De kantoortuin is niet meer weg te denken uit ons kantoorbestaan. En ook flexibel werken is een trend die we met zijn allen omarmen. Geen vaste werkplekken, maar in een open ruimte werken. Dat levert uitdagingen op. Want waar kan je nu rustig zitten als je een verslag moet schrijven dat opperste concentratie vereist? Of als je moet telefoneren en je collega’s niet tot last wil zijn? Zomaar een paar situaties waar een kantoortuin eerder een obstakel is dan de basis voor een fijne werkomgeving.
Werkplekken in continue staat van verandering
Volgens een onderzoek van Plantronics onder Europese bedrijven zegt slechts ongeveer de helft van de respondenten vijf dagen per week op kantoor te werken. Moderne technologieën geven werknemers vandaag de dag de vrijheid om zich flexibeler te verplaatsen en meer zelfstandig beslissingen te nemen over hun werkplek. Dit geldt zowel buiten als binnen het kantoor. Open kantooromgevingen die de samenwerking tussen collega’s bevorderen, worden de regel en steeds minder medewerkers werken op een vaste locatie of werkplek binnen het kantoor.
Maar bevordert het werken in een kantoortuin juist de samenwerking? Praten we meer met elkaar over het werk? Of zijn we juist asocialer geworden en sluiten we ons meer af van onze collega’s om zo de rust te krijgen die we nodig hebben? Hoe vaak zie je immers niet medewerkers met een koptelefoon op achter hun bureau zitten of zoeken ze een stilteplek op? Kortom, is het vooraf benoemde resultaat (betere samenwerking), ook daadwerkelijk met een kantoortuin gerealiseerd?
Positieve kanten van een kantoortuin
Een kantoortuin behaalt alleen positieve resultaten als we naar de hele kantooromgeving kijken. Zijn er voldoende verschillende ruimtes die passen bij de werkzaamheden van dat moment?
De huidige kantoren zijn nog steeds ingericht voor twee activiteiten, zittend achter je computer in een kantoortuin of zittend vergaderen”
John van Hooft, CEO van BakkerElkhuizen benadrukt dat onze kantoren nog lang niet allemaal voorbereid zijn op de behoefte van de digitale werkers waar concentratie en meer bewegen een steeds belangrijker punt is. “Gebrek hieraan schaadt de productiviteit en de gezondheid van de medewerkers. De huidige kantoren zijn nog steeds ingericht voor twee activiteiten, zittend achter je computer in een kantoortuin of zittend vergaderen. Beter is het om verschillende soorten werkplekken te creëren die passen bij de behoefte van de medewerker. Het gaat dan om werkplekken die samenwerking stimuleren en die ervoor zorgen dat de medewerkers optimaal kunnen presteren.”
Kantoortuin: nieuwe uitdagingen
De verschuiving naar moderne, flexibele omgevingen stelt professionals dus voor nieuwe uitdagingen. Welke redenen liggen ten grondslag aan de beslissing om over te gaan naar een kantoortuin? Is het grote voordeel dat het kostenbesparend is? Minder ruimte, minder bureaus, maar wel efficiënt je mensen kwijt kunnen. Of is de belangrijkste reden de mensen bij elkaar te zetten om zo tot meer samenwerking te komen dat leidt tot een hogere kwaliteit van het werk?
Feit blijft dat werken in een kantoortuin niet alleen maar leidt tot betere samenwerking. Het heeft ook een keerzijde. Een geluidsintensieve werkomgeving heeft een negatieve invloed op medewerkers en de kwaliteit van hun werk. Kantoormedewerkers melden concentratieproblemen. Dit leidt tot een verminderde productiviteit. Ze zeggen dan ook dat ze veel effectiever kunnen werken in een minder lawaaierige omgeving.
Twee derde van de werknemers in een open kantoorruimte wordt meerdere keren per dag afgeleid door omgevingsgeluiden, blijkt uit onderzoek door PanelWizard. Vooral bellende collega’s worden als storend ervaren. 75% van de 1000 ondervraagden geeft aan last te hebben van bellende collega’s. Pratende collega’s (72%), rinkelende telefoons (66%) en geluid van afgespeelde video’s (54%) worden ook als storend ervaren.
Het heeft ook gevolgen voor de productiviteit: 59% van de ondervraagden geeft aan productiever te zijn in een stillere omgeving. Verder geeft 56% aan minder fouten te maken in een rustige omgeving. Gevolgen zijn concentratieproblemen (51%), een onrustig gevoel (34%) en vermoeidheid (27%).
De kantoortuin in Europa
Hoe doet de kantoortuin het in Europa? Alle landen om ons heen maken in meer of mindere mate gebruik van de kantoortuinoplossing. Maar wat ervaren ze in deze landen nu als de echte nadelen? En wat zijn de consequenties? In Frankrijk melden drie op de vijf werknemers de hele dag last te hebben van lawaai op hun werkplek. Een blootstelling die schadelijk is voor de concentratie. Het voedt de stress, gebrek aan geduld en slaapstoornissen. In totaal klaagt 60% van de werkende mensen boven de 35 jaar over schadelijke blootstelling aan lawaai op het werk, enkele uren per dag.
In het Verenigd Koninkrijk voelt maar liefst 67% van de werknemers zich aan het eind van elke werkdag leeggezogen door hun kantooromgeving. Meer dan 8 miljoen werknemers in het Groot-Brittannië werken in open kantoor omgevingen en veel van deze omgevingen zijn niet ontworpen om creativiteit en productiviteit te bevorderen. Het onderzoek van Gensler geeft aan dat de gemiddelde werkplek momenteel over het algemeen gunstig is voor mensen in managementposities. Ook in Duitsland erkent met de nadelen van een kantoortuin. Driekwart van de ondervraagde medewerkers in Duitsland zegt dat ze een wandeling in de frisse lucht maken om zich te kunnen concentreren en daarna effectief te kunnen werken. Een derde gebruikt headsets met actieve ruisonderdrukking om ruis en afleiding te verminderen.
Vier tips en oplossingen
Het is dus een van de grootste uitdaging van bedrijven: het omgevingslawaai onder controle houden. Een kantoortuin functioneert pas als er voldoende andere flexibele ruimtes zijn die passen bij het werk dat je moet doen.
Het aanbieden van goede alternatieve oplossingen waar werknemers zich even terug kunnen trekken, samen kunnen brainstormen of kunnen bellen, is noodzakelijk. Rekening houdend met de verschillende activiteiten in een kantooromgeving vier oplossingen en tips op een rij:
1 Creëer stilteplekken
Een stiltewerkplek waar even rustig afstand genomen kan worden van de drukte en het lawaai en waar in alle rust gewerkt kan worden. Een goede stilteplek is voorzien van akoestische panelen, veel glas en is in diverse opstellingen te krijgen. Kortom een ideale concentratiewerkplek in een drukke kantoortuin.
2 Richt aparte vergaderplekken en scrumruimtes in
Maar soms willen we niet alleen in alle rust werken, maar hebben we een ruimte nodig waar we met een team kunnen brainstormen of te kunnen scrummen. Ook daarvoor leent de kantoortuin zich niet. De ideale scrumruimte is mobiel , een modulair werkplekconcept dat dynamisch vergaderen en scrummen mogelijk maakt. Door middel van akoestische wandpanelen en plafonds wordt visuele en auditieve privacy gewaarborgd.
3 Kies voor speciale telefoonruimtes
Een belruimte is de perfecte oplossing wanneer er gebeld moet worden in een moderne en open kantoortuin. Een akoestische telefooncel die volledig afgesloten kan worden, is een functionele oplossing voor ongestoord bellen in een open kantoorruimte.
4 Verschillende werkplekken
Pas de ruimtes in het bedrijf aan op de belangrijkste functies van uw bedrijf om open werkomgevingen effectiever te maken. Bied een verscheidenheid aan (groeps)werkplekken binnen het kantoor en luisteren naar de wensen en behoeften van medewerkers.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met BakkerElkhuizen.
