Zo zet je een HR-beleid voor thuiswerken op

De tijdsbesteding van werknemers is door het toegenomen thuiswerken veranderd. Ze zitten niet meer vast aan kantooruren en hebben minder reistijd. Dat geeft meer tijd en flexibiliteit, maar verhoogt ook de verantwoordelijkheid van de werknemer om de tijd goed in te delen. Voor een deel van de werknemers is dat een zegen, ook omdat ze door het thuiswerken rustiger en geconcentreerder kunnen werken.

Stress

Niet alle werknemers presteren echter even goed vanuit huis en sommigen raken er zelfs gestrest en somber van. Teveel stress kan ontstaan door de combinatie van werken en een gezin. Denk aan de situatie dat de kinderen door lockdowns ook thuis zitten en de werknemer geen aparte werkruimte thuis heeft.

Andere werknemers vinden het werk zonder collega’s eenzaam en werken liever op kantoor. Een ander nadeel van het thuiswerken is dat werknemers soms te lang door blijven werken wat tot overbelasting kan leiden. Ook bewegen ze snel te weinig, omdat ze minder reizen en alles op de werkplek thuis kunnen doen.

Lees ook: Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: de regels op een rij

Schenk aandacht aan preventie

Die stress, eenzaamheid, overbelasting en gebrek aan beweging kunnen tot gezondheidsproblemen leiden. Schenk aandacht aan preventie. Denk aan tips over de afstemming werk-privé, het regelmatig contact hebben met collega’s en leidinggevende, het nemen van voldoende pauzes, het op tijd stoppen met werk en het wandelen in de middagpauzes(s) of na het werk.

Maak werknemers ook duidelijk dat ze bij klachten tijdig contact op moeten nemen met de bedrijfsarts. Maak goede afspraken met de bedrijfsarts over het opvangen van thuiswerkers met klachten. Ga ook na of de bedrijfsarts of arbodienst kan helpen bij de preventie van klachten.

Lees ook: Zo geef je medewerkers de regie over hun duurzame inzetbaarheid

Voldoende contact

Voor HR en de direct leidinggevende is het bij veel thuiswerken lastiger om te bepalen hoe het met de werknemer thuis gaat. Zorg dat er voldoende contactmomenten zijn, zie je medewerkers ook regelmatig in het echt en informeer af en toe proactief hoe het ermee gaat. Vraag daarbij speciaal naar de werkdruk en stress die ze ervaren.

Digitaal overleg extra belastend

Zoals bekend hoort bij het werken op afstand meer digitaal overleg. Het frequent werken met digitale systemen zoals Teams en Zoom kan extra belastend zijn als dat te lang achter elkaar gebeurt. Instrueer werknemers daarom om dergelijk overleg niet te vaak op een dag in te plannen en niet te lang achter het beeldscherm te zitten.

Goede arbeidsomstandigheden

Op de thuiswerkplek moet sprake zijn van goede arbeidsomstandigheden. De arboregels gelden daarom ook op de thuiswerkplek. Als werkgever draag je hierbij een verantwoordelijkheid, omdat je vanuit de Arbowet moet zorgen voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers voor alle met werk verbonden aspecten. Ook moet je werknemers voorlichten over de risico’s van het (thuis)werken en de maatregelen om die risico’s tegen te gaan. Het gaat bijvoorbeeld om informatie over de inrichting van een goede en veilige thuiswerkplek of over voldoende pauzes en beweging tijdens het thuiswerken.

Eisen thuiswerkplek

Vanuit je arbo-verantwoordelijkheid moet je erop toezien dat de thuiswerkplek aan de arbo-eisen voldoet. Dat zijn dezelfde eisen die gelden voor de werkplek op kantoor. Denk aan voldoende daglicht op de thuiswerkplek of het gebruiken van een ergonomische bureaustoel. Werknemers zijn overigens ook zelf verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden thuis. Ze moeten bovendien gevaren voor hun veiligheid of gezondheid direct aan jou als werkgever meedelen. Zorg dat je werknemers kunnen beschikken over de juiste apparatuur en meubelen. Laat ze eventueel ook meubels meenemen als daarvan op kantoor minder gebruik wordt gemaakt.

Tip! Lees ook: De arboregels op de thuiswerkplek

Betrokkenheid

Bij veel thuiswerken is voldoende contact tussen leidinggevende en werknemers en werknemers onderling belangrijk om werknemers betrokken te houden. Hiervoor zijn ook gezamenlijke teamactiviteiten van belang. Dat kan digitaal of in de buitenlucht gebeuren tijdens periodes van hogere coronabesmettingen.

Ook bij het (gedeeltelijk) weer op kantoor werken, blijft het regelmatig samen bijeenkomen van belang. Een aandachtpunt is dat jonge of onervaren werknemers moeten kunnen leren van ervaren collega’s. Dat is lastiger bij veel thuiswerk. Reserveer hiervoor daarom aparte overlegtijd.

Afstemming

Verder is het van belang dat bij thuiswerken de werkzaamheden van alle teamleden goed op elkaar afgestemd blijven. Met het werken op afstand kunnen medewerkers gemakkelijker langs elkaar heen werken. Dit maakt regelmatig overleg nog extra belangrijk. In aanvulling daarop doe je er goed aan het geven van feedback zo te organiseren dat dat ook bij thuiswerken voldoende gebeurt.

Thuiswerkregeling

Het is aan te raden dat je voor thuiswerken een schriftelijke thuiswerkregeling opstelt. Dat kan een algemene overeenkomst zijn voor alle thuiswerkers, eventueel met ruimte voor specifieke afspraken met individuele werknemers. Hierin kan je afspraken vastleggen over een thuiswerkvergoeding, naleving van arboregels, eventuele controles en privacy.

Ook kan je regels voor digitale toegang tot het bedrijfsnetwerk en cyberbeveiliging in de thuiswerkregeling opnemen. Geef verder duidelijk aan wat je vergoedt en verstrekt. Denk aan zaken zoals mobiele telefonie, internet, computergebruik, randapparatuur en kantoorbenodigdheden. Vermeld in de overeenkomst ook altijd wat de consequenties zijn als een werknemer zich niet aan de afspraken houdt.

Controle

Volgens de privacywetgeving hoeft een werknemer de werkgever niet zomaar binnen te laten voor een controle. Het is daarom verstandig die controle te regelen in de thuiswerkregeling. Neem daarin bijvoorbeeld op of een werknemer toestemming geeft voor huisbezoek als hij thuiswerkt. Of vraag de werknemer een overeenkomst te tekenen waarbij hij eens per jaar een checklist invult over hoe de thuiswerkplek is ingericht. Dat kan dan eventueel met begeleidend foto- en videomateriaal.

Eigendom apparatuur of meubelen

Verstrek je als werkgever aan de werknemer apparatuur of meubelen die nodig zijn voor het werk, dan is het raadzaam om in de thuiswerkregeling goede afspraken te maken over het eigendom van de spullen. Het ligt voor de hand dat je organisatie eigenaar blijft en dat de werknemer de spullen bij uitdiensttreding bij je inlevert.

Ondernemingsraad

Voor een thuiswerkregeling is instemming nodig van de ondernemingsraad. Dat geldt ook voor de personeelsvertegenwoordiging als arbeids- en rusttijden en/of arbeidsomstandigheden in de thuiswerkregeling aan de orde komen.

Hybride werken: combi kantoor en thuiswerken

Veel werknemers gaan inmiddels weer (deels) naar kantoor. Een groot deel van hen blijkt vooral de combinatie kantoor en thuiswerken aantrekkelijk te vinden. Het beeld lijkt te zijn dat medewerkers graag een tot twee dagen op kantoor willen zijn en de rest van de werkweek thuiswerken.

Hierbij past een HR-beleid voor het zogeheten hybride werken. In de ultieme vorm betekent dat werken waar en wanneer je maar wilt. Dit vraagt om een flexibeler omgang met werkruimte. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid van het werken op flexibele werkplekken voor werknemers. Zij kunnen daar dan een paar uur ongestoord werken als dat thuis niet mogelijk is en ze ook niet de hele dag op kantoor hoeven te zijn.

Ook kan je de taken van werknemers en de taakverdeling tussen werknemers afstemmen op het deels thuis, deels op kantoor en eventueel deels elders werken. Hybride werken vraagt ook om een andere stijl van leidinggeven. De manager is vooral een verbinder in plaats van een baas. Hij (of zij) verbindt zijn medewerkers met anderen met aansluitende kennis, houdingen en ervaringen.