Als het opnameapparaat al bijna is opgeborgen, wil Vincent de Bijl nog even iets kwijt. De HR-directeur van de gemeente Utrecht vertelt dat hij onlangs zo'n 100 collega's heeft toegesproken. "We hebben wel vaker een zeepkistsessie, waarin we onze medewerkers informeren over de laatste ontwikkelingen. Dit keer riep ik hen op om meer dan ooit naar elkaar om te zien. Ik voelde die noodzaak, nadat ik de avond ervoor weer vreselijke oorlogsbeelden op tv had gezien. Ik weet dat er bij ons ook Oekraïners en mensen uit andere conflictgebieden werken." 

Terwijl de HR-directeur de oproep deed, zag hij vochtige ogen bij toehoorders. "Ik brak zelf ook even. Na afloop kwamen er verschillende collega's naar me toe om te bedanken. Ze vonden het fijn dat ik aandacht had gevraagd voor zorgen die we meenemen als we hier door de poortjes lopen."

"Sommigen voelden zich ook erkend. Dat sterkt me in het besef dat we niet blind moeten zijn voor wat mensen thuis en op het werk bezighoudt. Al begint daar niemand over. Als wij goed zorgen voor onze ambtenaren, zorgen zij goed voor onze stad." 

Afdeling Mens en Organisatie

De Bijl is sinds 2024 directeur van de afdeling Mens en Organisatie. Daar werken 291 business partners, recruiters, medewerkers van het Expertisecentrum, Services, Facilitaire Dienstverlening en Huisvesting en binnenkort ook het Utrechts Loopbaancentrum (ULC). De afdeling huist bovenin het moderne, witte stadskantoor naast het Centraal Station. De gemeente Utrecht heeft ruim 5.700 medewerkers, van wie 21% van oorsprong niet-Europees is. 

Tegengaan polarisatie

Het tegengaan van polarisatie is onderdeel van De Bijls werk. "Het behoort tot de kern van onze taak: zorgen dat onze medewerkers een fijne werkplek hebben waar ze zichzelf kunnen zijn. We zijn niet gebaat bij spanningen op de werkvloer. Het herkennen en bespreekbaar maken van gevoeligheden, ongemak, onbehagen en zorgen, zie ik als een verantwoordelijkheid van leidinggevenden. Vanuit HR stimuleren en ondersteunen we hen daarin." 

"We hebben daar een batterij aan middelen voor klaarliggen. Collega's kunnen spanningen op de werkvloer melden bij hun collega's, leidinggevenden of onze vertrouwenspersonen, in- en extern. We hebben sinds 2024 een Adviespunt integriteit en ongewenst gedrag."

"In de preventieve sfeer organiseren we regelmatig lunchbijeenkomsten over maatschappelijke thema's. En in trainingen voor leidinggevenden besteden we aandacht aan thema's zoals generatieverschillen, diversiteit en inclusie, verschillende communicatiestijlen en sociale veiligheid." 

Het kan wel eens voorkomen dat mensen tijdens een lunchbijeenkomst tegenover elkaar komen te staan. Bijvoorbeeld als ze bespreken hoe de gemeente moet omgaan met buitenlandse conflicten. "De begeleiders van die bijeenkomsten letten erop dat ze de ruimte bieden om gevoelens te uiten. We hoeven niet tot een consensus te komen, maar we streven wel naar meer begrip voor elkaars perspectief." 

Experts uitgenodigen

Volgens De Bijl helpt het dat de gemeente regelmatig experts uitnodigt om de kennis over gevoelige onderwerpen te vergroten. Directeuren hebben een lezing over sociale veiligheid gevolgd bij hoogleraar Naomi Ellemers. Zij is vooral ingegaan op hun rol als leidinggevende. "We hebben er nog dagenlang over doorgepraat."

Managers hebben vervolgens dezelfde training gevolgd. Er is ook een bijeenkomst met expert psychologische veiligheid Caroline Koetsenruijter georganiseerd met directeuren, OR-leden en vertrouwenspersonen.

Zij gaf inzicht in hoe ze adequater kunnen reageren op maatschappelijke spanningen op de werkvloer. "Het inschakelen van experts en wetenschappers helpt enorm om het begrip te vergroten en best practices te bespreken: wat werkt wel en niet?" 

Safety en Security

Het interview vindt plaats in het stadskantoor in Utrecht, waar een raam bij de ingang is ingeslagen. De Bijl legt uit dat dit soort acties ook HR raken: "De afdeling Safety en Security valt onder mijn afdeling. Die zorgt dus ook voor een veilige werkomgeving en het afhandelen van incidenten zoals vernieling. Bedrijfsopvangteams staan klaar om medewerkers te ondersteunen als er iets vervelends is gebeurd in het contact met inwoners." 

Het helpt dat leidinggevenden minder snel wegkijken als ze spanningen voelen”

Interne arbeidsconflicten

Vanwege maatschappelijke gevoeligheden kunnen er intern ook wel eens arbeidsconflicten ontstaan. "Maar ik heb niet het beeld dat mensen daardoor bij bosjes worden ontslagen. Het helpt dat leidinggevenden minder snel wegkijken als ze spanningen voelen. De enige optie is dan: breng gevoeligheden op tafel. Dat is niet altijd even makkelijk, dus hebben we daar een praktische handleiding voor gemaakt: Proactief reageren op maatschappelijke onrust." 

Ter inspiratie voor andere HR-professionals: in de handleiding kunnen leidinggevenden een stappenplan vinden. Daarin staan stappen variërend van 'weet wat er speelt in jouw team' en 'raadpleeg collega's' tot 'wees je bewust van je rol als manager' en 'kijk vooruit'.

In het stuk is ook te vinden welke deskundigen leidinggevenden kunnen inschakelen bij 'bewustwordings- en dialoogsessies'. Verdiepende informatie staat in een bronnenlijst.  

Oei, ingewikkeld 

De Bijl vertelt dat hij een keer een collega tegenkwam met een Palestijnse shawl (shemagh). "Veel mensen denken dan: 'Oei, ingewikkeld. Een ambtenaar hoort toch neutraal en onafhankelijk te zijn? Wij hebben natuurlijk ook een gedragsprotocol. Maar welke richtlijnen je ook opstelt, ze zijn wat mij betreft niet zwart-wit. Half Nederland loopt bij wijze van spreken met zo'n shawl. Puur uit nieuwsgierigheid heb ik die collega gevraagd wat de shawl voor hem betekende. Dat werd een boeiend en leerzaam gesprek."

Wat had De Bijl gedaan als er een klacht over was gekomen? "Dan stimuleren we medewerkers daar zelf het gesprek over aan te gaan. Als dat niet mogelijk blijkt, kunnen ze naar hun collega's, leidinggevenden of vertrouwenspersonen gaan."   

"Een ander voorbeeld: stel dat iemand een sticker met de Palestijnse vlag op diens laptop heeft geplakt. Dan kun je zeggen dat het een politieke uiting is en dat het polariserend kan werken. Maar stel dat een collega een sticker met een Amerikaanse vlag heeft. Vertel mij maar welke laptop niet bij ons mag staan. In beginsel zeggen wij dat mensen zichzelf moeten kunnen zijn op het werk, tenzij anderen daar aanstoot aan nemen. Dat kun je tot op zekere hoogte normeren."

Ik ben blij dat de regenboogmat bij ons niet tot protest leidt.”

Lhbtqia+-vriendelijk

Het stadskantoor heeft een grote regenboogmat in de fietsenkelder: een teken dat Utrecht lhbtqia+-vriendelijk is. De directeur Mens en Organisatie realiseert zich dat daar in Amerika gegarandeerd vragen over zouden komen. "In de VS worden diversiteit en inclusie gezien als een politieke keuze. Maar ik vind dat onze organisatie alleen maar goed kan functioneren met een divers personeelsbeleid. We zijn een afspiegeling van onze inwoners en die moeten zich herkennen in de lokale overheid. Ik ben blij dat de regenboogmat bij ons niet tot protest leidt." 

Protest in raadszaal

Burgemeester Sharon Dijksma van Utrecht haalde in juli dit jaar het nieuws, toen ze tijdens een stemming over de boycot van Israëlische producten pro-Palestina-demonstranten zelf de raadszaal uit begeleidde. Ze wilde daarmee een politieoptreden en escalatie voorkomen. De Bijl: "Haar moed heeft veel lof geoogst, temeer omdat ze klein van stuk is."

"Zo'n heftige verstoring van de raadsvergadering hebben we nog niet eerder meegemaakt. Ik werd dezelfde avond nog op de hoogte gesteld. We hebben meteen nazorg geregeld voor de bodes, beveiligers en andere ambtenaren. De volgende dag is nog met hen gesproken."

"De impact van de protestactie was ook groot bij onze beveiligers. Dat zijn stoere collega's die al snel zeggen dat dit hun werk is, maar we hebben hun toch extra aandacht gegeven. De burgemeester heeft dat ook met de raadsleden gedaan."  

Toekomstwens

Wensen voor de toekomst heeft de directeur Mens en Organisatie zeker nog. Hij vertelt dat één van de wethouders het laatst over de 'ophefmaatschappij' had. "Mensen worden tegen elkaar opgezet, ook door politiek Den Haag. Dat helpt niet om het vertrouwen van burgers te winnen. Ik hoop dat de Haagse neiging tot polarisatie afneemt. Laten we op zoek gaan naar een ander 'normaal'. Politici, opiniemakers en journalisten hebben daar een voorbeeldrol in. Ik vind de Duitse oud-bondskanselier Angela Merkel nog steeds inspirerend: niet zoeken naar schuldigen, maar naar verbinding. Wir schaffen das, ook in Utrecht." 

Tips voor HR

1. Maak maatschappelijke onrust en gevoeligheden bespreekbaar en ondersteun leidinggevenden daarbij. Een praktische handleiding helpt. 

2. Organiseer laagdrempelige activiteiten zoals lunchsessies, ook als er (nog) geen spanningen zijn. 

3. Investeer in trainingen, bijvoorbeeld over sociale veiligheid, conflicthantering en het voeren van lastige gesprekken.  

4. Regel bij ingrijpende gebeurtenissen nazorg, bijvoorbeeld met een bedrijfsopvangteam. 

Wir schaffen das, ook in Utrecht”