artikel

Hoe krijgt de HR-manager de handen vrij voor strategie?

Organisatie & Strategie

Om je als HR-manager te richten op strategisch HRM en om je rol als businesspartner op te pakken, moet je wel de handen vrij hebben. Dat is duidelijk. Maar hoe kun je die administratieve werklast verminderen en vereenvoudigen? Een paar mogelijke oplossingen, mét ook de kanttekeningen.

Hoe krijgt de HR-manager de handen vrij voor strategie?

De directie ziet, net als de HR-manager zelf, graag dat hij zich meer bezighoudt met strategisch HRM (SHRM). Dat hij zich als businesspartner op HR-gebied vooruit denkt met het oog op de toekomst. “De organisatie helpen om verder te komen, nadenken over competenties die nodig zijn en wat er op dat gebied aanwezig is of juist nog ontbreekt”, zegt Mark van der Pijl, lead consultant digitale transformatie HR binnen Centric. Maar ook is het van belang welke vraag er vanuit de markt ligt en hoe je als organisatie bekend staat bij young professionals, ook wel ‘employer branding’ genoemd, legt hij uit. Tijd dus om aan de slag te gaan met strategisch HRM. Een paar manieren om hier tijd voor vrij te maken.

1 HR volledig neerleggen bij de lijnmanagers?

Dat is een optie, volgens Van der Pijl. “Ik was laatst bij een productiebedrijf, zónder HR-afdeling. Dat wil de financieel directeur niet hebben: alle taken moeten volgens hem bij de lijnmanagers liggen. Zij kennen de mensen en weten wat er speelt op de werkvloer. Dus de verantwoording voor HR ligt zoveel mogelijk in de lijn.”

Ook dit soort visies bestaan. Aan de ene kant is het inderdaad zo dat de direct leidinggevende de werknemers het beste kent en het meeste van hen weet, waardoor hij ook beter kan sturen: als iemand wil doorgroeien naar een bepaalde functie bijvoorbeeld, of dat wel bij diegene past. Maar ook wat er thuis speelt, bijvoorbeeld bij langdurig verzuim.”

Maar lijnmanagers zitten totaal niet te wachten op het hele  administratieve takenpakket dat erbij komt kijken

“Maar, aan de andere kant zitten de lijnmanagers totaal niet te wachten op het hele  administratieve takenpakket dat erbij komt kijken. Ook zij kunnen hun tijd wel beter gebruiken.”

Visie overbrengen

Bovendien betekent het, als je HR meer in de lijn gaat beleggen, dat je als organisatie een heel duidelijke visie moet hebben. Omdat je een gedeelte gaat ‘loslaten’. Die visie moet je ook kunnen overbrengen naar de lijn: wat ís die visie, hoe willen we omgaan met onze mensen, wat zijn onze kernwaardes, wat is noodzakelijk voor de groei van de personen en hoe kun je dit  bewerkstelligen? Voor de HR-manager zijn deze zaken al bekend en vanzelfsprekend.

2 Meer mensen aannemen, outsourcen, half werk doen?

Vanuit de directie wordt verwacht dat de administratie op orde is. Daar besteden HR-managers dus veel tijd aan en soms worden extra mensen ingezet. Van der Pijl: “Dan komen de HR-administrateurs om de hoek kijken. Zij kunnen zich dan focussen op niveau 1 & 2 (administratieve en beleidsmatige werkzaamheden) en de manager wordt dan vrijgemaakt voor  werkzaamheden van niveau 3 & 4, de strategische werkzaamheden. Dat is ook een methode, maar goede administrateurs zijn momenteel erg schaars.”

Outsourcen?

De gehele personeelsadministratie outsourcen dan? Dit is een mogelijkheid waarvan best veel gebruik wordt gemaakt. “Dit moet dan wel bij een betrouwbare, professionele partij gebeuren die zowel de organisatie als administratie kent. Gebeurt dit niet dan worden de kosten hoger, in plaats van juist lager.”

De optie van ‘half werk doen’ hoeven we hier waarschijnlijk niet te bespreken als een ‘serieuze’ oplossing. Helaas gebeurt het in de praktijk wel. “Als men per se wil werken aan niveau 3 en 4, terwijl niveau 1 en 2 nog niet op orde is of teveel tijd kost, dan wordt er – gewild of ongewild – vaak vanzelf half werk gedaan. Kijk naar het opschonen van de personeelsdossiers in het kader van de AVG. Er zullen veel bedrijven zijn waar dat niet of niet op tijd gebeurt en hierdoor dus niet compliant zijn.”

3 Digitalisering en automatisering optimaliseren?

Een andere, en uiteindelijk de meest duurzame en kostenbesparende, oplossing is digitalisering: het inzetten van slimme applicaties die zorgen dat de administratie op orde is en voldoet aan actuele wet- en regelgeving. Dan hoeft de HR-manager zich geen zorgen te maken of het salaris betaald wordt en verzuim- en verlofregelingen goed geregeld zijn. “Als dat allemaal goed gefaciliteerd is, kun je daar als HR-manager je data uithalen, die je kunt gebruiken voor gefundeerde strategische beslissingen”, aldus Van der Pijl.

Dubbele administratie

Als voorbeeld noemt hij de transportsector, met veel chauffeurs op de weg die allemaal ook wel eens vakantie willen. De registratie van het verlof – het bijhouden van de uren op jaarbasis en de opname ervan – is in combinatie met de logistieke planning een extra administratieve uitdaging. Vaak wordt hier dus ‘half werk’ gedaan, volgens Van der Pijl. “Als het planningsysteem niet is gekoppeld aan de verlofregistratie, dan betekent dat dubbele registratie. Daar hebben werknemers niet altijd zin in, dus wordt soms alleen het planningssysteem bijgehouden.”

Als het planningsysteem niet is gekoppeld aan de verlofregistratie, dan betekent dat dubbele registratie

“Je hebt dan eigenlijk alleen inzichtelijk wannéér iemand afwezig is, niet wat de rechten zijn van die persoon of wat het saldo van de verlofdagen is, terwijl verlofuren voor de organisatie gewoon pure euro’s zijn. Wordt het niet goed bijgehouden, dan kost dat geld. En dat alleen omdat de dubbele administratie te veel werk vergt of de communicatie tussen HR-medewerker en planner niet goed verloopt? Dit is heel eenvoudig op te lossen door de systemen te koppelen.”

Slimme software

Ook het werving- en selectieproces kan volgens Van der Pijl sneller en soepeler door de inzet van slimme software. “Denk aan een systeem waarmee je een digitale vacature plaatst waarop kandidaten kunnen reageren, waarin het hele werving- en selectietraject plaatsvindt, je gesprekken kunt inplannen, de lijnmanager op de hoogte houdt, je door CV’s kunt bladeren en je de kandidaat uiteindelijk de status ‘aangenomen’ kunt geven. En dat zijn gegevens die al bij de bron – de allereerste reactie – zijn ingevuld en automatisch overal worden overgenomen. Er staat direct een onboarding omgeving klaar om de nieuwe werknemer welkom te heten. Alle gegevens kunnen ook worden overgenomen in het HR-systeem, zodat ook daar alles klaar staat en de administrateur de basisgegevens niet nog een keer hoeft in te vullen. Dat geldt ook voor onderliggende systemen, zoals een financieel of facilitair systeem. De verlofrechten worden automatisch bepaald, het salaris wordt op hoofdlijnen automatisch ingevuld, de VOG-aanvraag voor de medewerker wordt automatisch verzonden, et cetera, et cetera. Het betekent dat alle gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden in plaats van vijf keer in verschillende systemen.”

Lees ook: De basis voor strategisch HR: eHRM

Zelf de stap zetten

Om als organisatie klaar te zijn voor de toekomst, moet je HR-afdeling daar klaar voor zijn. Dat betekent dat HR minder tijd kwijt moet zijn aan het administratieve proces en meer
tijd moet kunnen besteden aan organisatiestrategie. Digitalisering en automatisering is een hulpmiddel daarbij. Van der Pijl: “Digitalisering gaat HR zeker helpen om een volgende stap te maken. Maar, digitalisering is geen doel op zich, het is een hulpmiddel. Als bedrijf moet jezelf de stap zetten en daar moet je klaar voor zijn.”

Dit artikel is gesponsord door Centric. Download hier de whitepaper: ‘Hoe kom je toe aan strategisch  HRM?’

Reageer op dit artikel