In Nederland kennen we Het Nieuwe Werken al een tijdje, maar de invulling van het concept is tot nu toe nog heel erg facilitair gericht geweest. We zijn al gewend aan het werken op andere plaatsen en tijden dan de reguliere kantoortijden. Maar ondanks deze ontwikkelingen zijn de werkplekken zelf nog steeds een eenheidsworst.
Langzaam dringt het besef door dat het juist de prikkels en de omgeving zijn die bepalen of een medewerker een bepaalde activiteit effectief kan uitvoeren. De kantooromgeving gaat meer toegesneden worden op de mens. Mensen hebben een enorm grote capaciteit. Die wil je niet alleen ondersteunen met ICT, maar ook met bijvoorbeeld geluid en beeld. De werkplek van de toekomst is nog meer dan nu gericht op activiteiten en op het ondersteunen van mensen om die zo comfortabel en efficiënt mogelijk te doen.
Meer variatie
De actuele trend in Het Nieuwe Werken is dan ook activiteitgerelateerd werken. Afhankelijk van wat je gaat doen, kies je je werkplek. Het is de uitdaging van de werkgever om die zo comfortabel en efficiënt mogelijk te maken. Natuurlijk is het een utopie dat we kunnen voorzien in de behoefte en voorkeuren van iedere medewerker. Organisaties kunnen echter wel in hun werkomgeving meer variatie introduceren en daarmee meer keuze bieden. Je zou bijvoorbeeld vier verschillende soorten werkplekken kunnen aanbieden in vier soorten sensorisch prikkelende omgevingen. Zoals een omgeving met muziek op de achtergrond of juist een stiltecabine.
Visuele middelen
Naast auditieve prikkeling zijn er ook visuele middelen om mensen te stimuleren. Je kunt per afdeling of hoek met thema’s werken. De een werkt prettig in een blauw getinte omgeving, de ander voelt zich beter bij groen. Ook daarmee kun je variatie aanbrengen en beweging stimuleren. Bied ook mogelijkheden tot spel, zoals er in veel kantoren bijvoorbeeld tafeltennistafels staan. Je kunt door kunst aan de muur te hangen mensen stimuleren om even de focus te verleggen. Denk aan de optische illusies van Escher. Dat stimuleert het brein om even met iets anders bezig te zijn en op te laden.
Sociale cohesie
Op het gebied van thuiswerken valt nog veel winst te boeken. Vaak ontbreekt het aan een goede computerwerkplek. Mensen zijn nog onvoldoende ingesteld op het afwisselen van werkhoudingen en voldoende bewegen, zodat je niet langdurig in dezelfde houding werkt.
Afhankelijk van de activiteiten kunnen werknemers best een tot twee dagen thuis werken. Maar er is wel behoefte aan sociale cohesie en groepsverband. Dat moet je als team afstemmen. Als de ene collega op maandag en dinsdag thuis werkt en de ander op woensdag en donderdag, dan is de kans al heel klein dat er een dag in de week is waarop alle collega’s even bij elkaar zijn. En die heb je echt nodig om sociale interactie op gang te brengen.
HR in de coachende rol
HR kan een belangrijke rol spelen in al deze ontwikkelingen. Daarvoor moet de verbinding worden gemaakt met Facility en ICT, zodat je een gouden driehoek krijgt. HR is belangrijk in de coachende rol, bijvoorbeeld door medewerkers te stimuleren om staan en zitten met elkaar af te wisselen. Of door mentale inspanning af te wisselen met ontspanning. Die focus op de menselijke kant draagt bij aan het comfort en de prestatie van individu én van organisatie.
Kijk ook eens naar de ICT. Faciliteer mensen zodat ze comfortabel op een laptop kunnen werken. HR zou met ICT in conclaaf kunnen gaan over het ondersteunen van werknemers door coaching en het creëren van bewustwording. Door een betere mentale houding en een hogere bewegingsfrequentie neemt de kwaliteit van het werk toe. HR kan samen met Facility en ICT zorgen voor de implementatie. En HR zou best wat meer inspraak mogen krijgen op het gebied van werkgewoontes. Als een afdeling als HR in dergelijke zaken een medebepalende stem krijgt, ga je als organisatie echt stappen maken.
Uiteindelijk is het niet de bedoeling dat iedereen de kantoormuren groen gaat schilderen. Maar het helpt wel als er meer variatie komt in omgeving, beleving en prikkels. Iedere werknemer is gebaat bij stimulering van het brein, want dat zorgt voor een beter welzijn.
John van Hooft is directeur Office Athletes.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Office Athletes.
