Invoering minimumuurloon stelt HR en salarisadministratie voor uitdagingen

Eén uniform minimumuurloon voor werknemers in alle sectoren, zoals dat sinds 1 januari 2024 geldt, wekt de illusie van eenvoud. Maar als HR-professional of salarisadministrateur weet je wel beter. Er doemen in de praktijk namelijk stevige uitdagingen op. Die vragen om nieuw beleid rondom het minimumloon.

Invoering minimumuurloon stelt HR en salarisadministratie voor uitdagingen

Als werkgever ben je voortaan verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijk minimumuurloon te betalen. Voorheen werd het minimumloon uitgedrukt in een maand-, week- of dagloon en was dit oude minimumloon gebaseerd op een 36-urige werkweek. Er zijn echter sectoren waar voltijds dienstverbanden 38 of 40 uren tellen. Voor die werknemers gold hetzelfde minimumloon, waardoor zij omgerekend per uur een lager minimumloon ontvingen. Die situatie vond de politiek onwenselijk en is nu bij wet gecorrigeerd.

Wisselend maandsalaris

“Aan de praktische uitwerking van het minimumuurloon kleven wat haken en ogen”, constateert Leo Overvoorde, commercial productmanager bij Exact. “Om te beginnen onze wisselende kalender. De ene maand heeft 31 dagen en misschien wel 23 werkdagen en de andere maand heeft er 30 met misschien maar 20 werkdagen. Als je als werkgever per werkelijk gewerkt uur betaalt, krijg je wisselende maandsalarissen.” Volgens hem kan dat bij mensen met een minimumloon veel impact hebben. “Het kan het verschil zijn tussen wel of niet de huur kunnen betalen.”

Behoefte aan zekerheid

“In de praktijk is er behoefte aan meer zekerheid”, vult Exact-collega Jacqueline Dado-Van Stratum aan. “De oplossing is dan een gemiddeld minimumloon per maand. Maar hoe stel je dat vast?”

Om werkgevers op weg te helpen heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid het ‘Kennisdocument wettelijk minimumuurloon 2024’ opgesteld. Dit bevat uitleg over de regels plus rekenvoorbeelden. Een vast maandbedrag wordt berekend door het totaal aantal (te verwachten) arbeidsuren van een werknemer in een kalenderjaar te delen door 12 en dat te vermenigvuldigen met het geldende minimumuurloon. Let wel op, kalenderjaar 2024 telt 262 werkbare dagen.

“Uit het kennisdocument valt af te leiden dat je deze berekening, telkens als er iets wijzigt, opnieuw moet maken”, zegt Jacqueline. “Dit valt niet altijd mee, want er kunnen zich heel veel situaties voordoen. Denk aan een tijdelijke vervanging van een collega, iemand die halverwege het kalenderjaar meer of minder uren gaat werken of iemand wordt 21 jaar en gaat van het minimumjeugduurloon naar een hoger minimumuurloon. Het is te veel om allemaal op te noemen.”

Zelfde uren, minder loon

Een bijzondere situatie kan zich ook voordoen bij een wijziging van het arbeidspatroon. “Bijvoorbeeld bij iemand die drie dagen werkt (maandag, dinsdag en woensdag) en de maandag wil omwisselen voor de vrijdag”, zo licht ze toe. “Het is heel goed mogelijk dat je dit als werkgever geen enkel probleem vindt. Maar wat blijkt? De rest van het kalenderjaar zijn er minder werkuren op vrijdag dan op maandag. Die werknemer werkt nog steeds 60% maar krijgt na de herberekening minder loon dan voorheen. En ook minder dan een collega die ook drie dagen werkt maar op andere dagen.”

Minder dan het minimumloon

“Je kunt als werkgever in lastige situaties terechtkomen”, vervolgt Leo. “Als je iedere maand apart bekijkt, dan kom je de ene maand gemiddeld boven het minimumuurloon uit en de andere maand (met relatief veel werkdagen) onder het minimumuurloon. Geen probleem als er dat kalenderjaar niets verandert: dan lost dit zich vanzelf op. Maar wel als iemand bijvoorbeeld tussentijds uit dienst gaat, of tussentijds andere uren gaat werken. Dan kan het zijn dat je met een gemiddeld maandloon feitelijk te weinig hebt betaald. Terwijl je geacht wordt een werknemer een minimumloon te betalen op basis van het werkelijke aantal gewerkte uren.”

Niet onderschatten

Het Exact-duo adviseert om hiervoor beleid op te stellen. “Want voor je het weet, kun je onbedoeld verrast worden door de praktijk”, denkt Leo. “Het minimumloon ligt onder een vergrootglas en het is goed om je op dit soort situaties voor te bereiden. Ga je, bijvoorbeeld bij een uitdiensttreding, compenseren of niet? Een verschil van 50 euro lijkt misschien niet veel maar het is voor iemand met een minimumloon heel relevant.”

Hij voorziet dat HR en de salarisadministratie door deze wijziging dichter tegen elkaar aan kruipen.
“Elke verandering bij een arbeidspatroon brengt namelijk effecten met zich mee en deze moeten goed aan de werknemer uitgelegd worden. Het is voor HR dan ook noodzakelijk om van de salarisadministratie alle informatie over de gevolgen te krijgen, om zo tot een compleet overzicht te komen. Uiteraard kan goede software je hierbij ondersteunen. Niet alleen in de juiste berekening, maar ook om inzicht te geven in het eventuele verschil tussen gemiddeld loon en werkelijk loon.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.

Lees meer over

Voorbeeldbrief bevestiging zwangerschapsverlof

Voorbeeldbrief bevestiging zwangerschapsverlof

Gebruik dit document 'Voorbeeldbrief bevestiging zwangerschapsverlof' om schriftelijk vast te leggen dat het verzoek van je werknemer voor zwangerschapsverlof is goedgekeurd en om je werknemer te informeren over het verlof.

HR-Rechtspunt: vervallen vakantiedagen moet je soms alsnog uitbetalen

HR-Rechtspunt: vervallen vakantiedagen moet je soms alsnog uitbetalen

Je bent verplicht je werknemers te informeren over vakantiedagen die komen te vervallen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je de vervallen vakantiedagen alsnog moeten uitbetalen, vertelt arbeidsrechtadvocaat Pieter de Ruiter.

Dit moet je weten over de Wet bereikbaarheid buiten werktijd

Dit moet je weten over de Wet bereikbaarheid buiten werktijd

Op basis van deze wet kunnen er afspraken gemaakt worden over de bereikbaarheid van de werknemer buiten werktijd.

Zo gaat UvA om met toenemende polarisatie

Zo gaat UvA om met toenemende polarisatie

Bij de Universiteit van Amsterdam ligt polarisatie op de loer. Directeur HRM Robert Grem en coördinerend vertrouwenspersoon Arjen Berkvens vertellen hoe ze werken aan een sociaal veilige werkomgeving.

DEN HAAG - Marnix van Rij, demissionair staatssecretaris Fiscaliteit en Belastingdienst,  in de Eerste Kamer voorafgaand aan het debat over de wet verhoging minimumloon. ANP REMKO DE WAAL

Eerste Kamer verwerpt verhoging minimumloon

De verhoging van het minimumloon gaat toch niet door. De Eerste Kamer stemde dinsdag tegen het wetsvoorstel daartoe.

Vernieuwd aanvraagformulier WIA voor werknemers

Vernieuwd aanvraagformulier WIA voor werknemers

Werknemers kunnen sinds 8 april 2024 gebruikmaken van het vernieuwde WIA-aanvraagformulier. UWV heeft onder andere de vragen verduidelijkt, wat werknemers helpt bij het invullen.

Jarenlange toekenning onbetaald verlof is een verworven recht

Jarenlange toekenning onbetaald verlof is een verworven recht

Een werkneemster kreeg jarenlang onbetaald verlof toegekend om in een aspergekwekerij te werken. Deze stilzwijgende afspraak mocht haar werkgever niet intrekken oordeelde de rechter.

In een arbeidsovereenkomst kan een beding worden opgenomen. Vrouw tekent arbeidsovereenkomst.

Alles wat HR moet weten over bedingen in een arbeidsovereenkomst

In een arbeidsovereenkomst kun je naast de duur van de overeenkomst, de functie en het verschuldigde loon nog andere bepalingen opnemen. Zoals een proeftijdbeding, concurrentiebeding of relatiebeding.