Het nieuwe werken: zo zit dat

Alle coronamaatregelen zijn inmiddels vervallen. Toch is de nieuwe realiteit dat veel werknemers (deels) thuis blijven werken. Met het hybride werken is ook de regelgeving veranderd. Hierdoor is het belangrijk om deze processen goed in te regelen in de dagelijkse bedrijfsvoering binnen de organisatie. Maar hoe doe je dit en waar moet je precies aan denken?

3 belangrijke zaken om niet te vergeten

Nu het nieuwe werken een feit is, zijn er 3 belangrijke zaken om als werkgever niet te vergeten. Ten eerste is dat de veranderde regelgeving. Die is van toepassing op de reiskostenvergoeding. Ook is er, vanwege het nieuwe werken, een thuiswerkvergoeding mogelijk. Vergeet ten derde ook niet om het verlofsaldo van je werknemers goed onder de loep te nemen. Hoeveel verlof hebben werknemers nog en komt dit in de (nabije) toekomst te vervallen?

De reiskostenvergoeding

Vanaf 1 januari 2022 mag je als werkgever enkel nog een reiskostenvergoeding uitkeren over de dagen dat werknemers aanwezig zijn op kantoor. Waar voorheen de reiskostenvergoeding nog uitgekeerd mocht worden op basis van het reisgedrag vóór de pandemie, is dit per 1 januari 2022 niet meer het geval.

Met de nieuwe wet- en regelgeving wordt de reiskostenvergoeding berekend op basis van nacalculatie of een onkostendeclaratie. De vergoeding bedraagt onbelast € 0,19 cent per kilometer.

Wanneer een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen naar kantoor reist, dan mag de vaste reiskostenvergoeding worden behouden zoals voor de nieuwe regelgeving van toepassing was.

De thuiswerkvergoeding

Omdat, ook na de pandemie, werknemers veelal (deels) thuis blijven werken, heeft de overheid besloten om een onbelaste thuiswerkvergoeding in het leven te roepen. Vanaf 1 januari 2022 is deze vergoeding €2,00 per thuiswerkdag.

Een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht en wordt dan ook gezien als een tegemoetkoming in de kosten van het thuiswerken. Er hoeft geen loonheffing betaald te worden. Wanneer een werkgever besluit meer dan €2,00 per dag te vergoeden, dan moet over het bedrag boven de €2,00 wél loonheffing betaald worden.

Wanneer werknemers verder van hun werkplek wonen, is de reiskostenvergoeding voor hen rendabeler

Wanneer een werknemer een deel van de dag thuis werkt en een deel van de dag op kantoor, dan moet een keuze gemaakt worden welke vergoeding wordt uitgekeerd. Veelal zal er dan voor de reiskostenvergoeding gekozen worden. Wanneer werknemers verder van hun werkplek wonen, is de reiskostenvergoeding voor hen rendabeler.

Vergoeding niet afhankelijk van contracturen

Voor parttime medewerkers die hun werkdagen verspreiden over meerdere dagen, geldt dat zij in dit geval recht hebben op meerderedagen-vergoeding. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer  24 uur werkt over 4 dagen, dan maakt hij of zij voor 4 dagen aanspraak op een vergoeding. Dat kan 2 dagen thuiswerkvergoeding en 2 dagen reiskostenvergoeding zijn. Een andere verdeling is ook mogelijk.

Zorg ervoor dat de oudste verlofdagen als eerste worden opgenomen

Opgebouwd verlof

De afgelopen 2 jaar hebben werknemers minder verlof opgenomen. Uit cijfers van softwareleverancier Yoobi blijkt dat gemiddeld bijna 30% minder verlof is opgenomen dan voor de pandemie. Als werkgever is het daarom belangrijk om goed in de gaten te houden of wettelijke verlofuren komen te vervallen. Niet opgenomen wettelijke verlofuren uit 2021 komen namelijk te vervallen op 1 juli 2022.

Zorg er daarom voor dat de oudste verlofdagen als eerste worden opgenomen. Wettelijke verlofdagen kunnen namelijk niet worden uitbetaald. Het uitbetalen van wettelijke verlofdagen is alleen mogelijk wanneer een contract afloopt of wordt beëindigd.

Bovenwettelijke vakantiedagen komen niet te vervallen. Deze zijn 5 jaar geldig en mogen, in overleg, ook uitbetaald worden.

Eenvoudig aantonen

Al met al heb je als HR-afdeling een hoop zaken die goed geregeld én aangetoond moeten worden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker wanneer je bijvoorbeeld nog met Excel werkt. Met de juiste softwareoplossing regel je zowel het registreren van de reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding én verlofaanvragen in een handomdraai. Het is daarbij niet alleen makkelijk voor jezelf, maar zeker ook voor je werknemers.

Zo kies je de software die bij je past

Stel een lijst op met criteria waar de software aan moet voldoen. Met deze lijst vink je eenvoudig af of een softwarepakket wel of niet voldoet aan de gestelde criteria. Zo komt er uiteindelijk een duidelijke shortlist uit waarmee je gaat testen.

Denk bij het opstellen van deze lijst aan criteria voor alle afdelingen. Hulp nodig? Download dan deze voorbeeldlijst.

Dit artikel is gesponsord door Yoobi

Dit vind je misschien ook interessant