Toen de coronapandemie begon, moesten veel bedrijven improviseren en waren ze gedwongen snel over te schakelen naar thuiswerken. Voor pensioenuitvoerder APG was digitaal samenwerken geen onbekend terrein. "Voor corona was hybride werken ook al deels mogelijk. Dat komt doordat onze 2 Nederlandse kantoren op 2 verschillende locaties zitten: Amsterdam en Heerlen", zegt Kuijten-Koenen. "Om niet continue op en neer te hoeven reizen, werkten we al wel eens digitaal samen tussen de kantoren." Maar de coronatijd heeft deze werkwijze wel een enorme boost gegeven, geeft Kuijten-Koenen toe.

Geen verplichtingen maar richtlijnen

Voorheen waren er binnen APG nog geen afspraken over gemaakt. "Maar omdat we denken dat hybride werken iets is dat niet meer weggaat, vonden we het toch goed om hier het gesprek over aan te gaan", zegt ze. "We hebben met bestuurders en leidinggevenden om tafel gezeten om afspraken te maken over hybride werken. Welke vorm [...] past het best bij APG? En hoe behoud je de verbinding tussen én met medewerkers?", legt Kuijten-Koenen uit. "Die gesprekken hebben geleid tot richtlijnen. We hebben expres niet gekozen voor verplichtingen, omdat we dat niet bij APG vinden passen. Medewerkers moeten een bepaalde vrijheid behouden."

2 dagen op kantoor

De vuistregel bij APG is minimaal 2 dagen per week op kantoor werken. "Maar de nadruk ligt op teamafspraken", voegt Kuijten-Koenen toe. "We hebben voor 2 kantoordagen gekozen, omdat wij denken dat dit het perfecte aantal is waarmee medewerkers vrijheid behouden, maar waardoor ook de verbinding in stand blijft." Bij APG geloven ze in de kracht van informeel contact: "Het gaat niet alleen om de werkgerelateerde vergaderingen, maar ook om die onverwachte gesprekken bij het koffieapparaat."

Afspraken op teamniveau

Daarnaast is besloten dat teams onderling afspraken maken over hybride werken. "We laten het aan leidinggevenden over om zelf, samen met hun team, te bepalen welke 2 dagen zij op kantoor werken. Ieder team is anders en daarom vinden we maatwerk belangrijk. Het ene team werkt liever op dinsdag of donderdag op kantoor, het andere team op maandag en vrijdag", vertelt de MD People & Change. "Het kan daarnaast ook best zo zijn dat een medewerker een tijdelijke afspraak heeft met een leidinggevende om minder op kantoor te werken. Die ruimte is er, maar het moet wel altijd overlegd worden."

Richtlijnen in cao

De richtlijnen voor hybride werken heeft APG in de cao opgenomen. "We hebben hier met de vakbonden over gesproken. We wilden het niet opnemen als een verplichting, maar echt als richtlijnen." Ook is er afgesproken dat APG het hybride werken monitort. "Dit doen we niet op individueel, maar op teamniveau. Als we zien dat bepaalde teams minder op kantoor zijn dan de richtlijn voorschrijft, dan gaan we daarover in gesprek met de leidinggevenden. We vragen dan bijvoorbeeld: 'wat is er nodig om jouw team wél meer naar kantoor te krijgen?'"

Veranderde kantoorinrichting

Met de verschuiving naar hybride werken, werd het kantoorconcept bij APG ook aangepast. "Mensen komen naar kantoor om daar samen te zijn en te ontmoeten. Daar moesten onze kantoren nog op ingericht worden", zegt Kuijten-Koenen. "We hebben echt geïnvesteerd in verschillende werkruimtes die aansluiten bij de nieuwe werkstijl", zegt Kuijten-Koenen. In plaats van het traditionele kantoorconcept met grote, open ruimten, biedt het kantoor nu flexibele werkplekken, kleine vergaderruimtes en stiltezones. "We werken met flexplekken en medewerkers kunnen vergaderruimtes online reserveren."

Rol leidinggevende

De leidinggevende speelt binnen APG een belangrijke rol in het succes van hybride werken. "Omdat alle afspraken op teamniveau zijn, ligt er best wel een verantwoordelijkheid bij de leidinggevende", zegt Kuijten-Koenen. "We verwachten van diegene het teamgevoel en de betrokkenheid van medewerkers te bewaken."

Voordat Kuijten-Koenen bij APG begon, zijn er sessies voor leidinggevenden geweest waarin werd gesproken over succesvol hybride werken. "Die sessies geven we nu niet meer, maar we trainen onze leidinggevenden sowieso veel op aandacht voor de medewerker. Daarin komt het aspect hybride werken ook aan bod." Daarnaast gaan leidinggevenden onderling met elkaar in gesprek over de dilemma's waar zij mee te maken krijgen. "Ik heb weleens gehoord dat een leidinggevende het moeilijk vond om tijdens het videobellen op de achtergrond een draaiende wasmachine te horen. Dat heeft deze leidinggevende toen voorgelegd aan de anderen. Door te horen van andere leidinggevenden hoe zij daar mee omgaan, leer je van elkaar."

Uitdagingen door drukte

Hybride werken heeft veel voordelen, maar er zijn ook uitdagingen. "Eén knelpunt, waar we nog steeds niet echt antwoord op hebben, is hoe we stimuleren dat niet iedereen op dinsdag en donderdag naar kantoor gaat. We zien dat die dagen vaak erg druk zijn, terwijl het op woensdag en vrijdag rustig is", zegt ze. "Dit heeft invloed op de werkervaring op kantoor. Soms moet ik op vrijdag continue met mijn handen zwaaien, omdat anders de lichten uitgaan. Dat geeft niet altijd een fijn gevoel."

Toch probeert APG hier deels in te sturen. "Sommige bijeenkomsten organiseren we 'expres' op bijvoorbeeld een maandag, om zo de drukte wat te verspreiden. Maar we stimuleren leidinggevenden ook om in gesprek te gaan met hun team over eventueel een andere kantoordag. We willen niemand verplichten om op een bepaalde dag naar kantoor te komen, omdat dat het gevoel van vrijheid aantast."

Hybride onboarding

Niet per se een knelpunt, maar wel een uitdaging, is het onboarden van nieuwe werknemers in een hybride organisatie. "Bij APG hebben we ervoor gekozen om de onboarding niet online te doen", zegt ze. "Nieuwe medewerkers moeten de kans krijgen om de organisatie te leren kennen en collega’s in levende lijve te ontmoeten. Maar het is niet zo dat nieuwe medewerkers in het begin meer dan 2 dagen naar kantoor hoeven te komen. "Al denken we wel dat het voor nieuwe mensen goed is om 3 of 4 dagen op kantoor te zijn, zodat ze zich sneller thuis voelen en echt onderdeel van het team worden."

Toekomst hybride werken

Wat de toekomst betreft, is Kuijten-Koenen ervan overtuigd dat hybride werken de nieuwe norm blijft. "Voor ons is hybride werken niet alleen een tijdelijke oplossing, maar een nieuwe werkstijl die zich goed leent voor onze organisatie en cultuur", zegt ze. APG gelooft niet in een strikte verplichting voor medewerkers om elke dag op kantoor te zijn, maar richt zich op de voordelen van flexibiliteit. "Hybride werken biedt medewerkers de vrijheid om hun werkplek te kiezen, zonder dat het ten koste gaat van de teamdynamiek."

Toch ziet Kuijten-Koenen ook een belangrijke taak voor de komende jaren: "We moeten blijven waken voor een balans tussen thuiswerken en werken op kantoor. Als we te veel thuiswerken toestaan, bestaat het risico dat medewerkers zich geïsoleerd gaan voelen en dat het teamgevoel verwatert. Daarom vind ik het belangrijk dat we die 2 kantoordagen in stand blijven houden."