Hoe ga je om met de vergoedingen bij thuiswerken?

Thuiswerken leidt tot kosten voor de werknemer, voor bijvoorbeeld water, elektriciteit, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Als werkgever kun je ze hiervoor een vergoeding geven. Per 1 januari 2022 mag dat onbelast tot maximaal twee euro per dag. Dit bedrag komt voort uit onderzoek van het Nibud. Deze thuiswerkvergoeding betaal je als werkgever zelf. Je hoeft er geen loonheffing over af te dragen.

Gerichte vrijstelling

Het gaat bij de onbelaste thuiswerkvergoeding om een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling (WKR). Om hiervan gebruik te maken, moet je de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit de arbeidsvoorwaarden en/of financiële administratie.

Lees ook: Gebruikelijkheidstoets cruciaal bij WKR

Vaste thuiswerkvergoeding

Ook als het thuiswerken een deel van de werkdag plaatsvindt, mag je werknemers de twee euro belastingvrij geven. Om een te uitgebreide registratie van thuiswerkdagen en thuiswerkvergoedingen te voorkomen, kan je met de werknemer ook afspreken dat deze een vaste thuiswerkvergoeding krijgt (zie eind van dit artikel).

Lees ook: Thuiswerkvergoeding: vanaf 1 januari 2022 mag je 2 euro per dag uitkeren

Arbeidscontract

Je bent niet wettelijk verplicht om werknemers een thuiswerkvergoeding te geven. Als er een cao geldt voor je sector dan kan deze wel afspraken bevatten over zo’n vergoeding. Zonder cao kan je zelf met werknemers afspraken maken over hun thuiswerkvergoeding. Dat kan je vastleggen in hun arbeidscontract, een personeelsreglement (personeelshandboek) of een aparte thuiswerkovereenkomst.

Het betalen van een thuiswerkvergoeding is een teken van goed werkgeverschap. Het maakt je ook aantrekkelijker als werkgever.

Thuiswerkovereenkomst

Gaat een werknemer structureel thuiswerken, dan kun je een aparte thuiswerkovereenkomst met hem of haar afsluiten. Deze geeft onder andere aan op welke dagen de werknemer thuis werkt en welke thuiswerkvergoeding je daarvoor betaalt. Ook kan je er afspraken in vastleggen over werktijden, bereikbaarheid, naleven van arboregels en het gebruik van kantoormeubelen en apparatuur.

Combinatie reizen en thuiswerken

Als je een werknemer een thuiswerkvergoeding geeft voor een thuiswerkdag, kan je hem op die dag niet ook een onbelaste reiskostenvergoeding vergoeden voor woon-werkverkeer. Dit kan spelen als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en een ander deel op kantoor.

Je kunt werknemers zelf laten kiezen of ze in zo’n geval liever een vergoeding willen voor reiskosten of voor thuiswerken. Je mag de onbelaste reiskostenvergoeding overigens wel vergoeden naast de thuiswerkvergoeding als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke (dienst)reis maakt. Reizen van en naar het werk is geen zakelijke reis.

Duidelijke administratie

Je moet aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat je de thuiswerkvergoeding goed hebt geregeld. Achteraf kan de fiscus namelijk om bewijs vragen. Je moet dan ook zorgen dat je duidelijk vastlegt

hoe je het hebt geregeld. Dat kan met hulp van je werknemers die bijvoorbeeld met een app en/of hr-software registreren wanneer ze thuiswerken en op kantoor werken. De medewerking moet wel vanuit de medewerker komen, want vanuit privacy-oogpunt mag je een werknemer niet zomaar volgen.

Stijging energieprijzen

Met de stijging van de energieprijzen en de inflatie is de twee euro thuiswerkvergoeding aan de magere kant. De overheid heeft aangegeven de vergoeding jaarlijks te indexeren. Je kunt de werknemer een wat hogere thuiswerkvergoeding per dag verstrekken, hoewel het deel boven de twee euro dan wel belast is.

Inrichting thuiswerkplek

Houd er rekening mee dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor een goede inrichting van de thuiswerkplek als dat nog niet het geval is. Daarvoor maakt het niet uit of de werknemer verplicht thuiswerkt of op eigen verzoek.

Je bent niet verplicht om de werknemer geld te geven voor de inrichting van de thuiswerkplek. In plaats daarvan mag je het materiaal ook kosteloos aan de werknemer ter beschikking stellen. De kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek zijn vaak onbelast.

Het moet gaan om noodzakelijke arbovoorzieningen, zoals een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp en om noodzakelijke voorzieningen, zoals computers en mobiele communicatiemiddelen. Vergoedingen hiervoor of terbeschikkingstellingen van de voorzieningen vallen binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Onbelaste reiskostenvergoeding

De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft naast de thuiswerkvergoeding bestaan. Deze bedraagt maximaal 0,19 euro per kilometer. De vergoeding geldt alleen voor de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel de werknemer gebruikt. Ook de onbelaste reiskostenvergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Openbaar vervoer

Bij gebruik van het openbaar vervoer om naar het werk te gaan, kan je kiezen tussen een belastingvrije vergoeding van de werkelijk gemaakte reiskosten of het aantal gemaakte kilometers tot maximaal 0,19 euro per kilometer.

Versneld omhoog

Het coalitieakkoord geeft aan dat de onbelaste reiskostenvergoeding per 2024 omhoog gaat. De exacte verhoging vindt plaats binnen een budget van 200 miljoen euro in 2024 en 400 miljoen euro per jaar vanaf 2025. In een debat van 23 maart 2022 in de Tweede Kamer meldde staatssecretaris Van Rij dat hij gaat kijken of de onbelaste reiskostenvergoeding per 1 juli 2022 versneld omhoog kan vanwege de gestegen brandstofprijzen. Hiervoor moet hij wel dekking vinden. Dat gaat dan om 260 miljoen euro.

Vaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

Vanwege alle administratie bestaat er een ‘praktische regeling’ voor vaste reiskostenvergoedingen. Hierbij is er een aanname dat een werknemer een vast reispatroon heeft. Uitgangspunt van de regeling is dat als een werknemer met een voltijds dienstverband minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, je de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag berekenen alsof de werknemer op 214 werkdagen reist.

Dit geldt naar evenredigheid als de werknemer minder dan vijf dagen per week werkt of als de dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar. Deze rekenregel geldt ook voor de vaste thuiswerkvergoeding. De volgende twee voorbeelden geven een idee hoe een combinatie van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding eruit kan zien.