mensen solliciteren niet meer zelf, je...

De voordeur moet wagenwijd open en de achterdeur stevig dicht. Ellen Boonen, HR-directeur bij zorginstelling 's Heeren Loo, veranderde daarvoor het recruitmentproces en verstevigt het management.